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Cahier des charges ged CAHIER DES CHARGES EN VUE DE L ? ACQUISITION D ? UN LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE ET DE GED Novembre SOMMAIRE CONTEXTE Le CLEISS et ses missions Le Service des Etudes et de la Documentation SED au sein du CLEISS Aperçu du projet

CAHIER DES CHARGES EN VUE DE L ? ACQUISITION D ? UN LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE ET DE GED Novembre SOMMAIRE CONTEXTE Le CLEISS et ses missions Le Service des Etudes et de la Documentation SED au sein du CLEISS Aperçu du projet PRESENTATION GLOBALE DU PROJET ET CONTRAINTES Le fonds documentaire Types de documents Volumétrie Les utilisateurs Contraintes techniques PRINCIPALES FONCTIONNALITES ATTENDUES Organisation Alimentation Acquisition Indexation Indexation structurée Indexation en texte intégral Recherche Affichage des résultats consultation Modifications Interface FONCTIONNALITES ANNEXES Statistiques Création de produits documentaires MISE EN ?UVRE Installation Formation Maintenance CONTEXTE Le CLEISS et ses missions Le CLEISS Centre de Liaisons Européennes et Internationales de Sécurité Sociale est l ? organisme de coordination pour l ? application des accords de sécurité sociale entre la France et - d ? une part ses partenaires de l ? Union européenne les trois États membres de l'Espace économique européen Islande Liechtenstein Norvège ainsi que la Suisse - d ? autre part une trentaine d ? Etats signataires d ? accords bilatéraux et multilatéraux Les grandes missions du CLEISS sont les suivantes - financière contrôle et règlement des créances et dettes - expertise juridique - gestion des détachements dérogatoires au droit commun ? - production de formulaires de liaison - information et conseil aux caisses employeurs et particuliers - collecte et traitement de données statistiques - traduction de correspondances documents juridiques médicaux et administratifs Le Service des Etudes et de la Documentation SED au sein du CLEISS La documentation a longtemps fait partie du service juridique puis est devenue un service à part entière sous la dénomination de SED Son fonds d ? abord constitué de textes juridiques s ? est enrichi de monographies terme désignant les documents de synthèse portant sur les législations étrangères de textes consolidés d ? annuaires de listes Le SED est aujourd ? hui composé de personnes deux d ? entre elles alimentaient jusqu ? en mars la base documentaire existante appelée MAILFLOW Aperçu du projet Cet outil MAILFLOW est aujourd ? hui très peu utilisé car il n ? est plus actualisé mais également parce qu ? il n ? apporte pas satisfaction à ses utilisateurs potentiels En effet la plupart d ? entre eux le jugent peu convivial et estiment qu ? il n ? est pas pertinent dans ses réponses Le SED souhaite donc mettre en place un nouveau qui correspondra mieux aux attentes de chacun L ? outil GED choisi devra intégrer plus de documents sera accessible à plus de personnes au sein du Centre et aura un module web permettant aux internautes de consulter une partie de la base de données PRESENTATION GLOBALE DU PROJET ET CONTRAINTES Nous étudierons dans cette partie les éléments de base inhérents au contexte direct du projet en répondant aux questions suivantes Quoi Combien Pour qui Comment Le fonds documentaire Types de documents Liste des documents contenus aujourd ? hui dans MAILFLOW - circulaires ministérielles - circulaires des caisses nationales - lettres ministérielles - lettres des