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Cahiercharg arch fr UNION EUROPÉENNE DÉLÉGATION EN REPUBLIQUE DU BENIN CAHIER DES CHARGES POUR LA SELECTION D'UN PRESTATAIRE DE SERVICES SPECIALISTE DES ARCHIVES DELBENC AO OBJET DU CONTRAT Objet et nature du contrat Le Service européen pour l ? action ex

UNION EUROPÉENNE DÉLÉGATION EN REPUBLIQUE DU BENIN CAHIER DES CHARGES POUR LA SELECTION D'UN PRESTATAIRE DE SERVICES SPECIALISTE DES ARCHIVES DELBENC AO OBJET DU CONTRAT Objet et nature du contrat Le Service européen pour l ? action extérieure ci-après dénommé le SEAE ? représenté par le Chef de la Délégation de l'Union européenne au Bénin recherche pour ses bureaux à Cotonou un prestataire spécialiste des archives pour une durée de deux mois A l'issue de la présente procédure d'appel d'o ?res un contrat de services sera signé par la Délégation de l'Union européenne au Bénin ci-après dénommée la Délégation ? et le prestataire de service spécialiste ci-après dénommé le Contractant ? Contexte du marché La Délégation dispose actuellement de trois salles d'archives dans ses locaux Ces archives comportent des stocks de dossiers vieux de plus de deux décennies Les dossiers des di ?érentes sections opérationnelles et administratives de la Délégation y sont déposés sans codi ?cation ni classement L'absence du répertoire des dossiers ? gés l'inorganisation ou l'absence de classement des dossiers déposés aux archives n'o ?rent aucune chance de traçabilité en matière de recherche physique documentaire même si depuis quelques années le système de d'archivage virtuel de la Délégation dénommé ARES reste un précieux recours Publication Un avis d'appel d'o ?res a été publié dans les journaux de la place notamment Le Matinal La Nation et Nouvelle Tribune dans les parutions des juillet et juillet Cet avis peut être aussi consulté sur le site web de la Délégation à l'adresse suivante http eeas europa eu delegations benin grantstenders tenders indexfr htm Durée des prestations de services Le délai d'exécution est de deux mois C DESCRIPTION DES TACHES DU SPECIALISTE DES ARCHIVES Les principales t? ches du spécialiste des archives porteront sur A Prise de connaissance des normes et politiques de l'Union européenne en matière d'archivage et de la documentation dans les délégations a Normes et politique d'archivage en vigueur i délai de conservation ii exceptions B Inventaire du contenu des di ?érentes archives existantes à la Délégation a Etat des lieux par site d'archive i Archive morte ii Archive vivante iii la salle du co ?re-fort b Présentation et classi ?cation physique des documents en archive par i section ii par année iii ou par tout autre moyen facile d'accès aux membres du personnel de la section concernée C Proposition d'un plan de classement physique compatible avec ARES a Choix de critères de codi ?cation i par section ou ii par projet programme b Réorganisation du classement suivant l'ordre chronologique D Mise en ?uvre du plan de classement a Tri et mise à jour du classement physique des documents en instance d'archivage b Archivage des dossiers des plus anciens aux plus récents E Mise en place d'un système électronique d'archivage en interface aux archives physiques a Système d'archivage électronique sur le serveur de la Délégation par section b Proposition d'une méthodologie de recherche rapide mot clé ect c Réorganiser et répertorier les documents dans une base de données F