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La representation des processus

La représentation des processus Il est important dans le cadre de l'amélioration de la circulation des informations dans une entreprise que l'assistant e de gestion sache traduire des processus sous forme schématique a ?n de mener une analyse et de proposer des solutions pour remédier aux éventuels problèmes I - Dé ?nition Un processus décrit un encha? nement d'opérations de transfert d'informations et ou de documents réalisés par des entités di ?érentes et conduisant à la fourniture d'un service ou d'un produit à un client interne ou externe Exemple le processus de validation d'une commande II - Démarche La représentation d'un processus implique d'avoir préalablement repéré ses composantes ou ?nalité ?? l'objectif c'est-à-dire la ?nalité du processus ?? le déclencheur du processus qui peut être le client ?nal la ?n d'un autre processus ou la demande d'un client interne ?? la ?n du processus qui correspond à ce qui doit être livré et à qui La description se fait en répondant aux questions qui intervient dans le processus que fait-il quand intervient-il avec qui comment intervient-il III - Représentation La représentation des processus est le plus souvent traduite sous forme de diagramme imagé ou de schéma postes-documents Cette représentation graphique permet d'analyser le processus notamment la détection des interventions allersretours retranscriptions inutiles et sources d'erreur Ce travail préalable à une modi ?cation des ux vise un objectif de simpli ?cation et d'amélioration Par le reengineering de ses processus administratifs l'entreprise va s'e ?orcer d'améliorer sa rentabilité et sa productivité tout en réduisant ses coûts et en améliorant la satisfaction de ses clients La représentation graphique peut être complétée par une ?che de processus qui décrit de manière littérale le processus CDescriptif À réception d'une commande d'un client par l'assistant e de gestion suite à une o ?re commerciale préalable le directeur puis le responsable opérationnel e ?ectuent un contrôle en comparant la commande et l'o ?re préalable En cas de non-validation le responsable commercial fera une nouvelle proposition lorsque la commande est validée elle est signée et transmise avec l'o ?re préalable à l'assistant e de gestion qui la classe dans le dossier client et édite un ordre d'enclenchement en trois exemplaires Un accusé de réception de la commande est également édité puis signé par le directeur avant d'être envoyé au client C