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Apprendre à rédiger une procédure Définitions Une procédure est la manière spéc

Apprendre à rédiger une procédure Définitions Une procédure est la manière spécifiée et formelle d'effectuer une activité ou un processus. Une procédure représente la manière de mettre en œuvre tout ou partie d'un processus ……et est reproductible. « il s’agit juste d’écrire ce qu’on fait et comment » Le processus représente le Quoi ? La procédure représente le Quand ? Qui ? Faits ? Quoi ?, Où ? Comment ? Combien ? Et Pourquoi (QQOQCCP). Ainsi, pour un processus donné peuvent correspondre plusieurs procédures (système): La chaîne d'activités est identique, mais les ressources (applicatives, humaines...) utilisées pour son exécution peuvent varier (par exemple, d'une structure à l'autre, ou d'une direction à l'autre). Une procédure doit à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les conditions d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement : Le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant. La forme : elle participe à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à la mise en œuvre de la procédure. La forme participe également à la gestion de la procédure (identification, élaboration, diffusion, révision…). Les procédures concernant le métier ou les fonctions support (ressources humaines, informatique, achats dans certains cas) sont à rédiger lorsque le besoin s’en fait sentir, lorsque leur absence a des effets négatifs : Il est nécessaire d’opérer toujours de la même façon de manière à satisfaire les objectifs fixés « faire ce que l’on a écrit » parce que l’opération est complexe ou nouvelle parce que l’équipe manque de compétences ou de connaissances parce que l’opération demande l’intervention de plusieurs postes de travail ou de plusieurs services. 1 Apprendre à rédiger une procédure Dans tous ces cas, respecter une rédaction simple et efficace permet la révision de la procédure plus facilement. La présence de procédures n’est donc plus perçue comme une contrainte mais comme un outil utile le confort de l’équipe et l’atteinte des objectifs fixés. Les qualités d’une procédure : Simple Concise (courte) Adaptée au public auquel elle s’adresse Correctement structurée. Le contenu d’une procédure (Quand, Qui, Fait Quoi ? avec Quoi ? , Comment) Une procédure doit répondre à un besoin et non l’inverse. Il convient donc d’analyser les besoins et d’adapter la forme et le fond du document aux destinataires et utilisateurs de la procédure. Une procédure doit définir QUI doit faire QUOI et faire référence à COMMENT le faire (instruction spécifique, mode opératoire, etc…). La procédure renseigne également sur une notion temporelle en définissant l’enchainement des tâches et activités (QUAND). Pour décrire ces aspects, le logigramme semble être la forme la plus adaptée et plus universellement compréhensible. Quelles sont les grandes étapes de la rédaction d’une procédure ? On distingue 03 étapes regroupées en deux grands thèmes. Identifier les procédures à créer : Les questions à se poser 2 Apprendre à rédiger une procédure Face au besoin de créer une procédure ou de revoir une procédure existante, les questions à se poser sont toujours les mêmes. Les procédures sont ou seront-elles : utiles pour assurer la mise en œuvre des principes et des exigences des différents référentiels applicables dans le cadre spécifique de l’organisme ? exactes dans son contenu et dans sa forme ? complètes en respectant la condition « nécessaire et suffisante » ? compatibles avec les autres documents de l’entreprise (manuel, autres procédures, consignes, modes opératoires, instructions, etc.) et les autres systèmes de management ? claires et accessibles aux intéressés ? contrôlables dans sa mise en œuvre ? En réponse à ces questions, vous identifierez la nécessité de créer ou non, de revoir ou non vos procédures. Il convient, en outre, de garder à l’esprit qu’une procédure doit répondre à un besoin et non l’inverse. Il convient donc d’analyser les besoins, et d’adapter la forme et le fond du document aux destinataires et utilisateurs de la procédure. Définir le contenu des procédures Une fois les besoins identifiés vient la question du contenu. Quel niveau de détail doit présenter ma procédure ? La réponse à cette question est « pas trop de détails ! ». Les procédures sont un lien majeur entre tous les documents de votre organisme. Définir la forme des procédures Pour finir vient la question de la forme des procédures. Là encore, il n’y a pas d’exigences normatives sur la question. C’est à l’organisme de choisir en fonction prioritairement des attentes des utilisateurs du 3 Apprendre à rédiger une procédure document. Certains préfèrent se référer à du texte alors que d’autres préfèrent des logigrammes. L’utilisation du logigramme pour documenter les procédures Les logigrammes permettent de visualiser un enchaînement d’actions, ils sont relativement simples et peuvent être compris par tous. Pour qu’ils soient efficaces, ils doivent être allégés en explication et en texte. Il faut écrire le strict nécessaire. Il existe bien certaines « règles » pour les logigrammes mais qui mises en œuvre rendent compliquée la lecture du document. Alors pour être compris par tous, l’utilisation des éléments suivants ne suffit (nul besoin de se compliquer la tâche avec les représentations « officielles ») 4 Apprendre à rédiger une procédure On découpe une page en 3 parties « Qui », « Fait Quoi » et « Comment » et on met un bandeau en entête Ce qui nous donnera ceci: 5 Apprendre à rédiger une procédure Nous allons maintenant mettre les éléments que nous avions identifiés : Lister les différentes informations que devra comprendre votre procédure » à l’aide des formes expliquées plus haut. Cela pourrait nous donner la procédure suivante: Nous allons maintenant mettre les éléments que nous avions identifiés : Lister les différentes informations que devra comprendre votre procédure » à l’aide des formes expliquées plus haut. Cela pourrait nous donner la procédure suivante: 6 N° Avec quoi ? Apprendre à rédiger une procédure Faire vivre la procédure ! Comme tous les documents, une procédure n’est pas faite pour être un document gravé dans le marbre ou dormir bien au chaud dans un Classeur. Vous aurez à cœur de confronter votre procédure à la réalité du terrain, et de faire de chaque remontée une opportunité d’améliorer, d’affiner votre procédure. 7 Apprendre à rédiger une procédure Rédaction : Utilisez un formulaire de procédure dès le départ. Dans le cas de procédures dépendantes les unes des autres, imposez-vous une approche globale cohérente. Ne formulez que le strict nécessaire. N’insistez que sur la description des particularités qui ne seraient pas forcément connues d’un exécutant quelconque. Répondez simplement aux exigences incontournables de votre activité. Dites ce que vous faites, non pas ce que vous feriez N’essayez pas d’échafauder un nouveau système théorique idéal. Appliquez-vous à décrire convenablement les pratiques actuelles. Faites relire les procédures par des personnes concernées · Par les personnes qui les exécuteront ; · Par les personnes qui en recevront les résultats (ses clients). La relecture est aussi importante que la revue. Assurez-vous que vos relecteurs sont compétents et qu’ils ont prêté à votre document toute l’attention nécessaire. Il est pertinent de soumettre le document à la vérification d’un expert. 8 uploads/s1/ comment-rediger-une-procedure.pdf