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Methodologie de conduite de reunion

Méthodologie de conduite de réunion Introduction Les réunions sont un moyen de partager au sein d ? un groupe de personnes un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement Qui plus est des décisions prises collectivement avec des représentants des di ?érentes entités concernées seront beaucoup plus facilement acceptées de tous Néanmoins les réunions sont chronophages ? traduisez consommatrices en matière de temps ? et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un soucis d ? e ?cacité a ?n notamment de déboucher sur des actions concrètes On appelle conduite de réunion l ? ensemble des actions à entreprendre a ?n d ? organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d ? e ?ets Cet article constitue un ensemble de recommandations a ?n de vous permettre de vous aider à organiser vos réunions A aucun moment il ne s ? agit de prescriptions obligatoires Avant la réunion Opportunité de la réunion Avant tout chose la raison d ? être de la tenue d ? une réunion doit être mûrement ré échie a ?n de ne pas céder aux travers de la réunionnite aigu? ? ? Quel est l ? objectif de la réunion ? Une réunion téléphonique peut-elle être su ?sante ? Une web conférence ou réunion en classe virtuelle via Internet su ?rait-elle Périmètre de la réunion ? Nombre et qualité des participants Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants a ?n de ne pas risquer de rendre la réunion peu e ?cace Il est également nécessaire d ? harmoniser le pro ?l des participants en particulier en fonction du niveau technique ou politique ? Durée Idéalement la durée de la réunion ne devrait pas dépasser heures ? Ordre du jour Il s ? agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés Il est nécessaire de minuter correctement les di ?érents sujets de l ? ordre du jour Date et réservation de la salle En fonction du nombre de participants il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre à une date o? les participants sont disponibles Les périodes de vacances scolaires doivent notamment être évitées dans la mesure du possible La date de la réunion doit être prévue au minimum jours à l ? avance a ?n de permettre l ? envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes ? Capacité de la salle en terme de places assises ? Dimensions et forme de la salle selon le type de présentation ou d ? animation ? Besoin d ? un accès à Internet ? Présence d ? ordinateurs et de moyens audiovisuels vidéo projecteur CPrévenir les participants Di ?user l ? ordre du jour à l ? ensemble des participants en précisant notamment le lieu ainsi que l ? heure de début et de