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Les principales regles de la redaction administrative

PRINCIPALES REGLES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE Concepts tirés de la publication suivante Modalités de la communication administrative Catherine Vallée Extrait de ''Éléments de culture juridique et administrative'' p à Publié par l ? E S E N Ecole supérieure de l ? éducation nationale Préambule Le texte sur lequel ce document se fonde n ? a pas été reproduit dans son intégralité mais adapté aux règles belges de la légistique Certains conseils s ? y retrouvant s ? avèrent en e ?et quelquefois encore trop archa? ques ou présentent un manque de lisibilité CI LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION ECRITE Ne pas multiplier les objets Faire un plan pour aider à choisir et hiérarchiser les informations ordre chronologique du particulier au général des faits aux opinions des observations au diagnostic de l'essentiel au détail l'introduction rappelle l'objet de la correspondance courrier précédent ou a ?aire concernée le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation la conclusion fait appara? tre la décision prise la solution adoptée ou une proposition énoncée clairement Tenir compte du destinataire Il n'a pas forcément connaissance de l'a ?aire Reformuler la demande dans le cas d'une réponse et replacer les informations dans leur contexte Choisir les arguments Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez développer C'est un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides Choisir ses mots En fonction de votre interlocuteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage Vous éviterez en général les termes trop techniques Respecter les règles de lisibilité bannir le jargon de spécialiste et les mots savants - donner la signi ?cation d'un sigle dès la première utilisation - faire des phrases courtes et développer une idée par phrase - alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées - veiller à l'équilibre des paragraphes - si la correspondance comporte plusieurs pages veiller à le faire appara? tre clairement pagination CII MODALITÉS DE LA COMMUNICATION ADMINISTRATIVE Choisir le ton juste Évitez le ton a ?ectif ou le ton péremptoire Vous éviterez d ? utiliser le conditionnel ainsi que la forme impersonnelle Vous y préférerez la forme active voire la forme interrogative Aller à l'essentiel Dans un écrit professionnel l'objectif visé est l'e ?cacité qui exige que l'on aille rapidement à l'essentiel Citer les faits Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu'ils vous ont été rapportés Donnez des chi ?res des dates des statistiques chaque fois que possible Utiliser des formules positives Limiter la redondance La répétition des informations peut parfois être utile et délibérée La plupart du temps elle est involontaire et dénote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les répétitions ou les redondances Attention ne pas confondre la redondance inutile avec l ? emploi du même terme pour une même réalité qui