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Rapport de la Cour des comptes transmis au Parlement de la Communauté française

Rapport de la Cour des comptes transmis au Parlement de la Communauté française Bruxelles, octobre 2014 Contrôle interne du cycle des dépenses et inventorisation du patrimoine mobilier au sein du ministère de la Communauté française Contrôle interne du cycle des dépenses et inventorisation du patrimoine mobilier au sein du ministère de la Communauté française Rapport adopté le 31 octobre 2014 par la chambre française de la Cour des comptes SYNTHÈSE / 3 Contrôle interne du cycle des dépenses et inventori- sation du patrimoine mobi- lier au sein du ministère de la Communauté française Le développement d’un dispositif efficace de contrôle interne fait partie intégrante de la bonne gouvernance. La disparition du contrôle externe a priori des dépenses doit être compensée par un contrôle interne renforcé. La responsabilité des services publics en la matière est d’ailleurs rappelée par les dispositions décrétales organisant la nouvelle comptabilité. Un système perfor- mant de contrôle interne des processus et des activités contribue notamment à assurer la légalité des opérations, la protection du patrimoine ou encore la fiabilité des informations financières. C’est dans ce contexte que s’inscrivent les deux audits réalisés par la Cour des comptes au sein du ministère de la Communauté française. Elle a ainsi vérifié dans quelle mesure les risques inhé- rents au cycle des achats sont couverts par les activités de contrôle interne organisées par le ministère préalablement au paiement de ses dépenses. La Cour a également examiné l’effica- cité des processus d’inventorisation des biens meubles tant dans l’optique de la protection du patrimoine que dans la perspective de l’établissement du bilan de départ requis par la nouvelle comptabilité publique afin de déterminer si le système actuel d’inventaire physique constitue une base d’information exploitable en vue de réaliser un recensement exhaustif et de valoriser correctement le patrimoine du ministère. Contrôle interne du cycle des dépenses Principaux constats Lors de l’audit réalisé au cours du second semestre 2013, la Cour des comptes a constaté que l’acquisition de biens et services par le ministère de la Communauté française se caractérise, à quelques exceptions près, par une importante décentralisation. Dans ce cadre, tous les respon- sables de chaque étape du processus ne sont, en outre, pas formellement et nominativement identifiés. Le ministère n’a mis en place aucune véritable politique structurée des achats et ne procède pas à une analyse systématique, consolidée et formelle des besoins des différents services. L’absence d’un outil informatique permettant une gestion intégrée de l’intégralité du cycle, couplée à la décentralisation de la fonction d’achat, ne favorise d’ailleurs pas cet exercice. Il n’existe notam- ment aucune base de données exploitable qui permettrait un suivi affiné des activités d’achat de l’ensemble du ministère ou des analyses de type prévisionnel. De plus, l’absence d’un inventaire complet et fiable ne permet pas de définir avec précision les besoins d’acquisition et de renou- vellement. 4 De manière générale, la Cour des comptes note l’insuffisance des procédures documentées liées au processus d’achat. Les mesures afférentes au contrôle interne, en particulier, ne sont pas suf- fisamment formalisées et détaillées. Dans les dossiers d’engagement et de liquidation, en raison de l’absence de traces de contrôle distinctives, systématiques et formellement définies, il n’est pas possible d’établir, de manière claire et univoque, quelles vérifications les différents interve- nants ont effectivement réalisées. La Cour a constaté certains manquements, comme l’absence d’engagement préalable systématique pour des dépenses afférentes à des marchés de travaux, de fournitures et de services, avant leur notification aux tiers. La Cour des comptes a constaté qu’une nouvelle application informatique permet un suivi des délais de traitement des factures du ministère. Cependant, le dispositif de mesures mis en place demeure insuffisant pour assurer le respect effectif des échéances légalement prévues et écarter tout risque de doubles paiements ou de paiements erronés. Par ailleurs, la possibilité, pour les agents qui utilisent les modules de liquidation des dépenses, d’avoir accès, au sein de l’applica- tion comptable, à la signalétique des tiers bénéficiaires des paiements constitue un risque majeur pour l’intégrité du processus de paiement. La Cour souligne également que les risques de mani- pulation des fichiers, avant exécution des paiements par le trésorier centralisateur, sont insuffi- samment maîtrisés. Les achats payés par les trésoriers décentralisés via les avances de fonds se caractérisent par un seul niveau de contrôle préalable et une superposition de vérifications a posteriori opérées par divers intervenants, dont l’unité d’inspection des trésoriers décentralisés, instituée en janvier 2011. Les contrôles effectués en interne ont conclu à des manquements importants. Si la Cour des comptes a relevé quelques améliorations lors de l’audit, des erreurs et des faiblesses per- sistent néanmoins. Elle souligne également certaines carences du dispositif susceptibles de nuire à la bonne gestion. Les plafonds fixés autorisent ainsi des paiements aux montants relativement élevés et certaines dispositions dérogatoires valident même, parfois, l’absence de plafond. Dans l’ensemble, la Cour des comptes observe que l’administration, qui ne dispose pas de la maîtrise de l’achat de matériel informatique, a développé en interne des applications spécifiques pour pallier l’absence de fonctionnalités informatiques modernes. Même si elles apportent une réponse pratique et peu onéreuse à certaines problématiques, les applications développées pour la gestion des avances de fonds ou le suivi des factures ne suffisent cependant pas à garantir un niveau de sécurité et de contrôle comparable à celui des logiciels performants actuels. Évolutions notables et recommandations En réponse à ces constats, l’administration a indiqué que, depuis février 2014, l’organisation des achats se centralise davantage. Ainsi, pour une grande majorité des biens utiles au fonctionne- ment de l’administration, le recours aux centrales d’achat existantes devient obligatoire dans tous les services du ministère et les responsabilités ont été, pour ce type d’achat, précisément déterminées. Un groupe de travail est par ailleurs chargé d’examiner les besoins des entités. Le ministère a également mis en évidence l’instauration progressive, dans ses différents ser- vices, d’un progiciel de gestion intégré capable, notamment, de gérer l’ensemble du processus des achats et l’inventorisation des biens. Sa généralisation devrait s’accompagner d’une gestion centralisée de l’outil et permettre la production de statistiques globalisées. SYNTHÈSE / 5 Compte tenu des constats posés dans le cadre de l’audit et en raison des évolutions évoquées par l’administration, la Cour des comptes recommande de poursuivre la centralisation de la fonction d’achat, tout au moins par grandes catégories de biens. Toutes les exceptions aux principes éta- blis devront être formellement prévues et dûment motivées. L’identification des intervenants dans le processus et de leurs responsabilités devra être étendue à tous les types d’achats afin d’assurer une répartition sans équivoque des compétences. Un référentiel unique et mis à jour en temps utile facilitera le contrôle des habilitations. Au vu des derniers développements communiqués, la Cour des comptes constate que les condi- tions d’analyse des besoins du ministère devraient s’améliorer. Cependant, la Cour estime que les pratiques actuelles ne permettent pas encore de réunir les conditions nécessaires à la conduite de procédures d’achats efficaces et efficients pour l’ensemble des dépenses. Elle recommande ainsi de mettre en œuvre une analyse objective, documentée et transversale des besoins, qui s’appuie, notamment, sur un inventaire fiable de ceux-ci. Ce processus constitue le fondement d’un plan d’achats raisonné dont le ministère devrait se doter. La Cour des comptes préconise également d’élaborer et de diffuser une documentation com- plète et détaillée des procédures de contrôle interne à mettre en œuvre en conformité avec la nouvelle réglementation en vigueur. Si certaines adaptations ont déjà été réalisées en la ma- tière à la suite de l’audit, la Cour des comptes insiste plus spécifiquement sur les contrôles que doit opérer l’ordonnateur qui assume la mission de constater les droits tant en recettes qu’en dépenses. Des règles harmonisées devront s’appliquer à l’ensemble du ministère et viser une responsabilisation accrue des ordonnateurs. Lors de la phase du paiement, des contrôles complémentaires automatisés devront aussi être instaurés, tant pour le circuit classique que pour les avances de fonds. L’administration devra également se doter des procédures et outils adéquats en vue de maîtriser davantage les risques de dépassement du délai d’échéance des factures, ainsi que les risques de doubles paiements ou de paiements erronés. L’enregistrement de chaque bénéficiaire dans l’application comptable devra notamment comporter un identifiant unique, pour écarter toute possibilité d’enregistre- ments multiples, même sous des dénominations différentes, et l’accès à la signalétique des tiers devra être réservé à des agents n’intervenant pas dans le processus de liquidation ou de paie- ment des dépenses. En ce qui concerne les avances de fonds, leur spécificité tend à perdre sa raison d’être depuis la suppression du visa préalable de la Cour des comptes. En conséquence, celle-ci estime que ce mode de paiement ne se justifie plus que dans un nombre très limité de cas. Plusieurs types de dépenses devraient en effet être payés par le trésorier centralisateur. Quant au système informatique, la Cour des comptes recommande de privilégier une solution qui intègre toutes les étapes du cycle des achats. La mise en œuvre d’une telle application pourrait accroître le niveau de contrôle interne et répondre à différentes lacunes constatées en instaurant des vérifications automatisées. Un système de uploads/s1/ controle-interne-et-inventaire.pdf