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1Gérer les espaces de communication et de stockage La communication des documen

1Gérer les espaces de communication et de stockage La communication des documents 24 et 25 mai 2018 2La communication des documentssommaire 1. Communiquer les archives 2. Le magasinier et le public Exercice commun 3. En salle de lecture 4. Les services versants 5. Les autres usagers Objectif : Savoir se situer face aux usagers 3COMMUNIQUER LES ARCHIVES1 3 4La communication des documentsCommuniquer les archives Pourquoi : Collecter ? Classer ? Conserver ? Pour transmettre et faire connaitre. 5La communication des documentsdes règles et des pratiques Communiquer des documents d'archives, c'est à la fois : respecter des règles notion de délai de communicabilité et mettre en place des pratiques. sauvegarde et sécurité des documents 6La communication des documentsdesrègleset des pratiques Réguler la communication : délais de communicabilité. Pour protéger Les individus L’État 7La communicationdes règles et des pratiques Assurer la communication dans les meilleures conditions : La surveillance en salle de lecture La reproduction (photocopies, cf. cartes postales aux AD94) La substitution (microfilmage, numérisation) 8LE MAGASINIER ET LE PUBLIC2 8 9Le magasinier et le publicdéfinition Ensemble des personnes qui consultent les archives ou qui, à un titre quelconque, fréquentent les services d'archives ou correspondent avec eux. 10Le magasinier et le publicdéfinition Quel public ? Quel usage ? Quel rôle pour les magasiniers ? 11Le magasinier et le publicdéfinition Quel public ? Quel usage ? Quel rôle pour les magasiniers ? Lecteurs : accueil, salle de lecture, correspondance, site internet Visiteur : accueil, exposition, atelier Service versant : collecte, recherches administratives Entreprises : accueil Personnes privées : collecte Collègues des archives 12Le magasinier et le publicen salle de lecture Lois révolutionnaires du 7 messidor an II (25 juin 1794) autorisant l'accès aux archives à tout citoyen. Baisse du lectorat en salle depuis la mise en ligne des archives généalogiques au début des années 2000. 13Le magasinier et le publicsite internet Baisse significative de la fréquentation des salles de lecture : divisée par 2 entre 2005 et 2015 Augmentation drastique de la visibilité des archives dans les « salles de lecture virtuelles » : 12 fois plus entre 2005 et 2015 14Le magasinier et le publicActivités culturelles et éducatives Essor dans les années 80 : visite du bâtiment, expositions, conférences, ateliers, etc. Plus récemment : Spectacles (lectures d'archives, concert, théâtre), projections de films, accueil d'artistes en résidence, parcours-découvertes, jeux. Premier service éducatif : 1950, Archives nationales 15Le magasinier et le publicLes services versants La communication administrative : - communication de leurs propres dossiers à ceux qui les ont versés - par dérogation aux délais de communicabilité 16EN SALLE DE LECTURE3 16 17En salle de lectureRèglement de la salle de lecture Explicite les droits et usages des lecteurs pour la consultation des documents d’archives. Il est validé officiellement par l’autorité en charge du service d’archives. 18En salle de lectureRèglement de la salle de lecture Il peut notamment expliciter : Mais aussi : l’organisation de la communication ; les précautions de manipulation ; l’interdiction de sortir un document de la salle de lecture ; les règles relatives à la reproduction des documents. 19En salle de lectureLe magasinier Responsabilité, sur la conservation des documents : - identification correcte, - signalement d'absence par mise en place du "fantôme", - transport soigneux, - réintégration rigoureuse. Salle de consultation Magasins de conservation 20En salle de lectureLe magasinier Risques, liés à la dépense physique : - flux de communication importants - magasins mal agencés - magasins mal reliés aux espaces de consultation. A équilibrer dans le temps et dans les tâches, si possible. Salle de consultation Magasins de conservation 21En salle de lectureL’expertise du magasinier Par rapport au lecteur Connaissance des documents Connaissance des règles de conservation préventive Connaissance des outils informatique Votre rôle Transmettre les documents (suivi des étapes) Surveiller les lecteurs Conseiller et assister pour la commande de cote Conseiller et assister pour la manipulation des documents Aider à la recherche Photocopier les documents (si leur état le permet) Faire respecter le règlement 22En salle de lectureL’attitude du magasinier Politesse, respect et tempérance ! Rappeler courtoisement le règlement, si on constate un manquement. Alerter la hiérarchie si ce rappel reste sans effet. On ne répondra pas à la provocation ni à l’insulte, On n’entrera en aucun cas dans un rapport de forces, verbal ou encore moins physique. 23En salle de lectureAttention Toujours quelqu’un en salle de lecture Comment réagir si : Un lecteur est agressif, Je ne connais pas la réponse à une question, Je surprends un comportement suspect 24LES COMMUNICATIONS ADMINISTRATIVES4 24 et 25 mai 2018 24 25Les communications administrativesQui peut en bénéficier ? Qui peut bénéficier d’une communication administrative ? Le producteur ou le service versant : Archives définitives Archives intermédiaires / pré-archivage 26Les communications administrativesQui peut en bénéficier ? Qui peut bénéficier d’une communication administrative ? La police peut accéder aux archives dans le cas d'un flagrant délit (cas plutôt rare) sur commission rogatoire d'un juge ; Les juges d'instruction ont un large accès aux archives 27Les communications administrativesQui peut en bénéficier ? Qui peut bénéficier d’une communication administrative ? l'administration fiscale les médecins inspecteurs de la santé publique les autorités administratives indépendantes (par exemple en France, la Commission des opérations de bourse) les officiers publics et ministériels. Cet accès a lieu dans l'exercice de leurs fonctions. 28Les communications administrativesQui peut en bénéficier ? Qui peut bénéficier d’une communication administrative ? La personne concernée peut accéder à son propre dossier qui est dit "dossier nominatif". 29Les communications administrativescomment communiquer ? Outil interne de gestion des magasins Bordereau de versement 30Les communications administrativescomment communiquer ? Accès aux magasins ? Non Résultat d’un manque d’outils de recherche ; Service d’archives comme simple lieu de stockage ; Dilution des responsabilités. 31Les communications administrativescomment communiquer ? Communication en salle de lecture ? Oui Documents préservés ; Spécificités du travail des archives reconnues ; Bonnes conditions de consultation. 32Les communications administrativescomment communiquer ? Sortie du dossier vers le service versant ? Oui MAIS Procédure de demande Anticiper la restitution Définir les responsabilités 33Le communications administrativesLes communications accompagnées Dossiers sensibles : Enfants placés. 34Les communications administrativesLe rôle du magasinier Connaissance des fonds Connaissance des procédures à respecter Sécurité des documents Sécurité des personnes 35LE MAGASINIER ET LES AUTRES USAGERS5 35 36Le magasinier et Les autres usagersA l’accueil Vos connaissances Connaissance du bâtiment Des procédures internes Des personnes ressources sur certains sujets Votre rôle Aider Mettre vos connaissances à disposition Veiller à la sécurité des documents et des personnes 37Le magasinier et Les autres usagersEn interne au service Sur TOUS les sujets vus pendant ces deux jours, vous êtes les experts. uploads/s1/ communiquer-archives.pdf