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Cours d x27 ota 2eme annee escom 2 1

COURS D ? OTA Eme année ESCOM LECON LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS DANS L ? ENTREPRISE LES ORDRES DE GENERALITES Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l ? information recherchée Avant d ? entamer l ? étude des di ?érents ordres ou modes de classement il est nécessaire de dé ?nir quelques mots I DEFINITION Indexage ou jalonnement c ? est la manière d ? écrire une rubrique pour faciliter son classement Indexage d ? une rubrique c ? est choisir le lot directeur et l ? écrire en er lieu en majuscule et en minuscule les mots qui le suive et entre parenthèse les mots qui le précède Indexage d ? un dossier c ? est écrire à l ? endroit le plus visible de ce dossier son nom et son numéro Indexage d ? un classement c ? est le divisé entre les tranches alphabétique ou numérique Mot directeur c ? est le mot principal de la rubrique servant de base au classement placer en er lieu Rubrique c ? est l ? ensemble de mot indissociable concernant une personne un groupement une entreprise Norme ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées II PRINCIPES DE CLASSEMENT a Elément de choix d ? un classement La nature du classement - Le volume des documents - La fréquence de consultation utilisation b Les qualités d ? un bon classement Un bon classement doit être Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA C ? Simple global évolutif prend en compte tous les sujets traités ? Applicable à tous les documents ? Valable pour tout le personnel ? Supervisé par seule personne check-in check-out Il y a plusieurs façons de prévoir et d ? organiser un bon classement parce que les documents à classer sont en général variés et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données On distingue alors - les ordres fondamentaux ? Classement alphabétique ? Classement numérique ? Classement thématique ou idéologique - les ordres dérivés ? Classement décimal ? Classement chronologique ? Classement géographique ? Classement alphanumérique III LES DIFFERENTS ORDRES DE CLASSEMENT A LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE Principe Il consiste à ranger les mots d ? après l ? ordre des lettres dans l ? alphabet Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots En e ?et il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur Puis pour faciliter les recherches il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination Ainsi pour déterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe nous allons appliquer les règles dé ?nies par la norme l ? AFNOR Association Française de Normalisation Préparé par Mme TCHEUTCHOUA Epse PIANTA CDETERMINATION DU MOT DIRECTEUR DANS LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE CONTENU er cas La rubrique contient un nom propre de personne nom patronymique ou de la famille Nom