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Organisation et planification des activites office manager

INTRODUCTION Améliorer la qualité de la communication est une priorité pour les entreprises et les occasions sont de plus en plus nombreuses Elles peuvent prendre des formes très di ?érentes réunion de service de direction petit déjeuner ou déjeuner de travail formation séminaire congrès salon réception d? ner au restaurant etc ? Le succès d ? une réunion dépend évidemment de la qualité des intervenants et des animateurs mais également de la bonne préparation qui doit pouvoir permettre de faire face aux imprévus et aux éventuels contre-temps Quel que soit le type de réunion que vous devez organiser ou animer il faut s ? attaquer aux impératifs suivants Trouver la salle de réunion Convoquer les participants Assurer un suivi matériel et pratique L ? organisation d ? une réunion est plus ou moins délicate et regroupe un certain nombre d ? aspects selon l ? envergure de la réunion et le nombre des participants On n ? organise pas de la même façon une réception de personnes et une réunion périodique de service CLa préparation du travail en équipe En matière d ? e ?cacité organisationnelle le travail d ? équipe est un atout de taille Si nous nous accordons tous sur son importance nous ne sommes pas tous conscients de ses répercussions au sein de notre environnement de travail Le travail en équipe couramment utilisé en entreprise est fructueux ?? Pour l'équipe elle- même dont il augmente le dynamisme et accro? t le potentiel en idées ??Pour chaque individu qui y participe dans la mesure o? il y apprend à écouter les autres et à acquérir l'esprit d'équipe et o? il enrichit ses propres connaissances Pourtant la qualité du travail en équipe reste médiocre si celui-ci ne fait pas l'objet d'une réparation rigoureuse Pour réussir cette préparation il faut passer par les étapes suivantes I DEFINIR LE BUT DU TRAVAIL EN EQUIPE Comme ce travail en équipe est plus di ?cile à gérer qu'un travail individuel il faut tout d'abord se demander s'il est vraiment utile et quel est l'objectif à atteindre Se poser ces questions permet aussi de motiver les participants II CONSTITUER ET MOTIVER L'EQUIPE Constituer l'équipe Pour bien fonctionner une équipe ne doit pas être trop nombreuse En groupe un optimum d'échanges est atteint pour un nombre de participants compris entre cinq et douze L'équipe peut être composée ??Soit de façon imposée par les circonstances ou les institutions ou encore l'autorité ??Soit de façon spontanée c'est-à-dire de façon libre en fonction des a ?nités Si l'ambiance de travail est souvent meilleure dans une équipe spontanée ? les résultatssont parfoisdécevants en raison d'une dispersion dans le travail Motiver l'équipe La rémunération n'est pas le seul facteur de motivation dans une équipe Chaque participant aime savoir o? il va voir ses capacités reconnues se voir con ?er des responsabilités travailler en bonne harmonie avec son entourage professionnel Quand les membres de l'équipe ne se connaissent pas il est donc nécessaire de prévoir un temps de présentation et d'échange