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Procedure de gestion du courrier

Codi ?cation PR-MG- Date Mai Version Page sur Processus Moyens Généraux MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ?? Moyens Généraux Procédure Gestion du courrier et des ordres de service Sommaire Objet Domaine d ? application Responsabilités Déroulement Intervention du Chargé de mission Evolution de la procédure Rédigé par Véri ?é par Approuvé par Edition Date d ? application Evolutions de la procédure Refonte du Manuel des Procédures KPMG Version - Date d ? édition Mise à jour et fusion des procédures PCO PCO Refonte des procédures réalisée par Alternance Consulting International x Document destiné pour Application Fonctions ? x Document destiné pour Information Fonctions Ce document est propriété de l ? Agence Urbaine Guelmim Es Smara ?? Aucune reproduction n ? est permise CCodi ?cation PR-MG- Date Mai Version Page sur Processus Moyens Généraux MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ?? Moyens Généraux Procédure Gestion du courrier et des ordres de service Objet Le bureau d ? ordre est la structure par laquelle transite tout le courrier entrant et sortant des agences urbaines La gestion du bureau d ? ordre implique procédures Procédure Courrier à l ? Arrivé ? Procédure Courrier au Départ ? Domaine d ? application Les di ?érents types de courrier traités au niveau du bureau d ? ordre dans une agence urbaine peuvent concerner soit des courriers émanant des administrations des courriers émanant des communes des courriers émanant des délégations préfectorales et régionales des courriers émanant des pétitionnaires ou autres des courriers sortant à destination des partenaires externes ou clients Responsabilité Cette Procédure couvre l ensemble des activités de gestion du courrier entrant et sortant et est sous la responsabilité du pilote du processus Moyens généraux Refonte des procédures réalisée par Alternance Consulting International Ce document est propriété de l ? Agence Urbaine Guelmim Es Smara ?? Aucune reproduction n ? est permise CCodi ?cation PR-MG- Date Mai Version Page sur Processus Moyens Généraux MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ?? Moyens Généraux Procédure Gestion du courrier et des ordres de service Refonte des procédures réalisée par Alternance Consulting International Déroulement Courrier à l ? arrivée e Exécute Réalise C Contrôle Véri ?e A Autorise I Informe en être Informé D Décide Réception de tout le courrier arrivé puis ouverture et lecture rapide BO Attribution d ? un numéro puis apposition du cachet de l ? Agence Urbaine et du cachet Date de réception du courrier ? BO Renseignement par le chargé du Bureau d ? Ordre sur le registre du courrier arrivé ou sur une base de données conçue à cet e ?et des informations suivantes la date d ? arrivée de chaque courrier - le numéro séquentiel BO la provenance du courrier l ? objet et la référence du courrier Transmission du courrier au Secrétariat de Direction pour le soumettre au Directeur pour instruction ? ? ? BO Au niveau de la Direction Réception et enregistrement sur le registre ? ? arrivée ? ? de la Direction avec attribution d ? un numéro de référence et ajout d ? une