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Afep vade mecum 2022 Février Elaboré par l ? Afep en liaison avec l ? Ansa et l ? AFT VADE -MECUM A l ? attention des membres du bureau des assemblées générales Sommaire SOMMAIRE PREAMBULE COMPOSITION DU BUREAU ET DESIGNATION DU SECRETAIRE ROLE DES SCRUTA

Février Elaboré par l ? Afep en liaison avec l ? Ansa et l ? AFT VADE -MECUM A l ? attention des membres du bureau des assemblées générales Sommaire SOMMAIRE PREAMBULE COMPOSITION DU BUREAU ET DESIGNATION DU SECRETAIRE ROLE DES SCRUTATEURS A CHAQUE ETAPE DE L ? ASSEMBLEE GENERALE ROLE DES MEMBRES DU BUREAU PRESSENTIS AVANT L ? ASSEMBLEE GENERALE ENTRETIEN DES MEMBRES DU BUREAU AVEC LES RESPONSABLES DU DEROULEMENT OPERATIONNEL DE L ? ASSEMBLEE INFORMATION SUR LE QUORUM PRO VISOIRE LES VOTES PAR CORRESPONDANCE ET LES POUVOIRS ALLOUES AU PRESIDENT ROLE DU BUREAU PENDANT L ? ASSEMBLEE GENERALE QUORUMS ET MAJORITES RESPECT DE L ? ORDRE DU JOUR EXERCICE DU DROIT DE VOTE POLICE DE L ? ASSEMBLEE GENERALE CERTIFICATION DE LA FEUILLE DE PRESENCE ROLE DU BUREAU APRES L ? ASSEMBLEE GENERALE DIFFUSION SUR LE SITE INTERNET DE LA SOCIETE DU RESULTAT DES VOTES SIGNATURE DU PROCES -VERBAL DE LA SEANCE RESPONSABILITES DES MEMBRES DU BUREAU RESPONSABILITE EN CAS D ? EMPECHEMENT D ? UN ACTIONNAIRE DE PAR TICIPER A L ? ASSEMBLEE GENERALE RESPONSABILITE EN CAS D ? EXPULSION D ? UN ACTIONNAIRE PARTICIPANT A L ? ASSEMBLEE GENERALE GUIDE POUR CERTAINES DIFFICULTES RELATIVES A LA PARTICIPATION A L ? ASSEMBLEE LES CONDITIONS D ? ADMISSION IN EXTREMIS DES ACTIONNAIRES COMMENT DECOMPTER LA REGLE DU J- LORSQUE LES JOURS OUVRES ? NE CO? NCIDENT PAS AVEC LES JOURS DE BOURSE ? LES CONDITIONS D ? ADMISSION DES NON ACTIONNAIRES ACTIONNAIRE OU MANDATAIRE QUI CONTESTE L ? EXACTITUDE DU NOMBRE D ? ACTIONS ET OU DE DROITS DE VOTE FIGURANT SUR LA FEUILLE DE PRESENCE GUIDE POUR CERTAINS INCIDENTS DE SEANCE L ? UTILISATION ABUSIVE DU TEMPS DE PAROLE ?? LE TON AGRESSIF GRAVES INCIDENTS DE SEANCE ?? RECOMMANDATIONS PRATIQUES CAS DES QUESTIONS INDISCRETES ? Préambule Dans le cadre du dialogue entre les représentants des émetteurs des intermédiaires et des sociétés de gestion qui porte notamment sur le thème des assemblées générales et pour répondre à la fois au souci d ? harmonisation des émetteurs et a ux questions de l ? Association Française de la Gestion Financière AFG sur la prise en compte effective des votes par correspondance et par procuration de tous les actionnaires il est apparu utile à partir de l ? expérience des émetteurs de formaliser un vade -mecum à l ? attention des membres du bureau de l ? assemblée Un groupe de travail réuni à l ? initiative de l ? A fep composé de représentants d ? émetteurs et d ? établissements centralisateurs chargés de l ? organisation des assemblées a établi ce vade -mecum Ce document a pour objet de permettre aux membres du bureau de remplir plus efficacement leur rôle en mettant à le ur disposition un guide pratique ayant notamment pour objet de rappeler les missions légales du bureau ainsi que les principales règles régissant les assemblées en particulier sur l ? exercice des droits de vote inviter à recueillir en amont de l ? asse mblée