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Archivage des donnees PROCÉDURES Instructions étape par étape pour une conservation correcte des dossiers Conservation et archivage Désignez le poste responsable du maintien des données créées sur le programme il peut s ? agir du responsable de programme

PROCÉDURES Instructions étape par étape pour une conservation correcte des dossiers Conservation et archivage Désignez le poste responsable du maintien des données créées sur le programme il peut s ? agir du responsable de programme ou de projet au niveau le plus approprié Le MEL va travailler avec Louange pour identi ?er les documents manquants et ensuite approcher les composantes pour les remplir Une fréquence trimestrielle sera ciblée Prenez des mesures de sauvegarde appropriées en identi ?ant un endroit sûr pour le stockage des données de programme voir plus haut partie Back up régulière des données Créez une structure de classement des données de programme ?? pour cela veuillez vous référer à l ? Annexe B La structure existe déjà ? À la création des données décidez si le document a besoin d ? être conservé par le Programme les Finances les Opérations ou l ? Administration Pour les données ?nancières d ? opérations ou administratives veuillez consulter la politique appropriée dans la rubrique A faire attention certaines données vont directement à la ?nance Opération il faut veiller à les identi ?er et scannés au préalable avant de les envoyer telles que les listes de présences signées qui sont des moyens de véri ?cations des formations Il y ? a aussi des documents o ?ciels qui meriteraient d ? être scannés et ajouter au dossier du programme tels que les accords avec les provinces les MoU signés etc Les documents papier actifs doivent être conservés et rester dans le service bureau Documents papiers à archiver scan classer MoU et accords de partenariat et contrats Listes de présence signées Certi ?cats de reconnaissance ou d ? autorisation etc Documents électroniques Rapports versions ?nales sont les plus intéressantes Compte-rendu autre minutes si nécessaires Les photos Les courriels importants communication o ?cielle avec le bailleur partenaires etc Évaluations CPartage d ? information Propositions Registre des parties prenantes Les termes de références et les comptes rendus de réunions mensuelles ainsi que les plannings de programme Etc Le partage de certaines informations doit être considérer avec précaution Lorsque quelqu ? un d ? externe souhaite les obtenir Il est très important que le chef de program donne son autorisation avant de faire cela Par exemple la province demande des données que nous avons reçu d ? un partenaire sur les chi ?res d ? a ?aires ou d ? autres type d ? information il est sensible de répondre à telle requête Demandez conseil avec l ? éthique CLes di ?érentes dossiers Nom du dossier Documents essential du programme - PM Controllé Identi ?cation and Design a Program Management external b Program Management Internal USAID Communications Finance Implementation MEL Subgrants End of Programme Transition Procurement a CLT Area b CLT MC Only area Working Area Statut du dossier Restreint LImité Dé ?nition du contenu Qui a accès Comment modi ?er l ? accès C C