COMMENT RÉUSSIR UNE OPÉRATION DE DÉMÉNAGEMENT À L’HÔPITAL ? LES GUIDES DU RESAH

COMMENT RÉUSSIR UNE OPÉRATION DE DÉMÉNAGEMENT À L’HÔPITAL ? LES GUIDES DU RESAH Appuyons la transformation du système de santé par les achats © Resah-Editions 47, rue de Charonne 75011 PARIS www.resah.fr Ont contribué à la rédaction de ce guide : Frédéric LUGBULL, directeur en charge de l’appui aux activités de la centrale d’achat, Resah David LAFARGE, responsable grands comptes, Bovis Illustrations : ©adobestock Toute reproduction, même partielle, du contenu, de la couverture ou des icônes, par quelque procédé que ce soit est interdite sans autorisation expresse de l’éditeur Imprimé en France par : Imprimerie Le Réveil de la Marne 2019 La réalisation d’un déménagement au sein d’un hôpital est un projet souvent complexe, qui nécessite d’être bien préparé. Sauf à disposer des compétences et des moyens nécessaires en interne, il peut être intéressant, notamment pour les projets les plus importants, de vous appuyer sur le savoir-faire d’un pres­ tataire ayant une bonne connaissance du secteur hospitalier et médico-social. Le choix d’externaliser la réalisation d’un projet de déménagement auprès d’une entreprise spécialisée, interve­ nant avec une équipe de pilotage dédiée en interne, présente des avantages certains. Cela permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir la continuité de l’activité de votre établissement qui doit pouvoir, quel que soit le contexte, apporter des soins et une prise en charge de qualité à ses patients. Rédigé par des professionnels de l’achat et du secteur du démé­ nagement, ce guide a pour but de vous présenter les clés pour réussir une opération de déménagement en milieu hospitalier. Au travers des grandes étapes de l’opération, vous pourrez iden­ tifier les principales problématiques, être alertés sur les points d’attention et maîtriser les clés pour dialoguer au mieux avec le prestataire auquel vous déciderez d’avoir recours. Avant-propos 2 Comment réussir une opération de déménagement à l'hôpital ? - © Resah-Editions 3 Comment réussir une opération de déménagement à l'hôpital ? - © Resah-Editions Réaliser des déménagements en milieu hospitalier va au-delà du simple dé­ placement des mobiliers et équipements. Il s’agit avant tout de transférer une activité dans les meilleures conditions et d’assurer son redémarrage dans les délais les plus courts possibles, tout en garantissant la sécurité des patients. Ainsi, en fonction de la nature du déménagement, la stratégie à adopter ne sera pas la même : si les petites opérations demandent moins de préparation et peuvent être réalisées en interne ou avec un prestataire qui se contentera de déplacer le matériel, une opération de déménagement d’un service, d’un bâtiment ou d’un établissement dans son ensemble, est à envisager comme un véri­ table projet où un prestataire spécialisé dans les déménagements hospitaliers peut vous accompagner sur l’opération du début à la fin. Le transfert d’une activité hospitalière implique des patients, des personnels soignants, des visiteurs, des services supports, des mobiliers, de l’informatique, des équipements biomédicaux, des archives, etc. Il est donc impératif de piloter et coordonner l’ensemble de ces intervenants en gardant comme objectif principal un maintien optimisé de l’activité. Ce guide se concentrera sur les opérations de déménagement de grande envergure. INTRODUCTION 3 Comment réussir une opération de déménagement à l'hôpital ? - © Resah-Editions 4 Comment réussir une opération de déménagement à l'hôpital ? - © Resah-Editions 5 Comment réussir une opération de déménagement à l'hôpital ? - © Resah-Editions TABLE DES MATIÈRES ANTICIPER SON DÉMÉNAGEMENT GRÂCE À UN PLAN D’ÉQUIPEMENT DES LIEUX DE DESTINATION Page 7 LANCER LE PROJET DE DÉMÉNAGEMENT Page 11 1 2 3 4 5 6 7 8 9 RÉALISER UN INVENTAIRE PRÉCIS DES ÉQUIPEMENTS À TRANSFÉRER Page 14 DÉFINIR LE PLANNING DE SON DÉMÉNAGEMENT Page 17 REVOIR SON ORGANISATION ET SA POLITIQUE D’ÉQUIPEMENTS À L’OCCASION DU DÉMÉNAGEMENT Page 20 ASSURER LE SUCCÈS DE L’EMMÉNAGEMENT DANS LE NOUVEAU BÂTIMENT Page 29 ACCOMPAGNER ET COMMUNIQUER SUR LE DÉMÉNAGEMENT Page 24 ORGANISER OPÉRATIONNELLEMENT LE DÉMÉNAGEMENT ET L’AMÉNAGEMENT Page 33 GÉRER LES ÉQUIPEMENTS NON TRANSFÉRÉS Page 36 RETOUR D’EXPÉRIENCE Page 38 POUR EN SAVOIR PLUS Page 40 6 7 ANTICIPER SON DÉMÉNAGEMENT GRÂCE À UN PLAN D’ÉQUIPEMENT DES LIEUX DE DESTINATION 1 8 Comment réussir une opération de déménagement à l'hôpital ? - © Resah-Editions ANTICIPER SON DÉMÉNAGEMENT GRÂCE À UN PLAN D’ÉQUIPEMENT DES LIEUX DE DESTINATION On distingue souvent deux parties dans un plan d’équipement :  Le plan d’équipement biomédical  Le plan d’équipement mobilier et d’équipements non médicaux. La rédaction d’un plan d’équipe­ ment est une étape incontour­ nable pour définir précisément les équipements et mobiliers qui doivent être présents dans chaque pièce des nouveaux locaux où vous emménagerez. Elle doit impérati­ vement intervenir avant le démar­ rage du projet de déménagement. Le plan d’équipement est à com­ pléter par l’inventaire des équi­ pements déjà existants. Il permet ainsi d’identifier facilement les équipements qui sont à transférer dans les nouveaux locaux et ceux manquants qu’il faudra acquérir. Le plan d’équipement tel qu’il est évoqué dans ce guide ne doit être confondu ni avec les plans d’équipement réalisés par la direction des achats, ni avec un inventaire. En effet, le terme « plan d’équi­ pement », appliqué aux démé­ nagements, désigne la « photo d’arrivée » des différents équi­ pements du service ou du bâ­ timent qui est à aménager. Il sert donc à indiquer la desti­ nation des équipements à trans­ férer dans les nouveaux locaux et contribue à identifier ceux à acquérir, qui feront l’objet d’une livraison le plus souvent directe des fournisseurs. Il est construit indépendamment de l’inven­ taire, qui lui sert à recenser les équipements existants. ATTENTION 9 Comment réussir une opération de déménagement à l'hôpital ? - © Resah-Editions ANTICIPER SON DÉMÉNAGEMENT GRÂCE À UN PLAN D’ÉQUIPEMENT DES LIEUX DE DESTINATION Un plan d’équipement, « photo d’arrivée » des équipements dans chaque pièce des futurs locaux, est un document qu’il est essentiel de rédiger avec soin. Il permet notamment une prise de décisions rapide et éclairée sur le renouvellement des équipe­ ments et mobiliers à réaliser. À RETENIR PLAN D’ÉQUIPEMENT TYPE - Phase - Étage - Service - Fonction - Code Archi - Nom fonction local - Surface (m2) - Local Actif/Inactif - Note -  Évolution capacitaire et technologique - GBM/ENM - Priorité - Nom équipement -  Complément nom équipe­ ment /nom utilisateur - Achat - Achat anticipé - Transfert - Numéro d’inventaire - Prix unitaire HT budgété - Prix unitaire TTC budgété - Prix unitaire TTC réel - Mode acquisition - Personne à charge - Date traitement dossier - Numéro de marché - Local d’origine - État -  Devis validité/transmis (date) - Commande (date) - Numéro de commande - Réception commande 10 LANCER LE PROJET DE DÉMÉNAGEMENT 2 11 Comment réussir une opération de déménagement à l'hôpital ? - © Resah-Editions  La constitution d’une équipe dédiée qui devra regrouper toutes les compétences nécessaires au projet.  Une organisation et une préparation rigoureuse et minutieuse.  Une approche méthodologique adaptée aux spécificités du projet.  Une maîtrise des délais à chacune des phases du projet. Un déménagement hospitalier représente toujours une opération complexe aux implications multiples pour le personnel, les patients. Afin de garantir son succès, elle nécessite une organisation en mode projet. LANCER LE PROJET DE DÉMÉNAGEMENT Une équipe projet « déménagement » est habituellement constituée de : -  un(e) représentant(e) de la Direction de l’Établissement, -  un(e) représentant(e) de la Direction des Soins, -   un(e) représentant(e) des services techniques, -  un(e) représentant(e) du biomédical, -   un(e) représentant(e) des systèmes d’information, -   un(e) représentant(e) de la pharmacie, -   un(e) représentant(e) des blocs opératoires. Une gestion de projet de déménagement d’envergure requiert : 12 Comment réussir une opération de déménagement à l'hôpital ? - © Resah-Editions L’équipe projet doit définir la planification générale de toutes les tâches liées à l’organisation et la préparation du déménagement.  Quelles sont les tâches préparatoires à prévoir ?  Quels sont les liens entre ces tâches ?  Dans quel ordre réaliser ces tâches ? Il est conseillé pour faciliter la gestion d’un tel projet d’utiliser des logiciels informatiques spécialisés. La complexité d’une gestion de projet de déménagement implique une parfaite maîtrise d’outils tels qu’Excel ou MS Project pour planifier et mettre à jour les tâches. Si ces compétences existent parfois en interne, les presta­ taires spécialisés dans les déménagements ont développé des outils spécifiques qui peuvent faire gagner en temps et en efficacité. L’IMPORTANCE D’UN BON OUTIL DE GESTION DE PROJET LANCER LE PROJET DE DÉMÉNAGEMENT  Quelle durée ou délai à respecter pour leurs réalisations ?  Qui doit en assurer leurs réalisations ? Son objectif est de répondre aux questions suivantes : 13 Comment réussir une opération de déménagement à l'hôpital ? - © Resah-Editions Une fois la planification générale définie, sa présentation est importante et permet d’expliquer à chaque service concerné par le déménagement les tâches à effectuer et leur programmation dans le temps. A noter qu’il est souhaitable d’envisager dès le démarrage du projet une communication régulière tout au long de la mission auprès de tous les uploads/Sante/ resah-editions-guide-demenagement-vf.pdf

Tags
Santedéménagement opération équipements comment réussir
Documents similaires
  • 25
  • 0
  • 0
Afficher les détails des licences
Licence et utilisation
Gratuit pour un usage personnel Attribution requise
Partager
  • Détails
  • Publié le Dec 17, 2021
  • Catégorie Health / Santé
  • Langue French
  • Taille du fichier 1.7318MB