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Ged cour gestion des entreprise 1

Généralités sur le classement Module La gestion électronique des données CPartie LES ACTIVITE DE LA GESTION DE DOCUMENTS PAPIER Introduction Les entreprises ont besoin de collecter des informations sur les marchés les concurrents les lois ? Elles-mêmes génèrent de l ? information Cette masse de données doit être organisée gérée Il s ? avère donc nécessaire de mettre à la disposition des gestionnaires les informations dont ils ont besoin au moment opportun Ces informations sont enregistrées sur des supports papier ? ou électroniques ? En e ?et la gestion de l'information est aujourd'hui un gage essentiel d'e ?cacité Or face à l'abondance croissante des informations la ma? trise technique des outils bien que nécessaire ne permet pas d'emblée une gestion e ?cace Ils ne permettent pas de disposer d'une information hiérarchisée mobilisable rapidement et qui diminue les t? ches à faible valeur ajoutée Au-delà des compétences à développer dans le domaine de la gestion électronique de l'information il est nécessaire de ma? triser les techniques de classement et d ? archivage et d'acquérir les bons ré exes dans la gestion de l'information car malgré le développement des Technologies de l ? Information et de la Communication ? le support papier reste encore d ? actualité A ?n de pouvoir utiliser à bon escient cette information l ? entreprise doit être en mesure de la gérer pouvoir la consulter aisément et rapidement Une méthode donc de classement de rangement et d ? archivage e ?cace s ? impose CCHAPITRE Généralités sur le classement - QU ? EST-CE QUE LE CLASSEMENT Le classement est le rangement des dossiers et leur mise en ordre selon des normes prédé ?nies C ? est aussi le rangement méthodique en vue d ? une recherche ultérieure L ? évolution des supports a fait évoluer la notion de classement mais quel que soit le support utilisé sa ?nalité demeure Classer c ? est-à-dire stocker temporairement des informations en vue d ? une utilisation ultérieure Le classement consiste à ranger les informations logiquement dans le matériel et le mobilier approprié Le classement doit permettre de retrouver un document de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens CCHAPITRE Généralités sur le classement Le classement des documents d ? une entreprise répond à des règles de bases à bien respecter pour classer utilement e ?cacement et durablement l ? ensemble des documents d ? une entreprise Un moment ou un autre une entreprise se trouve confrontée à la problématique de l ? archivage et du classement qu ? elle doit gérer après les avoir produites ou reçues Laisser s ? entasser les documents n ? est guère la solution C - LES PHASES DU CLASSEMENT Généralement le classement s ? opère en phases bien distinctes la mise en place d ? un cadre de classement créant ainsi des catégories à distinguer structurer hiérarchiser le but étant d ? identi ?er chaque document et lui attribuer la place qui lui convient le mieux le classement proprement dit c