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Publication avis de vacance executive assistant gs 6 unicef final

Avis d'appel de candidatures L ? UNICEF Bureau Pays recrute Titre du poste Assistante Executive auprès de la Représentante Catégorie et Grade Niveau GS de la grille de classi ?cation des Nations Unies Durée du contrat an Lieu d ? a ?ectation Dakar Mission Sous la supervision générale du Représentant fournir un soutien administratif de haut niveau en e ?ectuant des recherches préparer des rapports statistiques le traitement des demandes d'informations et assumer les fonctions administratives qui consistent à préparer la correspondance la réception des visiteurs l ? organisation des conférences téléphoniques et des réunions de plani ?cation Coordonne la préparation des réunions et des visites y compris l'élaboration de kits d'informations et le matériel d'introduction en anglais et en français Répond à une grande variété de demandes de renseignements des acteurs internes à l'organisation bureau de pays bureau régional siège ainsi que les acteurs externes presse partenaires représentants du gouvernement T? ches Fournir un soutien administratif de haut niveau en e ?ectuant des recherches préparer des rapports statistiques et e ?ectuer des t? ches de bureau telles que la préparation de la correspondance recevoir des visiteurs organiser des conférences téléphoniques et des réunions de plani ?cation Ébauches de projet de correspondance ou ?nalisé avec le superviseur reçoit et traite la correspondance entrante courrier courriel collecter des documents de référence Appuyer le Représentant dans la coordination des activités et la préparation des exposés et des documents de position Coordonner les réunions hebdomadaires et celles du Comité de Gestion du Bureau Prendre des notes détaillées suivre les discussions et préparer les rapports les listes de points d'action et des protocoles pour les archives Tenir les dossiers et suivre les éléments d'action du Représentant y compris son calendrier Analyser et collecter des informations relatives aux activités marquantes Répondre à une grande variété de questions générales et de fond pour des informations en anglais et en français Répertorier les demandes si possible répondre ou se référer à un large éventail de sources possibles à l'intérieur du bureau S'entretenir avec le Représentant pour les demandes qui peuvent avoir besoin d'être mentionnés en dehors du bureau Organiser et entretenir le Bureau du Représentant établir des systèmes de classement de ?chiers l'exploitation des systèmes de suivi le courrier et la liste de contacts Identi ?er les besoins en équipements et fournitures et coordonner l'action pour l'approvisionnement avec la section administration Établir et maintenir des collections de documents dossiers et rapports Identi ?er la demande et répertorier les documents Prendre diverses dispositions administratives pour le travail du Représentant notamment pour l ? organisation de ses voyages des rendez-vous des réunions et réceptions o ?cielles des conférences de presse interviews Coordonner le calendrier du Représentant les rendez-vous liquider les factures recueillir et di ?user la documentation C Sélectionner et compiler la documentation et les informations pour les réunions voyages conférences la collecte de fonds etc pour le Représentant et d'autres fonctionnaires selon les demandes Gérer le calendrier des grands événements du Bureau Surveiller et tenir au courant des