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INTRODUCTION Distinguer tenue et gestion des stocks Avertissement : deux termes

INTRODUCTION Distinguer tenue et gestion des stocks Avertissement : deux termes sont à distinguer : - La gestion des stocks - La gestion des approvisionnements (parfois appelée à tort « gestion des stocks » !) La gestion des stocks consiste à effectuer les entrées, les sorties, les inventaires physiques des articles, à enregistrer sur fiche ou informatiquement les mouvements correspondants et valoriser les stocks, pour alimenter la comptabilité de l’entreprise. Il s’agit de garantir une localisation précise et une quantité exacte du stock, à n’importe quel moment et endroit de la chaîne logistique. La gestion des approvisionnements, c’est décider de quand et combien commander, et, approvisionner effectivement, en vue de gérer les délais clients. Avant de gérer les approvisionnements, une entreprise doit savoir les gérer correctement, il faut au préalable les tenir à jour et de façon parfaite. L’objectif de ce module est de gérer un stock, en utilisant les supports adéquats, de le valoriser, puis d’utiliser les données enregistrées dans l’historique pour en tirer les principales caractéristiques. Les techniques permettant de suivre les mouvements, de garantir des quantités exactes seront présentées. Quelques rappels : 1 Qu’est-ce qu’un stock ? 1.1. Définitions Un stock est une quantité de produits immobiles dans l’attente d’être transformés ou vendus, c’est à dire consommés. Il s’agit de l’ensemble des biens ou des services qui interviennent dans le Cycle d’exploitation de l’entreprise, pour être : - soit vendus en l’état, ou au terme d’un processus de production à venir ou en cours ; - soit consommés au premier usage. 1.2. Différentes natures de stocks 1.2.1. Immobilisations On appelle en comptabilité les Immobilisations, les éléments corporels et incorporels destinés à servir de façon durable à l’activité de l’Entreprise. Ils ne se consomment pas par le premier usage, et ne sont donc pas des stocks. Exemples : bâtiments, machines-outils, montage d’assemblage, petit outillage… 1.2.2. Stocks proprement dits Les classes de stocks suivantes entrent directement dans la composition des produits vendus par l’entreprise. - Les marchandises : produits achetés et revendus en l’état, sans ajout de valeur dans l’entreprise ; - Les produits finis : les produits élaborés par l’entreprise, tels qu’ils sont vendus au client ; - Les sous-ensembles : articles composés de pièces achetées ou fabriquées, obtenues par divers procédés d’assemblage, et entrant dans la composition du produit finis ; - Les composants fabriqués : articles entrant dans la fabrication des sous-ensembles ou des produits finis, obtenus par la transformation de matière première ou assemblage – sous-traité ou non – à l’intérieur de l’entreprise ; - Les composants achetés : articles entrants dans la fabrication des sous-ensembles ou des produits finis, obtenus par approvisionnement extérieur au près du fournisseur. - Les matières premières : produits ou substances non encore transformés par le travail humain, par la machine (exemples : acier en barre, pièces de fonderie, coton, bovin sur pied, pétrole brut…) Les classes de stocks suivantes n’entrent pas directement dans la composition des produits vendus par l’entreprise : - Matières consommables/Fournitures consommables : objets et substances plus ou moins élaborés, consommés au premier usage ou rapidement, et qui concourent au traitement, à la fabrication ou à l’exploitation sans entrer dans la composition des produits traités ou fabriqués ; - Emballages : produits intermédiaires, servant à conditionner, protéger ou présenter les produits fabriqués. - Produits résiduels : produits constitués par les déchets et rebuts de fabrication, et pouvant faire l’objet de récupération. 1.2.3. Productions en cours Ce sont des biens : produits ou travaux en cours d’obtention (ou de finition) ou des services : études ou prestations de services en cours de réalisation. 2. Etablir une fiche de stock 2.1. Justification Dans les entreprises, même performantes, on constate qu’il n’y a parfois pas de tenue de stocks rigoureuse. Une fiche de stock permet : - d’enregistrer les entrées en stock (article provenant du fournisseur, article fabriqué provenant de l’atelier, retour de magasin d’un article sorti en surplus…), - d’enregistrer les sorties du stock (article destiné au client ou à l’atelier pour fabrication, sortie complémentaire d’un article faisant l’objet d’une surconsommation…), - d’enregistrer les inventaires de stock (comptage des articles existants). Ces fiches de stocks sont aujourd’hui accessibles dans le système de gestion de l’entrepôt. Il permet « d’interroger » un article en visualisant les mouvements de stocks réalisés et prévus. Ces fiches de stocks sont consultées très fréquemment, une fiche de stock permet de constater l’état d’un stock donné pour un article : la quantité physiquement disponible sur les différentes adresses de stockage, les régularisations d’inventaires réalisées, .... (Voir guide de soutien REL N°11). A- DECRIRE LES TECHNIQUES D’INVENTAIRE A.1 Définir un inventaire Un magasin est un lieu (pas forcément un bâtiment) servant au stockage de marchandises destinées à être vendues ou à alimenter un atelier (ou un chantier). En effet, l'objectif d'une entreprise est de faire des bénéfices, donc de produire à moindre coût. Le stock doit rester une provision de produits en instance de consommation, et être minimisé, sachant que les différents frais engagés pour le gérer sont particulièrement onéreux. Un stock, c’est donc de l’argent : Immobilisation financière, moyens de stockage, moyens de manutention, bâtiment, personnels, assurances, ... Si certains aspects du coût de stockage peuvent être valorisés, les autres sont difficilement quantifiables et généralement le coût réel du stock est sous-estimé. Voici quelques-uns des dysfonctionnements que le stock peut masquer : - Les pannes dans le processus de production. - Les problèmes de qualité, les articles déficients ou remplacés. - Les durées anormalement longues des cycles de production. - Les écarts de stocks. - L'imprécision du système de prévision. - Les irrégularités du délai des fournisseurs (internes ou externes). - … En améliorant tous ces points, il est possible de mettre en place une politique de Juste à Temps et ainsi de réduire le coût global du stock. Les entreprises ont l’obligation d’établir un inventaire au moins une fois par an. Cet inventaire s'effectue généralement à la fin de l'exercice comptable, mais ce n'est pas une obligation. L'entreprise est tenue de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine. En conséquence, l'obligation posée par la loi porte sur la périodicité de l'inventaire physique et non sur sa date. Il appartient alors à l'entreprise de recenser précisément les mouvements de ses stocks entre les dates d'inventaire et de clôture afin de déterminer le niveau de ceux-ci à la date de clôture. L'inventaire d'un stock consiste à compter physiquement les articles et à comparer le résultat de ce comptage avec le stock administratif (et comptable). En cas d'écart, une régularisation s'impose. A tout moment, le gestionnaire du stock doit être capable de fournir l'état des stocks à partir d'un inventaire de départ et des mouvements enregistrés depuis lors. En effet, il ne s’agit pas seulement de compter des marchandises, de gestion basique des stocks (réorganisation du stockage, redéfinition des stocks mini &/ou maxi, …), mais bien de fiscalité : si la loi oblige les entreprises à décompter leur stock, c’est parce qu’elles sont imposées sur leur patrimoine complet, dont le stock qui constitue une partie de sa richesse. Criticité de l’inventaire : L’inventaire est indispensable pour assurer la fiabilité des stocks. L’inventaire tournant est aujourd’hui largement plébiscité par les entreprises car : - il est simple - il permet d’indexer la fréquence de comptage en fonction de critères choisis par l’entreprise (valeur, rotation, ...) - il se réalise tout au long de l’année et ainsi permet une sensibilisation permanente des collaborateurs de l’entreprise. La fiabilité des stocks est indispensable dans une gestion en flux tendus, les stocks « faibles » ne pardonnent pas les erreurs de stocks ... ! Mais avant l’inventaire, l’entreprise doit définir des modes opératoires qui assurent parfaitement l’enregistrement des mouvements de stocks. L’enregistrement des mouvements de stocks peut être fait de façon manuelle (saisie ou scan d’un code barre) ou de façon automatisée (lecture de tag RFID) A.2 Reconnaitre les différentes formes d’inventaire A.2.1 Les types d’inventaires : L’inventaire annuel Les mouvements de stock sont interrompus pendant le comptage des articles. La préparation de l'inventaire se fait par impression de listes d'articles présentées par emplacements sur lesquelles les opérateurs marquent le nombre d'occurrences de chaque article compté. L’inventaire tournant Cette méthode consiste à effectuer un inventaire intermittent par familles d'articles de telle façon que sur un exercice, l'ensemble des articles ait été inventorié. On prépare l'inventaire de telle façon que les familles soient inventoriées ; en général, dans les périodes où le stock est le plus faible. L'inventaire comptable sera déterminé à partir de l'inventaire physique modifié des mouvements enregistrés depuis la dernière date d'inventaire. Le remplacement de l'inventaire annuel par la technique de l'inventaire tournant suppose une tenue de tous les mouvements de stocks. L’inventaire permanent Cette méthode consiste à tenir un stock informatique par enregistrement de toutes les entrées-sorties, ce qui a pour conséquence de tenir à jour en permanence les quantités en stock de chaque article. D'un point de vue légal, il complète uploads/Management/ quelques-rappels-1-qu-x27-est-ce-qu-x27-un-stock 1 .pdf