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Correspondance administrative

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO INSTITUT NATIONAL DE PREPARATION PROFESSIONNELLE I N P P ? DIRECTION PROVINCIALE DU NORD ?? KIVU CORRESPONDANCE ADMINIMSATNURELADETIVE SECRETARIAT CChapitre LE SECRETAIREET LA REDACTION L ? ELABORATION DE DOCUMENTS DMINISTRATIFS Notions Dans la vie professionnelle le secrétaire de direction passe plus de temps à rédiger et à élaborer plusieurs documents qui assurent la liaison entre son entreprise et son personnel ou entre l ? entreprise et ses partenaires Dans l ? échange des di ?érents documents administratifs la lettre appara? t comme étant un document de ère importance car en plus de son rôle elle accompagne d ? autres documents la plus part de fois Pour s ? acquitter loyalement de ses obligations le secrétaire à besoin des matériels et fournitures suivants - Papier duplicateur - Papier pelure transparents - Papier carbone carbone en main ou à machine - Registre indicateur des courriers reçus et expédiés - Carnet de transmission courriers expédiés - Bic gomme crayon - Boite d ? agrafes - Agrafeuse et désagrafeuse - Attaches tout - Perforateur - Une latte ou règle de cm - Vernis correcteur blanc - Enveloppes ordinaire ou enveloppe sacs - Papiers bristols - Ventilateur facultatif - Divers classeurs - Fardes chemises - Machine à écrire - Machine à calculer - Machine à polycopier - Téléphone portable et ou de table - Coupe papier - Corbeille à papier - Calendrier - Un bureau équipé en mobilier convenable - Rideaux et autres emballages - Un dictionnaire La lettre a Dé ?nition La lettre est le résumé d ? un dialogue entre deux personnes séparées par une distance donnée Elle est la preuve écrite des contrats ou engagements traités verbalement ou par téléphones La loi recommande de classer et de conserver des lettres reçues et expédiées pendants ans Flash disque conservation des docs par électronique Cb Importance de la lettre La lettre joue un rôle très important dans l ? administration dans la vie économique dans le commerce et dans l ? industrie Etant le train d ? union entre le pouvoir public et ses partenaires commerçants industriels et autres opérateurs économiques son importance se résume comme suit la lettre est un des moyens de communiquer avec les gens même ceux que l ? on n ? a jamais vus Elle évite les déplacements inutiles et perte de temps En ?n elle précise le contrat conclu verbalement ou par téléphone c Présentation de la lettre La lettre doit éveiller la curiosité du destinataire et non l ? indisposer Il doit par conséquent être impressionné par La qualité des papiers - La disposition des parties paragraphes bien disposés - La mise en page les marges et le centrage du texte convenables d Qualité de la lettre Malgré la bonne présentation une lettre peut être de mauvaise qualité lorsqu ? elle est mal élaborée La lettre re ète donc la personnalité c ? est-à-dire la valeur de celui qui la rédige Ainsi une lettre bien présentée doit être élaborée sous deux points de