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REPUBLIQUE DU SENEGAL Un Peuple – Un But – Une Foi MINISTERE DE LA SANTE ET DE

REPUBLIQUE DU SENEGAL Un Peuple – Un But – Une Foi MINISTERE DE LA SANTE ET DE L’ACTION SOCIALE PHARMACIE NATIONALE D’APPROVISIONNEME NT INVENTAIRES 2022 87 DES STOCKS DES PRA, DEPÔTS JEGESI NAA, DES DEPOTS VENTES ET DU MAGASIN CENTRAL DE LA PNA PLAN 1 ère partie : : INFORMATIONS ET RECOMMANDATIONS 2 ème partie : PROCEDURES DES INVENTAIRES 3 ème partie : LISTE D’INVENTAIRE PNA - Inventaires Physiques 2022 1ère partie : INFORMATIONS ETet RECOMMANDATIONS L’inventaire est un décompte manuel des quantités de médicaments et produits de santé en stock et réalisé à la fin de l’année dans le but de comparer le stock physique et le stock théorique; elle est différente de celui c’est une activité obligatoire réalisé pour la clôture de l’exercice et qui se tient en fin d’année (obligatoire). Ces inventaires se feront dans tous les sites de stockage de la PNA à savoir les Pharmacies Régionales d’Approvisionnement (PRA), les dépôts-s vente des hôpitaux et les dépôts districts, les dépôts ventes, les dépôts Jegesi naa, , le Magasin Central (MC) et ses dépôts annexes. Ils se dérouleront du 103 Janvier 21 au 21 Janvier Janvier 202329 décembre 2017. Ces inventaires visent certains objectifs :à établir : • Connaître lLa situation du stock physique existant dans tous les sites de la PNA; et • De faire le rapprochement entre le stock physique et le stock théorique ; • De déceler les écarts et anomalies ; • D’Identifier les produits périmés et détériorés ; • D’identifier le stock mort ou sans mouvement ; • De déterminer le stock détenu chez les clients dépôts vente et Dépôts Jeggesina; • D’établir des rapports d’analyse et de justification des écarts ; • D’avoir une base de données apurée avec une concordance entre stock théorique et physique. PNA - Inventaires Physiques 2022 Les inventaires ne pouvant pas se dérouler au 31 décembre 2017, les valeurs seront néanmoins calculées à cette date en prenant la valeur des stocks à la date réelle de l’inventaire et en la minorant des sorties ou en la majorant des entrées intervenues entre la date d’inventaire et le 31 décembre 2017.Les inventaires de cette année vont se tenir au courant des deux premières semaines du mois de janvier pour faciliter la synthèse et la consolidation des données. 2ème partie : PROCEDURE DE PRISE D’INVENTAIRE Sommaire 1 - PLANNING DES INVENTAIRES 1.1 - DATES DES INVENTAIRES 1.2 - EQUIPES DE COMPTAGE 1.3 - COORDINATION ET SUPERVISION 2 - PRÉPARATION DES INVENTAIRES 2.1 - LA LISTE D’INVENTAIRE 2.1.1 - Trois exemplaires identiques (1 pour préparation et PRA , 2 pour les membres de l'équipe de supervision) 2.1.2 - présentation 2.1.3 - utilisation 2.1.4 - mise à disposition des équipes de supervision 2.2 - LES DISPOSITIONS À PRENDRE PNA - Inventaires Physiques 2022 2.2.1 - Procédures informatiques à exécuter pour les inventaires 2.2.12 - information des clients 2.2.2 - inventaire des dépots jegesi na et 2.2.3 - Inventaires des dépôts ventes 2.2.4 - Inventaires des dotations et ventes au personnel 2.2.5 - facturation de tous les produits sortis du magasin 2.2.6 - produits périmés 2.2.7 - rangement et précomptage 2.2.8 - Cas particulier des réceptions avant la date d’inventaire 2.2.9 - pendant l’inventaire 2.3 - SYNTHÈSE DES TRAVAUX DE PRÉPARATION 3 - DÉROULEMENT DES INVENTAIRES 3.1 - LA RÉPARTITION DES RÔLES : 3.2 - LES DIFFÉRENTES PHASES : 3.3 - IDENTIFICATION DES PRODUITS COMPTES 4 - ANALYSE DES ECARTS 5 - MISE À JOUR DES STOCKS (COMPTES ET INFORMATIQUE) PNA - Inventaires Physiques 2022 1.1 – DATES DES INVENTAIRES L’inventaire se déroulera du 03 au 21 janvier 2023 : SITES DATE DEBUT DATE FIN MAGASIN CENTRAL 03/01/2023 21/01/2023 PRA DAKAR 03/01/2023 12/01/2023 PRA THIES 03/01/2023 12/01/2023 PRA DIOURBEL 03/01/2023 12/01/2023 PRA LOUGA 03/01/2023 12/01/2023 PRA SAINT LOUIS 03/01/2023 12/01/2023 PRA MATAM 03/01/2023 12/01/2023 PRA FATICK 03/01/2023 12/01/2023 PRA KAOLACK 03/01/2023 12/01/2023 PRA KOLDA 03/01/2023 12/01/2023 PNA - Inventaires Physiques 2022 PRA ZIGUINCHOR 03/01/2023 03/01/2023 12/01/2023 PRA TAMBACOUNDA 03/01/2023 12/01/2023 PRA SEDHIOU 03/01/2023 12/01/2023 PRA KAFRINE 03/01/2023 12/01/2023 ☞Du 10 au 21 décembre 2018 => pré inventaire du MC et PRA (A dérouler par les responsables des stocks) ☞ Du 2606 au 2808 décembre 20187 => préparation informatique ☞ Du 06 au 08 décembre 2017 => pré inventaire du MC ☞ Du 11 au 13 décembre 20187 => comptage des magasins secondaires ☞ Du 11 au 13 décembre 20187 => comptage du magasin central ☞ Du 14 au 15 décembre 20187 => correction et synthèse du MC ☞ Du 18 au 22 décembre 20187 => régularisation du magasin central ☞ Du 18 au 29 décembre 20187 => inventaire des PRA 1.2 - EQUIPE DE COMPTAGE (VOIR ANNEXE 1) Les Des équipess de comptage sont ont constituéess afin de répondre efficacement aux objectifs de comptages physiques et d’indentification des médicaments et produits, de rapprochement entre le stock physique et le stock théorique, de saisies des données mais aussi de d’établissement des rapports de synthèse qui analysent et interprètent les écarts éventuels. Les es équipess doivenvent être en mesure d’identifier clairement les unités de vente et de conditionnement des produits. Elles s seront ont constituées s depar : Un pharmacien, un informaticien ou membre du service audit, un représentant du commissaire aux comptes pour les PRA et un pharmacien et un élément du Siege pour le Magasin Central et la Pra de Dakar PNA - Inventaires Physiques 2022 Chaque équipe sera dirigée par un chef d’équipe choisi en fonction de sa connaissance des lieux et de sa capacité à gérer une équipe. Le pharmacien de PRA ou du MC le comptable et le fichiste trouvés sur place vont intégrer les équipes d’inventaire. 1.3 - COORDINATION ET SUPERVISION Les comptages activités seront effectués coordonnées par le responsable de la PRA ou du Service gestion du stock au niveau central Stockage (ST) sous la supervision des membres de l’équipes. envoyées par le niveau central. Chaque membre de l’équipe devra ainsi disposer d’une liste d’inventaire par site qu’il remplira pour permettre une confrontation des résultats à la fin. 2 2 - PRÉPARATION DES INVENTAIRES LA PRÉPARATION DES INVENTAIRES PHYSIQUES EST ASSURÉE PAR LES RESPONSABLES DES PRA, DU SERVICE STOCKAGE (ST) ET DE LEUR ÉQUIPE). 2.1 1 – LA FICHE OU LISTE D’INVENTAIRE La fiche d’inventaire est déjà paramétrée dans le système d’information SAGE ERP X3 pour faciliter le comptage et la prise d’informations pertinentes pour l’analyse des données. Cette fiche donnera un renseignement suffisant sur le code, la désignation, le conditionnement, le stock théorique et le stock compté à relever par les équipes. Ci-joint en annexe 2 (à établir par le chef de service) . PNA - Inventaires Physiques 2022 Au cours de l’inventaire physique, lLa colonne quantités COMPTEES est à compléter au cours de l’inventaire et des observations particulières peuvent y être ajoutées. 2.1.1 - Mise à disposition des équipes de supervision Cette liste (les 2 exemplaires) devra être complétée au plus tard la veille du jour de l’inventaire physique. Les exemplaires destinés à l’équipe de supervision devront être complétés et être remis aux superviseurs dès leur arrivée. 2.2 - LES DISPOSITIONS À PRENDRE L'inventaire physique des stocks doit être effectué dans le respect des règles légales et selon des modalités assurant une fiabilité satisfaisante. Il convient ainsi de : 2.2.1 – PROCÉDURES INFORMATIQUES À EXÉCUTER PAR LES AGENTS DU SIG EN RAPPORT AVEC LES GESTIONNAIRES DE STOCK 72 HEURES AVANT LES INVENTAIRES • Edition Editer ldes fiches (ou liste) d’inventaires pour chaque Dépôt (MC, PRA, JEG et YEK) et les transmettre aux gestionnaires de Stock (MC et PRA)à chaque membre d’équipe. • Confronter les listes d’inventaires reçues du SIG avec le pré-inventaire des dépôts effectué par le gestionnaire de stock pour déceler les problèmes de conditionnement, de coefficient ou de valorisation.une fois le comptage terminé. • Transmettre les incohérences notées sur le stock au SIG pour correction. PNA - Inventaires Physiques 2022 • Lancer la Resynchronisation et Contrôle des Stock puis la Resynchronisation des Emplacements. • Edition Editer à nouveau ldes Listes d’inventaire pour chaque Dépôt (MC, PRA, JEG et YEK) et comparer ; • Faire signer tous les membres de l’équipe • Sauvegarde la base de données Erp X3 avant inventaires. . Les dispositions habituelles d’un inventaire devront être prises : 2.2.12 -Information des clients ●Chaque responsable avisera sa Clientèle de la fermeture de son magasin pour « cause d’inventaire » aux dates convenues. ● Arrêter toute facturation le jour de l’inventaire après avoir tiré la liste d’inventaire. NB : Il est formellement interdit de facturer le jour de l’inventaire après avoir arrêté la liste d’inventaire (voir 2.1.3 Utilisation) après le précomptage 2.2.23 – INVENTAIRE DES DÉPÔTS JEGESI NAA Les pharmaciens vont procéder à l’inventaire des dépôts Jegesina à la date la plus proche de la fin de l’exercice. Le PV d’inventaire validé par le pharmacien-chef, le Médecin-chef et le comptable de la PRA au besoin devra être présenté aux équipes de superviseurs. Préparation et mise en œuvre • Elaborer et soumettre à validation le planning des inventaires des différents dépôts à la commission uploads/Sante/ procedures-de-prise-d-x27-inventaire-2021-v1.pdf