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Dgme guide dematerialisation formulaire 20100726 pdf

GUIDE DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FORMULAIRES Le plan de généralisation de la dématérialisation des formulaires appelé serveur de formulaires ? constitue une occasion de moderniser et de simpli ?er les imprimés traditionnels dans tous les domaines Il est donc important que les services de l ? Etat pro ?tent de ce chantier pour améliorer le langage utilisé sur les formulaires - revoir l ? ordre et la succession des rubriques - limiter le nombre des pièces justi ?catives Ce guide de bonnes pratiques a été élaboré pour vous permettre de mener à bien ce travail DGME -PROJETS ?? DPAE ?? juillet CSOMMAIRE LES PRINCIPES D ? ELABORATION D ? UN FORMULAIRE Un cadre légal clair Des démarches proportionnées à l ? objet de la demande Des formulaires plus lisibles LES POINTS A APPLIQUER EN PRIORITE Donner toute sa place à l ? usager Votre formulaire doit être court et explicite LES REGLES D ? EXPLICATION D ? UN FORMULAIRE Principes généraux Le contenu de vos explications Des informations techniques simples L ? aide au remplissage LES TYPES DE FORMULAIRES Formulaire papier Formulaire statique Formulaire dynamique Formulaire interactif Démarche en ligne LES PIECES JUSTIFICATIVES Principes généraux Les principaux types de pièces justi ?catives Les justi ?catifs d ? identité Les justi ?catifs de nationalité française Les justi ?catifs de séjours pour les ressortissants étrangers Les justi ?catifs de domicile Les diplômes la formation Les revenus ? Les copies et la certi ?cation de conformité aux originaux LA SIGNATURE DANS LES FORMULAIRES ELECTRONIQUES LA CHARTE GRAPHIQUE Une présentation claire Une disposition des rubriques logique et standardisée LES ETAPES DE TRANSFORMATION D ? UN FORMULAIRE EN VERSION DYNAMIQUE OU INTERACTIVE GRILLE D ? AUTO -EVALUATION DE VOTRE FORMULAIRE C LES PRINCIPES D ? ELABORATION D ? UN FORMULAIRE Un cadre légal clair A ?n d ? éviter la prolifération des formulaires et la multiplication des démarches imposées à l ? usager il convient de préciser le cadre légal qui justi ?e tout nouveau formulaire Les textes appropriés doivent être mentionnés en tête du formulaire et décrits de manière claire et explicite dans sa notice L ? usager doit être informé des conséquences du remplissage ou du non-remplissage du formulaire et il doit recevoir des explications précises sur ses droits et ses obligations La liste des informations et pièces demandées à l ? usager ne peut résulter que d ? une loi d ? un décret ou d ? un arrêté Aucune autre information ne peut être exigée Par ailleurs une administration doit éviter de demander à l ? usager une information qu ? elle détient déjà ou qui pourrait lui être régulièrement communiquée par une autre administration Des démarches proportionnées à l ? objet de la demande Les formalités administratives courantes doivent demander peu de temps Il faut donc veiller à ne pas mettre en ?uvre une procédure complexe pour des e ?ets dérisoires En règle générale et sauf nécessité absolue il faut proscrire les demandes d ? informations supposant de la part