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Comment organiser des réunions d’entreprise efficaces ? Tous les problèmes ne p

Comment organiser des réunions d’entreprise efficaces ? Tous les problèmes ne peuvent être résolus en envoyant des mémos et des emails. Les problèmes et les projets complexes nécessitent l’organisation d’une réunion pour discuter d’un problème, présenter des solutions et convenir de ce qui doit être fait. Mais comment votre réunion peut-elle être plus efficace ? Devrait-elle être plus courte ? Plus longue ? avec ou sans supports .  39 % des gens admettent s’assoupir pendant les réunions,  25 à 50 % des réunions sont décrites comme une pure perte de temps. pendant vos réunions IL FAUT que les participants soient pleinement éveillées, attentifs et proactifs. 1. Tenez des réunions seulement si c’est indispensable N’organisez pas une réunion simplement parce que vous avez établi une politique de réunions une fois par mois. Si vous n’avez rien d’assez important à dire ou à demander, annulez votre réunion. 2. Définissez l’ordre du jour de la réunion L’objectif de votre ordre du jour doit être spécifique et mesurable. L’ordre du jour doit être distribué aux participants bien à l’avance, afin de leur donner suffisamment de temps pour se préparer. L’ordre du jour de la réunion doit être axé sur l’objectif le plus important. Ne l’encombrez pas de différents objectifs. Par exemple, vous ne devez pas associer un « examen des performances opérationnelles » à une « prise de décision stratégique ». Il s’agit d’objectifs distincts qui nécessitent des approches différentes. Votre ordre du jour doit énumérer les options viables. Une réunion d’affaires consiste généralement à décider ou à choisir la meilleure option parmi les choix disponibles. S’il n’y a pas de véritables alternatives à présenter ou à discuter, la réunion est une perte de temps. 3. Invitez les personnes concernées par l’ordre du jour Si vous organisez une réunion , n’invitez que les personnes qui sont concernées par les questions à l’ordre du jour. Si le sujet discuté ne les concerne pas et s’ils n’ont pas les compétences nécessaires pour aborder les questions à l’ordre du jour, il se passera l’une des deux choses suivantes :  Soit ils vont s’assoupir,  Soit ils vont parler de choses qu’ils ne connaissent pas. Dans les deux cas, la réunion est vouée à l’échec. 4. Respectez l’ordre du jour Discuter de sujets qui ne figurent pas à l’ordre du jour est un moyen sûr de faire dérailler la réunion. Respectez donc l’ordre du jour. Quand vous organisez une réunion, veillez à afficher l’ordre sur un écran ou un tableau pour aider les participants à la réunion à rester concentrés. Si quelqu’un commence à s’égarer, ramenez-le doucement au sujet. Les questions hors sujet peuvent être abordés à la fin de la réunion, si le temps le permet. Mais il est vraiment préférable de refuser catégoriquement de discuter de sujets qui ne figurent pas à l’ordre du jour. 5. Respectez le planning de la réunion Commencez la réunion à l’heure, et attribuez un certain délai à chaque point de l’ordre du jour. Terminez la réunion à temps. Tout participant qui fait une présentation doit disposer d’une partie équitable du temps et il faut lui rappeler de la terminer rapidement le moment venu. 6. Interdisez les distractions en réunion Si vous avez à organiser une réunion, établissez une politique stricte concernant les appels, les e-mails, la navigation sur internet, les textos et autres distractions pendant la réunion. Mettez des affiches si nécessaire, comme « Veuillez éteindre vos téléphones portables ». Exiger l’attention de tous les participants est l’une des principales conditions préalables à la réussite d’une réunion d’affaires. 7. Créez un engagement et une participation active Une bonne planification de réunion n’est que la moitié de la bataille. Vous devez également trouver des moyens d’impliquer vos participants et les motiver à participer activement à la réunion. La participation active est importante. Elle permet à vos participants de rester plus concentrés et de mieux retenir les informations. Et, à la fin de la réunion, ils auront le sentiment d’avoir accompli quelque chose, ce qui les rendra probablement impatients de participer à la prochaine. 8. Convenez de mettre en œuvre les décisions prises lors de la réunion Le fait de ne pas être d’accord sur ce dont vous avez convenu lors de la réunion est la principale raison de l’échec d’une réunion. Le problème n’étant pas résolu, votre réunion se révèle une perte de temps. 9. Rédigez le procès-verbal de la réunion Lors de l’organisation de la réunion, désignez une personne chargée de rédiger le compte rendu de la réunion. N’hésitez pas à utiliser un appareil d’enregistrement pour garantir l’exactitude du compte rendu. Conclusion Toute cette planification et cette organisation seront payantes, mais n’oubliez pas de faire preuve de souplesse pendant la réunion. Il se peut que des sous-sujets soient découverts au cours de la discussion – trouvez des moyens de les traiter, même brièvement. Il est toujours utile d’être préparé aux imprévus. Après tout, personne n’est parfait – ce qui est important, c’est que chaque participant reste engagé tout au long de la réunion et que le résultat réponde à tous vos buts et objectifs. Comment animer et préparer une réunion ? Évaluer la pertinence de la réunion Une réunion efficace ne s’improvise pas ! Le secret d’une réunion réussie réside dans une préparation rigoureuse. Avant toute chose, posez-vous les questions suivantes :  La réunion est-elle pertinente ?  La réunion peut-elle être remplacée par un autre moyen de communication (Mail, visioconférence…) ? Les différents types de réunion Vous devez déterminer le type de réunion :  une réunion d’information, pour faire passer un message sans que les personnes présentes aient besoin d’intervenir  une réunion de suivi ( coordination) pour savoir où en est la gestion d’un projet ou d’une tâche, par exemple ;  une réunion pour résoudre un problème, les intervenants devront proposer des solutions  une réunion pour prendre une décision, les intervenants devront proposer une direction stratégique… Les différents types d’intervenants En fonction des objectifs de la réunion,  L’organisateur. Veille à la cohérence et au bon déroulement de la réunion son intervention a plutôt lieu en amont, mais il peut également prendre le rôle d’animateur de la réunion.  L’animateur de la réunion. sa mission consiste à introduire les points à aborder ou à conduire l’intégralité de la réunion. Dans le second cas, il est amené à prendre la parole régulièrement. Il doit être particulièrement vigilant à son expression pour conserver l’attention de l’audience, voire parfois pour convaincre des participants.  Le participant actif. Le participant actif est généralement invité pour ses compétences et/ou son pouvoir de décision. Il peut apporter des précisions sur certains points de la réunion, un point de vue technique qui aide à la prise de décision, etc. Il intervient à la demande de l’animateur.  Le participant passif. Il participe pour être informé. il peut être amené à poser des questions. Il faut anticiper les différents éléments qui sont susceptibles de prolonger ou de retarder une réunion :  les retardataires qui empêchent le lancement : n’hésitez pas à commencer à l’heure dite, si vous pouvez vous le permettre ;  les questions en cours de réunion : si nécessaire, prévoyez un temps de questions quelques minutes avant la fin du créneau ;  les questions à la fin de la réunion : prévoyez un nombre de questions maximal, clairement annoncé, ou bien un peu de temps en plus ;  les éventuels conflits entre les différents intervenants ou service Invitation des participants Raisonner en fonction du nombre des participants ( créneau commun est souvent difficile à trouver). Privilégiez les invitations à la réunion par MAIL . Dans l’invitation à la réunion, pensez à préciser différents éléments :  la date et l’heure ;  le lieu ;  la durée ;  le format et l’objectif de la réunion ;  le rôle attendu de chacun ;  les éléments que les invités doivent préparer (questions à poser, documents à lire…). Ne ratez pas les débuts de votre réunion ! Comment commencer une réunion : répartissez les rôles Voici les rôles essentiels à assurer pour que la réunion se déroule comme prévu :  un maître du temps, chargé de surveiller l’heure et de rappeler le temps restant, afin d’éviter que les discussions se prolongent au-delà du cadre prévu ;  un régulateur, qui pourra signaler aux participants s’ils s’éloignent trop de l’objectif de la réunion ;  un scribe, chargé de noter les décisions prises et les points majeurs de la réunion. Ces notes permettront d’alimenter la synthèse de la réunion (voir plus bas) ;  un animateur Quelle introduction ?  les presentations  Rappelez en préambule l’objectif L’objectif énoncé doit être clair, et concerner toutes les personnes présentes.Si nécessaire, précisez comment le groupe de travail va travailler. Exemple d’introduction « Bonjour à toutes et tous, je vous remercie pour votre présence aujourd’hui je suis Mr……….., et je m’occupe de la communication autour de notre prochain projet d ,électrification au solaire . L’objectif uploads/s1/ comment-organiser-des-reunions-d.pdf