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1 iz CHARGEE DE COURS : Mme GNEGOURY Albertine TANO. © CARAMI PRODUCTION MINIST

1 iz CHARGEE DE COURS : Mme GNEGOURY Albertine TANO. © CARAMI PRODUCTION MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE STATISTIQUE ET D’ECONOMIE APPLIQUEE ANNEE ACADEMIQUE 2011-2012 LIEU : ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE STATISTIQUE ET D’ECONOMIE APPLIQUEE COCODY LES OUTILS DE GESTION ADMINISTRATIVE COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE 2 PAGE AVANT PROPOS GENERALITES I. LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF 1- La dignité 2- Le respect de la hiérarchie 3- Le sens des responsabilités 4- L’objectivité 5- La courtoisie 6- La prudence 7- La précision et l’exactitude 8- La clarté, la concision et l’efficacité 9- L’homogénéité II. LES FORMULES CONSACREES DU VOCABULAIRE ADMINISTRATIF 1- Les formules d’appel et de courtoisie a) Formule d’Appels b) Formules de courtoisie ou de politesse 2- Les formules d’introduction 3- Les formules de conclusion DEUXIEME PARTIE : LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE CHAPITRE I : LA LETTRE I. LES MENTIONS OBLIGATOIRES A. L’appellation de l’Etat et la devise B. Le timbre C. Le lieu et la date D. La suscription (ou réclame) E. La courtoisie F. Le numéro d’enregistrement G. L’objet H. les initiales I. La signature II. LES MENTIONS FACULTATIVES ET CIRCONSTANCIELLES 1- Les mentions facultatives a. La référence b. Les pièces jointes c. L’ampliation d. Le sous couvert 2- Les mentions circonstancielles III. LE CORPS DE LA LETTRE 1- L’introduction 2- Le développement 3- La conclusion IV. LES DIFFERENTS TYPES DE LETTRES V. LA LETTRE A FORME PERSONNELLE CHAPITRE II : LES DOCUMENTS DE LIAISON I -LE BORDEREAU A. Le bordereau classique (bordereau d’envoi) B. Le bordereau simplifié (soit-transmis) SOMMAIRE 4 5 5 5 5 6 7 7 7 8 8 8 9 9 9 10 11 13 14 14 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 19 19 19 19 19 19 20 20 20 20 20 21 21 23 23 23 23 COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE 3 II - LA NOTE III - LE TELEGRAMME OFFICIEL DEUXIEME PARTIE : LES DOCUMENTS D’INFORMATION CHAPITRE I : LES DOCUMENTS D’INFORMATION INTERNES OU DOCUMENTS D’ETUDES I. LE COMPTE RENDU II. LE PROCES VERBAL III. LE RAPPORT CHAPITRE II : LES DOCUMENTS D’INFORMATION EXTERNE I. LA CONVOCATION II. L’AVIS III. LE COMMUNIQUE IV. L’ATTESTATION ET LE CERTIFICAT TROISIEME PARTIE : LES DOCUMENTS D’INJONCTION OU D’INSTRUCTION I. LA NOTE DE SERVICE II. LA CIRCULAIRE III. L’INSTRUCTION IV. L’ORDRE 23 24 26 26 26 27 29 30 30 30 31 31 34 34 34 35 35 COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE 4 AVANT PROPOS Chargé d’organiser la vie collective de ses citoyens, l’Etat (Administration) dans la dynamique de ses rapports avec les administrés échange avec ceux-ci au moyen de documents qui prennent des appellations diverses selon le cas (lettre, bordereau, compte rendu, procès verbal, rapport etc.). Les fonctionnaires et agents de l’Etat qui sont les animateurs des structures étatiques se doivent de maîtriser la confection de ces documents au regard des exigences du style Administratif. Il s’avère nécessaire d’acquérir les notions de base avant leur entrée dans l’Administration. Le présent cours comportera trois (03) parties à savoir : - Les documents de correspondance ; - Les documents d’information ; - Les documents d’injonction ou d’instruction. COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE 5 GENERALITES La rédaction Administrative est-elle un genre littéraire ? A-t-elle ses lois et ses règles propres ? En fait, il existe un style propre à l’Administration. L’Administration a une manière particulière d’écrire et d’exprimer sa pensée. Il y a un mode de rédaction habituel aux structures administratives. Il y a donc un style administratif que l’on peut définir comme le langage propre de l’Administration. Trois (03) sous parties seront étudiées ici. Il s’agit : - du caractère du style administratif ; - des formules consacrées du vocabulaire administratif ; - de quelques règles générales de la rédaction administrative. I. LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF Ils se manifestent par le choix des mots, de formules consacrées par les usages particuliers de l’Administration et par la tradition générale des bureaux. Ce sont : 1- la dignité Le délégataire de l’Autorité publique se doit d’écrire en français et sous une forme telle que le ton du document permette au lecteur d’en identifier le caractère officiel. Le souci de dignité se traduira dans les documents administratifs par la politesse, la courtoisie et la considération. La politesse du style, corollaire de sa qualité est liée à l’exercice de l’Autorité. La politesse et la courtoisie n’excluent pas, cependant, la fermeté. 2- le respect de la hiérarchie L’Administration est une structure pyramidale organisée hiérarchiquement. De la base au sommet de la pyramide, il existe un rapport de subordination. Le respect de la hiérarchie se traduit dans les écrits administratifs par l’emploi de formules et de mots qui marquent le respect des positions hiérarchiques. Ainsi, certaines formules ne sont utilisées que par les supérieurs s’adressant aux subordonnés et d’autres par les subordonnés s’adressant aux supérieurs. COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE 6 Supérieur s’adressant au subordonné on écrira : Subordonné s’adressant au Supérieur on écrira : Je vous prie de veiller à l’exécution de cette tâche. J’ai l’honneur de vous rendre compte… Je vous demande de… J’ai l’honneur de solliciter… Je vous prie de vouloir bien… J’ai l’honneur de vous exposer… * D’une manière générale, on rend compte à son supérieur, on fait connaître à son collègue et on informe le subordonné. 3- le sens des responsabilités L’Administration est responsable de ses écrits. Aussi, l’autorité qui signe un document endosse la responsabilité de son contenu. Le sens des responsabilités implique le refus : - de l’anonymat (tout document administratif pour être valable doit être signé) ; - de l’emploi du pronom indéfini « on » car trop vague ; - du « nous » sauf exception (on le retrouve dans certains textes réglementaires et dans les procès-verbaux). La responsabilité implique la prudence surtout lorsque la décision à intervenir dépend d’une autorité autre que le signataire. Dans ce cas, on s’exprimera au conditionnel. 4- l’objectivité C’est la caractéristique profonde du style administratif. Les réactions et considérations subjectives dont les adjectifs et épithètes sont la marque prépondérante n’ont pas de place dans les documents administratifs. L’objectivité commande que le style administratif soit impartial, objectif et dénué de toute passion. Ainsi, le rédacteur d’un document administratif ne doit point faire transparaître ses sentiments personnels. L’objectivité garantit donc l’unité et la continuité administrative Le rédacteur évitera de même les expressions présentant un caractère personnel émotionnel ou sentimental (souhait, espoir, admiration, joie…) Exemple : ne pas écrire : Dans l’espoir d’une suite favorable, je vous prie d’agréer, Monsieur… Mais plutôt je vous prie d’agréer Monsieur... COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE 7 NE PAS ECRIRE ECRIRE Souhaitant recevoir rapidement votre réponse, je vous assure de mon indéffective attachement. Je vous saurais gré de me faire parvenir votre réponse dans les meilleurs délais. Je suis vraiment désolé de ne pouvoir répondre favorablement J’ai le regret de ne pouvoir accéder à votre demande. * "J’ai le regret" peut être employé à la place de "j’ai l’honneur" pour atténuer une réponse négative. 5- la courtoisie Elle sera due aux Administrés qui sont également dignes d’intérêts. De ce fait l’Administration évitera : - les expressions désobligeantes, injurieuses ou péjoratives ; - les appréciations trop sévères et blessantes pour la dignité ou l’amour propre de celui qui en est l’objet. Pour cela, on n’écrira pas : ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA Votre rapport est un tissu de sottises. Votre rapport manque de réalisme. Votre demande est ridicule. Votre demande me paraît peut fondée. Je refuse votre demande. Il ne m’est pas possible de donner une suite favorable à votre demande. Transmettez-moi ce dossier. Je vous prie de bien vouloir me transmettre ce dossier. Tâchez d’apportez plus de soins aux affaires qui vous sont confiées. Je vous saurais obliger d’apporter plus de soins aux affaires qui vous sont confiées, J’attacherais du prix à ce que vous apportiez plus de soins aux affaires qui vous sont confiées. Je ne comprends pas comment vous avez pu rédiger une aussi mauvaise requête. Je m’étonne que vous ayez rédigé une telle requête. 6- la prudence C’est une qualité inséparable de la responsabilité de l’objectivité et de la courtoisie. L’écrit Administratif engage la responsabilité de toute l’Administration. Il convient donc d’utiliser le plus souvent le conditionnel pour exprimer les appréciations et les propositions. COURS DE REDACTION ADMINISTRATIVE 8 Pour ne pas trop engager l’avenir et se ménager la possibilité de revoir les décisions en fonction des données nouvelles, les souhaits devront être nuancés. Ainsi : ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA Je rejette définitivement. Il ne m’est pas possible de réserver une suite favorable à votre demande. Il faut réviser à tout prix cette position. J’estime qu’il conviendrait de réviser cette position ou je pense, pour ma part, qu’il serait souhaitable de revoir cette position D’après mes informations, la situation s’est améliorée mais elle n’est pas encore fameuse. Il me semblerait que la situation se soit améliorée mais je pense, pour ma part, qu’il reste beaucoup à faire. 7- la précision et l’exactitude Le document Administratif étant essentiellement un document de uploads/s1/ cours-de-redaction-administrative.pdf