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Quelques conseils de redaction de procedure

lundi septembre Quelques conseils pour rédiger une procédure e ?cace Posté par Jérémy CICERO Revenons un instant sur une question qui intrigue et qui crée de vives discussions dans les entreprises Comment rédiger des procédures Pour rappel une procédure est document qui décrit la manière d ? accomplir une activité ou un processus Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l ? entreprise et créer les conditions d ? une application e ?cace Pour cela deux conditions doivent être remplies conjointement Le fond le contenu de l ? information doit être approprié pertinent et su ?sant La forme elle participe à la bonne compréhension de l ? information et par conséquent à la mise en ?uvre de la procédure La forme participe également à la gestion de la procédure identi ?cation élaboration di ?usion révision ? Les qualités d ? une procédure UTILE pour assurer la mise en ?uvre des principes et des exigences des di ?érents référentiels applicables dans le cadre spéci ?que de l ? organisme EXACTE dans son contenu et dans sa forme COMPLÈTE en respectant la condition nécessaire et su ?sant ? COMPATIBLE avec les autres documents de l ? entreprise manuel autres procédures consignes ? et les autres systèmes de management C CLAIRE et ACCESSIBLE aux intéressés CONTRÔLABLE dans sa mise en ?uvre Le contenu d ? une procédure Qui Quoi Quand Comment Une procédure doit répondre à un besoin et non l ? inverse Il convient donc d ? analyser les besoins et d ? adapter la forme et le fond du document aux destinataires et utilisateurs de la procédure Une procédure doit dé ?nir QUI doit faire QUOI et faire référence à COMMENT le faire instruction spéci ?que mode opératoire etc ? La procédure renseigne également sur une notion temporelle en dé ?nissant l ? enchainement des t? ches et activités QUAND Pour décrire ces aspects le logigramme semble être la forme la plus adaptée et plus universellement compréhensible L ? utilisation du logigramme pour documenter les procédures Les logigrammes Figure permettent de visualiser un encha? nement d ? actions ils sont relativement simples et peuvent être compris par tous Pour qu ? ils soient e ?caces ils doivent être allégés en explication et en texte Il faut écrire le strict nécessaire Il existe bien certaines règles ? pour les logigrammes mais qui mises en ?uvre rendent compliquée la lecture du document Alors pour être compris par tous l ? utilisation des éléments suivants su ?t nul besoin de se compliquer la t? che avec les représentations o ?cielles ? Rectangle arrondi dé ?nit le début ou la ?n de la procédure Rectangle symbolise une action Losange une question une décision L ? avantage du logigramme par rapport à d ? autres formes telle que la Modélisation RAD Role Activity Diagram Figure est de présenter les activités séquencées verticalement Ainsi chacun doit observer l ? intégralité de la séquence pour comprendre son rôle et le moment o? il intervient A