Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

1/4 Fiche : Compte-rendu de réunion et Procès verbal de réunion I. Définition :

1/4 Fiche : Compte-rendu de réunion et Procès verbal de réunion I. Définition : Le procès-verbal ou compte-rendu est composé à partir de l’ordre du jour. Ce document rapporte le contenu d’une réunion et enregistre les décisions ou les actions prises. Quelle est la différence entre le compte rendu et le procès-verbal Le terme procès-verbal est souvent utilisé pour qualifier un compte rendu et inversement. Mais si ces deux écrits ont pour but de restituer fidèlement la teneur d'une réunion avec objectivité, ils ont néanmoins une vocation et une valeur juridique différentes. Le compte rendu est un écrit qui a pour but d'informer. Il retrace de façon plus ou moins synthétique la teneur d'une réunion, quels qu'en soient l'objet, les organisateurs et les participants. Le procès-verbal, quant à lui, est un document destiné à consigner officiellement les décisions prises en réunion par une instance administrative ou un comité d'entreprise, etc. Il doit être soumis à l'approbation des participants ou de leurs représentants, avec émargement. Ce document a une valeur juridique. II. Le contenu : Compte-rendu de réunion Procès verbal de réunion 1. Identification de l’instance et de l’organisation qui tient la réunion 1. (Identification de l’instance et de l’organisation qui tient la réunion) 2. Date, lieu et heure de la réunion 2. Date, lieu et heure de la réunion 3. Liste des membres présents (de façon à constater le quorum1 nécessaire pour que les décisions soient légales) 3. Liste des membres présents (de façon à constater le quorum nécessaire pour que les décisions soient légales) 4. Adoption de l’ordre du jour par les membres et Ajout les varia, s’ils existent 4. Adoption de l’ordre du jour par les membres 5. Adoption du compte-rendu ou des actions consignées lors des réunions précédentes pour assurer l’officialisation légale des décisions (proposition, appui, vote et texte de la résolution comportant la date de la réunion) 5. Adoption des procès-verbaux des réunions précédentes pour assurer l’officialisation légale des décisions 6. ∅ 6. Affaires découlant des procès-verbaux. Cet item constitue un point d’information sur les mesures de suivi données aux décisions contenues dans le procès verbal 7. Titre des sujets discutés par les membres et, parfois pour mémoire future, des indications générales sur le sens de ces discussions Varia 7. Énonciation des sujets discutés par les membres et, parfois pour mémoire future, des indications générales sur le sens de ces discussions. Retracer les informations reçues surtout celles qui ont un poids légal ou règlementaire ou qui engage des personnes physiques ou morales (ex. signature d’un contrat, lettre de quittance, démission, rapport de comité, augmentation de salaire, etc.) 8 Clôture de la réunion 8. Résolutions et information sur la proposition de clôture de la réunion 9. Parfois, le date et le lieu de la prochaine réunion 9. Les signataires III. Conseil de rédaction : Le compte-rendu comme le procès-verbal doit faire preuve de transparence, il n’omet aucune des informations de la liste qui précède. Il doit être rédigé d’un point de vue impartial et rapporter fidèlement les propositions traitées par les membres. Il importe de les rédiger de façon précise, concise et simple et d’y retrouver les propositions discutées et les décisions prises. 1 Le quorum est un nombre de présence minimal pour entretenir une réunion ou une assemblée. 2/4 Le compte-rendu rapporte des discussions en se contentant d’indiquer le titre et le résumé du sujet discuté alors que le procès-verbal rapporte en détail ces discussions. Il est recommandé d’exprimer la pensée en utilisant de courtes phrases commençant par des verbes d’action. Ces verbes sont utilisés pour formuler des actions, des attentes, des résultats. Lorsque le temps alloué à la discussion pendant une réunion, est écoulé il faut :  Indiquer la proposition originale;  Résumer l'explication derrière la proposition;  Résumer brièvement la discussion portant sur la proposition;  Demander la reformulation de la proposition pour l’inscrire dans le P.V.;  Noter la routine de vote et les résultats;  Indiquer s'il y a des documents ou de l'information en annexe;  Noter toutes les propositions même celles qui sont rejetées dans le cas du P.V;  Indique les suggestions qui ont été proposées IV. Verbes utilisés dans la rédaction de comptes rendus ou de procès-verbaux : Pour exposer des faits affirmer faire ressortir ajouter indiquer apporter des précisions sur mentionner attirer, porter à appeler l’attention sur l’attention de donner son point de vue préciser expliciter présenter expliquer signaler faire apparaître souligner faire mention de faire remarquer soumettre tenir à faire remarquer spécifier Pour exprimer son opinion Pour traduire son accord affirmer abonder dans le sens de croire nécessaire de acquiescer à défendre adhérer à demander admettre enjoindre à quelqu’un de faire quelque chose adopter (un projet, une décision) enjoindre quelque chose à quelqu’un approuver exprimer le souhait appuyer (une personne ou une proposition) exprimer une préférence pour concéder faire valoir confirmer inviter à corroborer privilégier donner son accord de principe proposer donner son assentiment réclamer donner suite à recommander être d’accord pour réitérer une demande plaider pour revendiquer s’entendre pour suggérer Pour émettre des réserves Pour marquer son opposition craindre contester critiquer désapprouver déplorer infirmer douter du bien-fondé de marquer son désaccord objecter nier redouter réfuter regretter que rejeter reprocher s’élever contre s’étonner de s’inquiéter de V. Exemple Modèle de procès-verbal de la réunion du comité d’entreprise (CE) Étaient présents à la réunion :……………………….. La séance a été ouverte à ...... heures, par M. ......, président de la société, qui assurait les fonctions de président. M. ...... assurait les fonctions de secrétaire. En conformité avec l'ordre du jour, il a été délibéré sur les questions suivantes : 1. Adoption du procès-verbal de la réunion précédente Aucune rectification n'ayant été demandée, le procès-verbal est adopté à l'unanimité. (ou, le cas échéant, observations et modifications de certains passages souhaitées par des membres du CE) 2. Consultation ou information du comité Synthèse : 3/4 - de l’exposé du président (insérer en annexe du PV les documents transmis au CE) ; - des observations et opinions des membres. Résultat des votes : ...... votes pour, ...... votes contre, ...... abstentions. Les votes « pour » étant majoritaires, le comité a donc donné un avis favorable. 3. Consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise Résultat des votes : ...... votes pour, ...... votes contre, ...... abstention : les votes « contre » étant majoritaires, le comité a donc donné un avis défavorable. 4. Décision sur l’organisation de la soirée de fin d’année : - lieu et date d’organisation de la soirée ; - budget consacré ; - désignation d’un membre pour représenter le CE. 5. Conclusions d’un expert désigné par le comité Exposé de l'expert chargé d'étudier ...... (indiquer précisément l’objet de l’étude laissée à la charge de l’expert) Suite au compte-rendu de l'expert, le comité a émis un avis ...... (favorable ou défavorable) à l'unanimité. 6. Création d'une commission Rappel du rôle de la commission ....... M. ...... est nommé président de cette commission. MM. ...... ont été désignés membres de cette commission. Il a été décidé que cette commission rendrait son rapport dans le courant du mois de ...... 7. Suite donnée aux observations, avis ou résolutions de la précédente réunion du ...... Exposé des délibérations et de la position de l’entreprise Conclusion ...... (acceptation / contre-proposition/ rejet) 8. Questions diverses Mention des questions en cours d’étude pour une réunion ultérieure. 9. Fixation de la date de la prochaine réunion La séance est levée à ..... heures. M. ......, secrétaire Signature Compte rendu de la réunion de l'équipe de refonte du site intranet, tenue à la salle 2, le jeudi 13 janvier 2005 à 14 h 30 Sont présents : Est absente : La réunion est animée par ……………………………. Ordre du jour Résumé des discussions Suite à donner - délai 1 - Adoption de l'ordre du jour L'ordre du jour est adopté en tenant compte de la modification proposée par Mme………… : ajout du point « Proposition d'informer le personnel de l'entreprise ». 2 - Refonte du site : réorganisation de l'information pour certaines sections et ajout de nouvelles sections M…….., au lieu de parler de refonte, préfère plutôt parler de réorganisation du site, puisque son contenu restera sensiblement le même. Il s'agira essentiellement de déplacer certaines sections du site pour permettre une consultation plus rapide. Il y aura aussi ajout d'une foire aux questions (FAQ). M……….. fait remarquer qu'on ne pourra pas mettre toutes les questions des employés et employées dans la FAQ. On ne retiendra que les plus courantes. 3 - Rôle des membres de l'équipe Mme………. propose la répartition suivante :  Josée, Nadine, Éric et Martin s'occuperont de la réorganisation de l'information;  Karine se joindra à Manon pour la rédaction des questions et réponses de la FAQ. Au préalable, Karine rencontrera quelques membres du personnel pour recenser leurs questions sur le site intranet. Josée, Nadine, Éric et Martin : réorganisation Karine : rédaction FAQ et tri des questions Manon : rédaction FAQ 4 - Calendrier de travail et étapes à venir Mme…… propose uploads/s1/ compte-rendu-de-reunion-et-proces-verbal-de-reunion.pdf