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MODULE M.3.2 Record Management Pr. Aicha KAFIF. 2020/2021 M 3.2.1 Diplomatique

MODULE M.3.2 Record Management Pr. Aicha KAFIF. 2020/2021 M 3.2.1 Diplomatique contemporaine 1 Objectifs généraux Initier les étudiant(e)s à la diplomatique contemporaine et à les rendre capables d'interpréter le contexte de création et d'utilisation des documents produits dans les organisations. Objectifs spécifiques Au terme de ce cours, l'étudiant(e) sera en mesure de : 1.Comprendre et appliquer les notions, typologies et méthodes de la diplomatique contemporaine Développer le cadre intellectuel nécessaire à l’analyse et à l’identification des documents et des dossiers dans n’importe quel milieu organisationnel et quel que soit le stade de vie des documents; Étudier les archives contemporaines à partir des méthodes propres à la diplomatique; Reconnaître et s'assurer de la présence de composantes qui garantissent l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité, l’exploitabilité et la validité d’un document. 2.Comprendre et analyser le contexte de création et d'utilisation des documents produits par les organisations Plus précisément : • Comprendre le lien organique entre les documents, la notion de dossier et de chaîne documentaire; • Identifier les documents et dossiers essentiels d’une organisation; • Comprendre et modéliser la circulation de l’information dans une organisation. 3.Comprendre les enjeux et les atouts de la science diplomatique dans un contexte numérique Plus précisément : Comprendre les défis à relever dans l'environnement numérique et le rôle clé de l'archiviste et de la diplomatique dans la gestion de l'information numérique Objectifs du cours 2 Présentation du cours I. Rappels 1.1. Le concept de document d'archives : nature, valeur, cycle de vie 1.2. Définition des archives (documents administratifs) 1.3. Structure de la mémoire interne d’un organisme 1.4. Le principe de respect des fonds : principe fondamental de l'archivistique 1.5. La théorie des trois âges : un outil de gestion des archives 1.6. Théorie des valeurs II. Introduction à la diplomatique : de la diplomatique médiévale à la diplomatique contemporaine 2.1. Définition et objet de la diplomatique 2.2. Les fondamentaux de la discipline 2.3. L’analyse de l’acte 2.4. La critique de l’acte 2.5. La forme des actes 2.6. La tradition des actes 2.7. La genèse des actes 3 Présentation du cours III. L'analyse diplomatique et l'analyse archivistique du document 3.1. L’analyse diplomatique : De la diplomatique à la typologie des documents et au genre d’information 3.2. Identification et analyse des documents : La grille d’analyse 3.3. Le contexte de création 3.4. Définition 3.5. Le contenu 3.6. Conditions de validité 3.7. Fonctions 3.8. Conservation 3.9. Autorité responsable 3.10. Documents reliés 3.11. Informations complémentaires 3.12. Lois 4 Présentation du cours IV. Genèse et typologie des documents des organisations 4.1. Documents constitutifs 4.2. Les documents de réunion 4.3. Les documents de direction 4.4. Les documents juridiques 4.5. Les documents comptables et financiers 4.6.Les documents de ressources humaines et de relations de travail 4.7. Les documents de communication 5 Présentation du cours V. La « notion » de dossier dans la gestion de l’information organique et consignée d’une organisation 5.1. Qu’est-ce qu’un dossier ? 5.2. L’interdépendance des documents Caractéristiques du dossier 5.3. L’homogénéité de l’information 5.4. L’autonomie du dossier VI. Le dossier : de la création à l’évaluation 6.1. La création ou le mode de constitution d’un dossier 6.2. L’organisation du dossier 6.3. Catégorisation et caractérisation des dossiers 6 Rappels 1.1. Le concept de document d'archives : nature, valeur, cycle de vie 1.2. Définition des archives (documents administratifs) 1.3. Structure de la mémoire interne d’un organisme 1.4. Le principe de respect des fonds : principe fondamental de l'archivistique 1.5. La théorie des trois âges : un outil de gestion des archives 1.6. Théorie des valeurs 7 1.1. Le concept de document d'archives : nature, valeur, cycle de vie 8 "Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité, documents soit conservés par leur créateur ou leur successeurs pour leurs besoins propres, soit transmis à l'institution d'archives compétente en raison de leur valeur archivistique» Conseil International des Archives on entend par valeur de témoignage la « qualité que possèdent certains documents fondée sur leurs utilités secondes ou scientifiques ainsi que sur les caractères de témoignage privilégié, authentique et objectif ou d’information générale qui y sont contenus » • Peu importe la date, • la forme : officielle ou non • Le support (papier, fichier informatique, photographie...) • le producteur • L’activité est la condition • le document d’archives est produit dans une procédure, non une œuvre « gratuite » de l’esprit, mais un moyen : d’information et/ ou de preuve . • justification des faits (achat, naissance, transaction, décision administrative…). La production des archives est une conséquence de l’activité du producteur et non pas son but. Schéma su cycle de vie des documents et de l'information 9 Le cycle de vie du document ou cycle de vie de l'information : C’est un concept en gestion documentaire et en archivistique qui décrit les différentes étapes de l'existence de dossiers, de documents ou de données , depuis la production de l'information (création ou réception) jusqu'à son sort final (élimination ou conservation à long terme à des fins mémorielles). « Le cycle de vie d’un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation qui lui donne son plein effet engageant et l’événement qui déclenche le calcul de la date de fin de conservation. 1.2. Définition des archives (documents administratifs) « Le RM vise à garantir l'existence des documents, et leurs modalités d'accès, ainsi que l'authenticité (preuve de la production ou de la réception d'un document), l'intégrité (preuve que le document est complet et n'a pas été altéré), la fiabilité (le contenu du document peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits) et l'exploitabilité (localisation, repérage et description du document) des informations. De même, il a pour vocation l'amélioration des circuits documentaires. » 10 1.3. Structure de la mémoire interne d’un organisme « Dans tout contexte de travail, la nécessité s’impose de construire et préserver une mémoire informationnelle qui s’articule, au-delà des archives, autour de savoirs professionnels, scientifiques ou artistiques, de savoir-faire techniques et de savoir-être culturels, et qui permet la circulation de l’information, des idées et des connaissances. Sa fonction ne se limite pas aux seules offres d’information, mais a une fonction matérielle de conservation de traces sélectionnées de l’activité, une fonction sociale de préservation et de réutilisation de la mémoire, ainsi qu’une fonction culturelle et discursive. Constituer une mémoire informationnelle revient à faciliter et permettre la circulation de l’information, des idées et des connaissances. Cette mémoire rassemblée et organisée constitue un patrimoine. L’organisation de l’information en vue de son usage professionnel et de sa communication à d’autres relève de la constitution d’une knowledge base , C’est la possibilité de passer de l’usage de l’information en contexte professionnel au partage des connaissances à travers la constitution de collections documentaires professionnelles qui peuvent s’inscrire dans un processus de patrimonialisation par la numérisation et la gestion de collections de documents » Liquète, V. (2016). La patrimonialisation de l’information professionnelle dans les organisations : pour un management négocié et durable. Revue COSSI, n°1- 2016 Schéma de la mémoire interne d’un organisme 1.4. Le principe de respect des fonds : principe fondamental de l'archivistique Contexte d’apparition L’apparition du principe du respect des fonds remonte au 1841, date à laquelle l’archiviste et l’historien français Natalis de Wailly - chef de la Section administrative des Archives départementales au ministère de l’Intérieur - propose de nouvelles mesures pour organiser les documents. Ces dernières consistent à gérer les documents en les considérants comme un groupement de documents unis selon leur provenance. La contribution de Wailly était majeure : il a eu le mérite de formaliser une méthode de travail qui met en perspective la provenance des documents et leur caractère organique. Cette méthode est devenue un principe fondamental de l’archivistique contemporaine, reconnu dans grand nombre de pays européens et américains (SCOTT, 1966; DUCHEIN, 1977; COOK, 1992; COUTURE, 1994) Définition Selon l’archiviste français Duchein (1977), ce principe « […] consiste à laisser groupées, sans les mélanger à d’autres, les archives (documents de toutes natures) provenant d’une administration, d’un établissement ou d’une personne physique ou morale donnée : ce qu’on appelle le fonds des archives de cette administration, de cet établissement ou de cette personne » (p.71-72). Duchein (1977) souligne la nécessité de préserver ensuite « la structure interne » (p. 89) des documents du même fonds tant que possible de sorte que l’ordre de classement original soit reconnaissable. Donc, le respect des fonds implique 3 notions : le respect de provenance (on ne mélange pas des documents de provenance différente), le respect de l'intégralité du fonds : le fonds ne subit pas de rajouts, ni suppression, le respect de l'ordre originel ou primitif des dossiers (lorsqu'il est possible de le conserver ou de le reconstituer), (respect de l’ordre interne tel qu’il a été constitué par le producteur des archives) 1.5 la théorie des trois âges : Chaque dossier a uploads/s1/ cours-dc-partie-i.pdf