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Procedures amp traitements des achats

PROCEDURES ET TRAITEMENTS DES ACHATS Entreprise SOCIETE Etabli le Sujet traité Modi ?e et Remplacé le ACHATS PRINCIPES GENERAUX La procédure des achats est la même pour les postes suivants Marchandises matières premières fournitures consommables et emballages Prestations de services Autres services extérieurs Sujet traité ACHATS COMMANDES Déclenchement de la commande Il est fait sous la responsabilité du chef de service des approvisionnements Ce dernier doit s ? assurer que les commandes d ? achats de marchandises sont faites en fonction du besoin de l ? entreprise et pour des quantités optimales Gestion de la commande Le service achats est seul habilité pour les t? ches suivantes Choix des fournisseurs après éventuellement l ? accord de la Direction Dans le cas de négociations celles-ci doivent être consignées et les raisons du choix ?nal dûment exposées Les achats directs doivent être aussi réduits que possible Les commandes téléphoniques et par télex fax sont interdites sauf visa de la Direction leur régularisation doit être opérée dans un délai par l ? envoi d ? une commande écrite Pour chaque fournisseur il est tenu un dossier détaillé et constamment mis à jour comprenant notamment tous les renseignements permanents tels que Les quantités optimales de commande Les conditions de livraisons Les références techniques des produits Les conditions de paiement Les termes des contrats passés etc ? ainsi que des indications sur la santé ?nancière du fournisseur Les dossiers dans la mesure o? ils sont enregistrés sur ordinateur peuvent fournir aussi l ? historique des commandes passées avec mention des quantités qualités prix et délais de livraison Les commandes doivent être établies sur des bons prénumérotés et signés par le responsable du service achats Quatre exemplaires fournisseur service achats service comptabilité souche Les bons doivent mentionner les quantités les qualités les prix les conditions de livraison et de règlement le centre de coût et éventuellement d ? ensemble utilisateur Le mode et le délai de règlement sont ?xés en liaison avec le service comptable CEntreprise ? ? ? ? SOCIETE Etabli le Modi ?e et Remplacé le Sujet traité ACHATS RECEPTIONS CONTROLE DES RECEPTIONS Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de livraison du fournisseur Nature d ? achat Réception contrôlée par Date et visa Marchandises magasinier et Agent du OUI M F C Emballage Service approvisionnement Les contrôles e ?ectués doivent être transcrits sur le bon de réception ou tenant lieu Ces mentions doivent être suivies des signatures des personnes ayant e ?ectués le contrôle RAPPROCHEMENT AVEC LES COMMANDES Après visa les bons de livraisons des fournisseurs sont rapprochés par le service approvisionnement avec les bons de commande en attente de réception de la facture Sujet traité ACHATS FACTURES Réception et contrôle des Factures Le service comptable est seul destinataire des factures au sein de la Société Sa mission consiste à véri ?er et enregistrer les factures La réception de la facture et son enregistrement n ? ont en aucun cas valeur de bon à payer Le contrôle des factures se par fait