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Module gestion de document 1

Module gestion des documents Chapitre généralités sur le classement I Dé ?nition Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l ? information recherchée Ainsi le classement comporte deux opérations ? Classi ?er faire une répartition méthodique par classe c ? est-à-dire déterminer - les caractères communs selon lesquels on regroupe les documents - le nombre et l ? importance des classes en fonction de l ? utilisation des documents - l ? ordre dans lequel on classera les documents ? Classer e ?ectuer le travail matériel - A ?ecter chaque document d ? un indice chi ?re lettre qui déterminera sa place dans le document - Ranger selon l ? ordre prévu par la classi ?cation II Les facteurs du choix d ? un classement Pour pouvoir stocker les informations en vue d ? une utilisation ultérieure il convient de mettre en place un plan de classement qui permette d ? accéder à l ? information dans les meilleures conditions de temps sécurité coût ? temps d ? accès il doit être le plus réduit possible pour cela il faut - dé ?nir les critères de classement - classer régulièrement les documents ? sécurité le système adopté doit donner l ? assurance - que tous les documents sont présents - qu ? il est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critères - qu ? il ne risque pas d ? une détérioration ? coût le coût du classement se décompose en - coût du classement temps et matériels utilisés - coût de recherche III Le but du classement On classe pour - retrouver sûrement et rapidement - ordonner c ? est à dire donner au lieu du travail une atmosphère d ? ordre - contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possiblede documents - Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et répertoriée - Pallier l ? absence ou la défaillance de celui qui a rangé - Protéger le document et le préserver des éléments destructeurs humidité poussières - Assembler les documents par catégorie par a ?aire par famille - Déceler les absences les subtilisations les interventions de documents IV Les qualités d ? un bon classement Un bon classement doit permettre - de retrouver rapidement l ? objet la pièce recherchée - de replacer rapidement cet objet ou cette pièce après consultation ouutilisation - d ? avoir la certitude que toutes les pièces sont à leur place et qu ? aucune ne manque - son développement autant qu ? il est nécessaire lors de l ? accroissement des objets ou des pièces à classer En ?n tout classement doit faire l ? objet d ? une ré exion préalable Il varie avec la nature l ? importance et la fréquence de consultation des documents à classer le matériel ou le mobilier utilisé Ainsi nous