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1 LA CONFÉRENCE 2 1. INFORMATIONS GÉNÉRALES SUR LA CONFÉRENCE .................

1 LA CONFÉRENCE 2 1. INFORMATIONS GÉNÉRALES SUR LA CONFÉRENCE ................................................................ 3 1.1 DESCRIPTION DE LA CONFÉRENCE......................................................................................................... 3 1.2 AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS DE LA CONFÉRENCE ........................................................................... 6 2. RESSOURCES ET ÉTAPES NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE LA CONFÉRENCE ....... 7 2.1 RESSOURCES HUMAINES, FINANCIÈRES ET MATÉRIELLES NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE LA CONFÉRENCE......................................................................................................................................... 7 2.2 ÉTAPES NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE LA CONFÉRENCE .............................................................. 9 3. PRINCIPES À RETENIR CONCERNANT LA CONFÉRENCE....................................................... 10 4. SUGGESTIONS CONCERNANT L’ACTUALISATION DE LA CONFÉRENCE.......................... 11 4.1 EXEMPLES DE THÈMES EN LIEN AVEC LA CONFÉRENCE S’ADRESSANT À LA POPULATION-CIBLE......... 11 4.2 EXEMPLES DE THÈMES EN LIEN AVEC LA CONFÉRENCE S’ADRESSANT AUX INTERVENANTS OEUVRANT AUPRÈS DE LA POPULATION-CIBLE .................................................................................... 14 4.3 EXEMPLES DE THÈMES EN LIEN AVEC LA CONFÉRENCE S’ADRESSANT AUX COLLABORATEURS DU MONDE DU TRAVAIL ............................................................................................................................ 14 5. ÉVALUATION DE LA CONFÉRENCE ............................................................................................... 15 5.1 CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES PAR RAPPORT À L’ÉVALUATION DE LA CONFÉRENCE........................... 15 5.2 EXEMPLES DE GRILLES D'ÉVALUATION DE LA CONFÉRENCE................................................................ 16 5.3 EXEMPLE D’UNE GRILLE D’ÉVALUATION D’UN EXPOSÉ ...................................................................... 18 5.4 RAPPORT DE LA CONFÉRENCE ............................................................................................................. 19 6. BIBLIOGRAPHIE SOMMAIRE SUR LA CONFÉRENCE ............................................................... 20 ANNEXE A EXEMPLE D’UN PLAN DE LA CONFÉRENCE.................................................................. 22 ANNEXE B EXEMPLE D’UN AIDE-MÉMOIRE POUR LA CONFÉRENCE........................................ 24 ANNEXE C EXEMPLE D’UNE LETTRE DE REMERCIEMENT........................................................... 25 3 LA CONFÉRENCE 1. INFORMATIONS GÉNÉRALES SUR LA CONFÉRENCE 1.1 Description de la conférence • Définition : La conférence est un exposé sur un thème particulier réalisé par un spécialiste qui s'adresse à un auditoire, sans interruption. La conférence doit être logique et elle s’apparente, dans sa forme, à la dissertation. Le conférencier amène son sujet, le présente et l'oriente; il développe ensuite quelques thèmes privilégiés puis conclut par un résumé. L'auditoire s'intéresse davantage au discours lorsque le spécialiste présente des exemples concrets. De plus, des pointes d'humour peuvent détendre l'atmosphère et aident à une meilleure intégration des informations. Un langage clair et précis, adapté à la clientèle, facilite la compréhension des idées abordées. Le fait de varier le ton (modulation de la voix) rend également l'exposé plus vivant. • Population-cible : La conférence profite à tous les types d'auditoire pourvu que le spécialiste invité soit reconnu comme tel par les participants. Elle permet de donner beaucoup d'informations à un nombre élevé de personnes et ce, en un temps relativement court. Un nombre inférieur à 20 personnes commanderait davantage une allocution ou une causerie. Une restriction s'impose cependant: avant l'âge de 15 ans, le jeune perçoit plus difficilement la notion de compétence professionnelle et peut aussi éprouver des problèmes de concentration lors de longs exposés. • Type d'intervention : La conférence convient pour tous les thèmes et tous les types d'intervention (réflexion, diffusion de résultats de recherche, stimulation, compte rendu d'expérience professionnelle, etc.). 4 • Durée : La durée de la conférence est variable. Environ 2 heures sont généralement allouées (minimum de 45 minutes, maximum de 3 heures). Il convient donc de savoir à l'avance de combien de temps on dispose. • Temps de préparation : La conférence demande une préparation d'au moins deux semaines. Ceci inclut l'étude des besoins, la préparation de la conférence, la réservation du matériel requis et la publicité. Certaines conférences peuvent toutefois demander des mois de préparation. • Contexte privilégié : La conférence s'articule autour d'un plan minutieusement élaboré (voir annexe A). À qui s'adresse le discours? Quel en est le but? Quelles sont les conséquences envisagées? Dans quel contexte se situe l'activité? Une conférence ne peut tout dire. Le spécialiste invité doit privilégier des axes d'information. L'organisateur de l'événement propose un plan de base qui sera, ensuite détaillé au cours de la conférence. Il peut être judicieux d’effectuer un remue-méninges avec diverses personnes pour faire ressortir les idées et les sentiments sur papier et de retenir par la suite ce qui est valable en vue de préparer le plan de la conférence. La conférence est une méthode d'apprentissage de style direct. Le spécialiste étale ses connaissances et l'auditoire les emmagasine, en partie. Afin de faciliter la compréhension du discours, la clientèle ciblée doit être informée de la procédure utilisée (but, déroulement, etc.). Le conférencier ou l'animateur annonce la structure et s'y conforme rigoureusement. Les considérations physiques et techniques déterminent initialement la réussite de la conférence. Il s’agit entre autres de la dimension de la salle, des facilités d'accès à ce lieu, de l'aération, de la visibilité du conférencier, du son, du matériel technique (document, rétroprojecteur, micro, etc.) et de l'éclairage. 5 La conférence s'adresse à un public composé de personnes ayant un trait en commun (un intérêt, une situation économique, une ambition professionnelle, un cheminement scolaire, un employeur, etc.). La conférence est une façon d'informer les gens. Le choix de la méthode appartient surtout à l'organisateur. Il sait le temps dont il dispose et les impératifs pédagogiques à atteindre; il connaît la population visée et les arrangements possibles. L'organisateur doit identifier une population-cible et former un consensus autour de la finalité de la conférence. Si la personne en charge de la planification ne connaît pas la population visée, elle doit s'adjoindre un professionnel ayant de fréquents contacts avec les individus concernés. Bref, avant de planifier une conférence, il faut s'assurer d'une assistance réceptive au contenu véhiculé, sinon il y aura absence d'auditoire. Les conférences où la présence est obligatoire devraient favoriser des thèmes de sensibilisation ou d’éveil à une réalité ou à une problématique. La publicité réfère au processus par lequel l'organisateur annonce les coordonnées finales de la conférence. Il ne s'agit pas d'attirer, de façon tapageuse, le plus grand nombre de personnes mais plutôt de rejoindre une clientèle intéressée au thème proposé. Le message publicitaire est une invitation qui doit contenir les éléments suivants: clientèle visée, sujet, titre professionnel du conférencier, coordonnées de la conférence (local, jour et heure), modalités d'inscription (s'il y a lieu), personne à contacter pour des informations supplémentaires. Les moyens utilisés (mémo, affiche, journal, annonce radio, etc.) dépendent de l'ampleur et des objectifs de la conférence. Ordinairement, la publicité entourant la conférence se fait 2 à 3 semaines avant l'activité; si ce délai est trop long les gens risquent d’oublier. On peut également effectuer un rappel deux jours avant la tenue de la conférence. La réalisation d’une étude de besoins (ou d’un sondage) permet d’estimer le nombre de personnes susceptibles de participer à la conférence (voir exemple ci-après). 6 CONFÉRENCE (EXEMPLE DE SONDAGE) Il serait possible d'organiser une conférence sur _________________________________ (thème à préciser) OUI NON Seriez-vous intéressé par le thème de cette conférence? ! ! Seriez-vous intéressé à participer à l'organisation de cette conférence? ! ! Seriez-vous intéressé à assister à cette conférence? ! ! NOM: _____________________________ Téléphone: _________________________ (écrire en lettres moulées) Remettre pour le ____________________ à _________________________________ (date) (endroit spécifique) 1.2 Avantages et inconvénients de la conférence • Avantages : - S'adresse à des groupes d'âges différents (15 ans et plus). - Regroupe des populations variées (trait commun). - Rejoint des auditoires de grandeur variable (20 personnes et plus). - Implique le recours à un spécialiste compétent. - Donne beaucoup d'informations en peu de temps. - Exige une organisation relativement courte et facile. - S’effectue de manière ponctuelle. • Inconvénients : - Est difficile de bien cerner le trait commun de l'auditoire. - Est compliqué d’estimer le nombre de participants avec justesse. - Est ardu d’évaluer les retombées. - Tient surtout compte du caractère général et non particulier des informations transmises. - Suscite des compréhensions inégales voire même contradictoires chez la population-cible. 7 2. RESSOURCES ET ÉTAPES NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE LA CONFÉRENCE 2.1 Ressources humaines, financières et matérielles nécessaires à la réalisation de la conférence • Ressources humaines : - Les ressources humaines nécessaires pour la conférence sont d’abord le conférencier lui-même alors que d’autres ressources peuvent être reliées à des techniciens pour l'opération d'un ordinateur ou pour l'installation de microphones, etc. Il y a aussi le nombre de participants intéressés à assister à la conférence et les autres personnels de l’établissement hôte (directeurs, enseignants, etc.) qui peuvent servir de personnes- ressources ou être invités dans certains cas. • Ressources financières : - Il est bon d'envisager l'estimation des coûts reliés à la conférence (salle, repas, hébergement, stationnement, déplacement, photocopies, publicité, etc.). - Il peut y avoir d’autres frais pour le matériel nécessaire (crayons marqueurs, location d'équipement vidéo ou informatique, etc.). - De plus, dans certaines situations, il peut arriver qu'il y ait des montants versés au conférencier. • Ressources matérielles : - Tenant compte de la diversité des caractéristiques des individus (ex : auditifs ou visuels), il est préférable de combiner la conférence avec du matériel audiovisuel, une période de questions, des rencontres informelles, etc. De plus, les transparents, la prise de notes ou la remise d’un document écrit peuvent servir d’appui au discours. Parmi les autres possibilités de ressources matérielles on retrouve le caméscope, les diapositives, l’écran, l’estrade, le lutrin, le microphone, les marqueurs, l’ordinateur, le rétroprojecteur, le tableau noir, le tableau de papier, des tables, des chaises, etc. - Aussi, selon le but visé certaines ressources matérielles conviennent davantage1 1 Boisvert, D., uploads/Marketing/ conference 1 .pdf