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Copyright Club Informatique Provence Méditerranée 2013 - 2 - Le CIP, Club Infor

Copyright Club Informatique Provence Méditerranée 2013 - 2 - Le CIP, Club Informatique Provence Méditerranée, a pour but de favoriser l’échange d’informations de façon formelle, informelle ou virtuelle, afin de faciliter l’activité professionnelle de ses membres. Le Club organise sur des sujets précis des colloques, des forums et des travaux collaboratifs de manière à permettre un véritable partage de connaissances et la mise en relation de ses membres. La renommée et les événements exceptionnels auxquels il est associé, la variété des membres qui le composent, font du CIP LE lieu où les DSI peuvent échanger, et le vecteur principal de communication pour tout prestataire ou éditeur. Tout au long de l’année le CIP organise des évènements et des rencontres: journée Horizon, conférences thématiques organisées par les éditeurs ou prestataires du club, soirée prestige et déjeuners des DSI, ou encore la Festive... Pour plus d’informations, consulter le site du CIP : www.cip-paca.org Copyright Club Informatique Provence Méditerranée 2013 - 3 - 1 CONTEXTE DE LA PERFORMANCE DES ACHATS ............................................................................................. - 5 - 2 METTRE EN PLACE UNE ORGANISATION ACHAT ........................................................................................... - 6 -  METTRE EN PLACE LE BINOME DSI / ACHETEUR.......................................................................................................... - 6 - 3 DEFINIR UNE STRATEGIE D’ACHATS .............................................................................................................. - 7 -  ETABLIR UNE POLITIQUE D’ACHAT. .......................................................................................................................... - 7 -  CARTOGRAPHIER SES ACHATS .................................................................................................................................. - 7 -  GERER SON PANEL FOURNISSEUR ............................................................................................................................. - 8 -  CONSTRUIRE UN PLAN D’ACTIONS ACHAT PLURIANNUEL ............................................................................................... - 8 - 4 MAITRISER SES ACHATS OPERATIONNELS .................................................................................................... - 9 -  PILOTER CHAQUE PROCEDURE D’ACHAT COMME UN PROJET .......................................................................................... - 9 -  DOTER SES CAHIERS DES CHARGES DE LEVIERS POUR MAITRISER L’EXECUTION ................................................................... - 9 -  BONNES PRATIQUES DANS LE PILOTAGE D’APPEL D’OFFRE ........................................................................................... - 10 -  BONNES PRATIQUES DANS LE CALCUL DES GAINS ....................................................................................................... - 10 -  BONNES PRATIQUES DANS LES ACHATS DE PRESTATIONS INFORMATIQUES ...................................................................... - 11 -  BONNES PRATIQUES ACHAT POSTES DE TRAVAIL ........................................................................................................ - 11 -  BONNES PRATIQUES ACHAT SERVEUR...................................................................................................................... - 11 -  BONNES PRATIQUES ACHAT MAINTENANCE .............................................................................................................. - 11 -  BONNES PRATIQUES ACHAT LOGICIEL ...................................................................................................................... - 12 -  BONNES PRATIQUES ACHAT TELECOM..................................................................................................................... - 12 - 5 PILOTER L’EXECUTION DES MARCHES ......................................................................................................... - 13 -  ACCOMPAGNER L’ACHAT ET CONDUIRE LE CHANGEMENT ............................................................................................ - 13 - 6 PILOTER LA PERFORMANCE ACHATS........................................................................................................... - 14 - 7 CONCLUSION .............................................................................................................................................. - 15 - Copyright Club Informatique Provence Méditerranée 2013 - 4 - Edito Voici le deuxième Livre Blanc produit par les membres du Club Informatique Provence Méditerranée. Cette année, le thème retenu est celui des achats informatiques qui nous concernent tous, que nous soyons DSI ou Prestataire. Les acheteurs sont souvent mal à l’aise avec l’achat informatique, par manque de temps ou d’intérêt, de par l’existence de gammes de produits en renouvellement technologique incessant, et de natures de prestations compliquées à comparer. De ce fait, ils peuvent être tentés de réduire l’achat informatique à une simple négociation sur les prix, ou le laissent au DSI, qui se retrouve juge et partie. La complémentarité entre la direction informatique et la direction des achats permet de prendre en compte aussi bien l’aspect technique que l’aspect contractuel ou commercial. L’objet du livre blanc est d’apporter les premiers éléments nécessaires à la réalisation d’achats informatiques dans de bonnes conditions. Merci à Serge Crétien et Thierry Blanchard d’avoir animé ce groupe de travail, et merci à tous ceux qui ont contribué à la création de ce Livre Blanc. Bonne lecture à tous et achetez bien ou, du moins, achetez mieux ! Amicalement, Yvon DEFOUR, Président du CIP Remerciements :  Au CIP et notamment à Yvon DEFOUR (Président)  Aux Directeurs des Systèmes d’Information pour leur participation o Patrick BALDIT - CEA Cadarache - Chef du Service des Technologies de l’Information et de la Communication o Johann BAILLY-SALINS - NATUREX – DSI o Florent Bernard - PME/PMI - DSI  Aux sociétés de prestations ou éditeurs de logiciels pour leur participation o Frédéric Missirian – VEDALIS - Ingénieur d’affaires o Xavier Debure – VODAE – Consultant Télécom o Vincent Ferrara – Directeur de production, Consultant AMO et Sécurité  Au dessinateur o Thomas Calvière – Société ARGIOPE Copyright Club Informatique Provence Méditerranée 2013 - 5 - 1 Contexte de la performance des achats Dans le contexte économique difficile que nous connaissons, l’optimisation des achats de l’entreprise est un des leviers de compétitivité les plus efficaces dont disposent les dirigeants. En effet :  Les achats représentent une part très importante du chiffre d’affaire des entreprises : une étude Mc Kinsey de 2007 estimait cette part à 38 % dans la santé, 58 % dans la finance, 60 % dans l'équipement, 80 % dans l'industrie automobile et 83% dans la distribution et l'informatique. Les hôpitaux en France permettent une autre illustration de cette part importante : les achats y représentent 70% des budgets d’investissements et 25% des frais de fonctionnement ;  L’optimisation est d’autant plus importante qu’elle intervient en amont de l’achat : selon une étude du cabinet CKS, 50% des gains sur l’achat se font avant de lancer l’appel d’offre ;  L’optimisation ne se limite plus à l’approche performance Qualité/Coût/Délai classique, mais intègre de plus en plus les axes innovation, sociétal (développement durable, insertion sociale,) et maitrise du risque. Le propos du présent livre blanc est de suggérer des bonnes pratiques permettant au DSI la mise en place de ce levier. Florent Bernard – DSI d’une PME/PMI La difficulté pour un DSI de PME/PMI réside dans le cumul des différents métiers d’une direction informatique ce qui laisse peu de temps pour les achats. Par ailleurs, les services achats de ces entreprises sont généralement concentrés sur les achats métiers et généraux. Il en résulte que le temps et l'énergie consacrée à la stratégie, au suivi et au pilotage des achats IT est très souvent réduite à sa portion la plus congrue. Sur les "petits" projets, on arrive à rester dans le cadre défini en avant-vente car on a pu aller suffisamment loin dans l'étude et planifier le projet de manière réaliste. Sur les projets plus importants (large couverture fonctionnelle ou technique et proportion importante d'utilisateurs impactés), on a une succession de nouvelles "petites sessions d'achat" tout au long du projet. Mes attentes en tant que DSI sont de connaître des bonnes pratiques achats afin de comprendre comment les décliner au sein d’une PME/PMI. Copyright Club Informatique Provence Méditerranée 2013 - 6 - 2 Mettre en place une Organisation Achat  Mettre en place le binôme DSI / Acheteur L’optimisation de la performance des achats devient de plus en plus une affaire de spécialiste, et conduit à la mise en place d’une organisation achats professionnelle, qui peut prendre classiquement diverses formes :  Organisation centralisée : les achats sont managés par une direction unique  Organisation décentralisée : les achats sont rattachés à la DSI  Organisations matricielles et autres qui mixent les deux types précédents Notons que dans certains cas, l’entreprise ne possède pas d’organisation achats formelle ; les prescripteurs effectuent directement les achats ou font appel à des cabinets spécialisés en achat informatique. Quelle que soit l’organisation de son entreprise, le DSI doit constituer avec son acheteur un binôme agissant en confiance (quitte à définir le rôle d’acheteur et le pourvoir au sein de sa DSI si celui-ci n’est pas défini dans l’entreprise). En effet, l’acheteur n’est plus le négociateur qui arrive en fin du cycle d’achat ; il pilote l’essentiel du portefeuille des achats et même optimise les projets transverses de l’entreprise. Pour autant, piloter n’est pas décider, l’acheteur ne se substitue pas au DSI. L’acheteur développe une approche analytique, experte et collective :  Dans sa mission d’agir sur la performance globale des achats, il est un inducteur de changements de la DSI : il challenge les exigences des prescripteurs, assure l’intégration des contraintes des fournisseurs, suscite des réflexions sur l’amélioration des pratiques, promeut l’innovation.  C’est un expert des techniques d’achat, mais aussi un bon connaisseur de ses segments d’achat et de l’offre des fournisseurs sur ces segments  Travaillant en binôme avec le prescripteur opérationnel, c’est un homme de réseau et de contact Copyright Club Informatique Provence Méditerranée 2013 - 7 - 3 Définir une Stratégie d’Achats La Stratégie d’Achats est l’ensemble des orientations dont se dote une organisation, dans le but d’atteindre une amélioration de la performance économique des achats, de la prise en compte de l’innovation et du développement durable, ainsi qu’une maîtrise des risques liés aux achats Ces orientations sont ensuite hiérarchisées en fonction des priorités de l’entreprise, et permettent la mise en œuvre de plans d’actions d’achat qui sont déclinés en objectifs opérationnels pour les acheteurs et les fournisseurs. Définir une stratégie d’achat permet au DSI de dégager les gisements d’amélioration et de planifier ses achats en alignement avec la stratégie globale de son entreprise. Rappelons que selon une étude du cabinet CKS, 50% des gains sur l’achat se font avant de lancer l’appel d’offre !  Etablir une Politique d’Achat. En établissant une Politique d’Achat, uploads/Science et Technologie/ livre-blanc-performance-achats-pdf.pdf