Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Introduction à la GED et à l’ECM Stefane Fermigier - Cours à l’Epita - 2011/10/

Introduction à la GED et à l’ECM Stefane Fermigier - Cours à l’Epita - 2011/10/03 Wednesday, October 5, 2011 Wednesday, October 5, 2011 This presentation contains lots of TLAs! Wednesday, October 5, 2011 Le contexte Wednesday, October 5, 2011 Source: Wikipedia Wednesday, October 5, 2011 “Knowledge-based Economy” "The concept that supports creation of knowledge by organizational employees and helps and encourages them to transfer and better utilize their knowledge that is in line with company/organization goals" Source: Wikipedia Wednesday, October 5, 2011 “Knowledge-based Economy” The initial foundation for the Knowledge Economy was ﬁrst introduced in 1966 in the book The Effective Executive by Peter Drucker. In this book, Drucker described the difference between the manual worker and the knowledge worker. The manual worker, according to him, works with his hands and produces goods or services. In contrast, a knowledge worker (page 3) works with his or her head not hands, and produces ideas, knowledge, and information. Source: Wikipedia Wednesday, October 5, 2011 Le revers de la médaille Wednesday, October 5, 2011 L’Infobésité Wednesday, October 5, 2011 Quelques chiffres • 50% de contenu produit chaque année en plus par les entreprises • 1.8 zettaoctets en 2011 (10^21) • En 2005, un employé perdait en moyenne 3.5 heures / semaine à chercher sans succès des documents existants, et 3 heures à les recréer Wednesday, October 5, 2011 Un peu d’histoire Wednesday, October 5, 2011 Classiﬁcation de Dewey (1876) Source: Wikipedia Wednesday, October 5, 2011 The Filing Cabinet (1898) Source: Wikipedia Wednesday, October 5, 2011 Microﬁches (1906) Source: Wikipedia Wednesday, October 5, 2011 La dématérialisation (depuis 1970) Echanges sur les places de marchés boursières Echanges entre entreprises (ex: EDI, EDIFACT) Echanges entre l’état et les administrés (ex: impôts en ligne, appels d’offres...) Dans bien des secteurs, on conserve une dualité papier / numérique, avec transformation de l’un à l’autre (scan / impression) Wednesday, October 5, 2011 Le groupware (1981) Processus humain et organisationnel du travail en groupe et outils technologiques nécessaires à l’accomplissement de ce travail Concrêtement: messagerie + agenda partagé + dossiers partagés + conférence Ex: Lotus Notes, MS Exchange, Google Apps Wednesday, October 5, 2011 Le disque partagé (1984 et 1988) Parfois appelé “disque windows” NFS (Sun): 1984 et SMB (Microsoft): 1988 Encore le moyen dominant de partager des documents dans les entreprises Documents classés selon le principe du “plan de classement” hiérarchique Wednesday, October 5, 2011 La GED (1980) Indexation de documents stockés physiquement hors du système informatique (bibliothèques, archives physiques, microﬁches) Numérisation sur disques optiques (COLD) Gestion de la production de documents complexes et à forte valeur ajoutée (pharma, aérospatial...) à partir de 1990 Gestion des documents de référence de l’entreprise Wednesday, October 5, 2011 Le Web (~1995) Wednesday, October 5, 2011 Google (1998) Wednesday, October 5, 2011 L’ECM (2000) Apparaît comme la convergence de plusieurs technologies liées au documents: GED, WCM, DAM, Demat, etc. Idée de remplacer des solutions ponctuelles de gestion du contenu ou de l’information par une infrastructure structurante Wednesday, October 5, 2011 Le Web 2.0 (2003) Source: Tim O’Reilly - http://oreilly.com/web2/archive/what-is-web-20.html Wednesday, October 5, 2011 L’Entreprise 2.0 (2006) Source: Dion Hinchcliffe - http://www.zdnet.com/blog/hinchcliffe/the-state-of-enterprise-20/143 Wednesday, October 5, 2011 Les tablettes? (2010) Wednesday, October 5, 2011 Contenu, document, etc. Les déﬁnitions fondamentales Wednesday, October 5, 2011 La hiérarchie DIKW Wednesday, October 5, 2011 Wednesday, October 5, 2011 Information L'information est une collection de données organisées pour donner forme à un message. Source: “Ingénierie documentaire”, Stéphane Crozat et Bruno Bachimont (CC BY-NC-SA) Wednesday, October 5, 2011 Contenu Un contenu est une forme d'expression pourvue d'une valeur culturelle associée à un véhicule matériel, il exprime une signiﬁcation et suscite une réception et une interprétation. Ex: Une déﬁnition donnée oralement est un contenu. Source: “Ingénierie documentaire”, Stéphane Crozat et Bruno Bachimont (CC BY-NC-SA) Wednesday, October 5, 2011 Inscription Une inscription est un contenu ﬁxé sur un support matériel, tel qu'il lui apporte une permanence dans le temps. Ex: Une déﬁnition écrite est une inscription. Source: “Ingénierie documentaire”, Stéphane Crozat et Bruno Bachimont (CC BY-NC-SA) Wednesday, October 5, 2011 Document Un document est une inscription de contenus sur un support pérenne, établie dans un contexte de production et pour un contexte de réception. Ex: un glossaire de déﬁnitions publié sur un livret, par un enseignant pour ses étudiants est un document. Source: “Ingénierie documentaire”, Stéphane Crozat et Bruno Bachimont (CC BY-NC-SA) Wednesday, October 5, 2011 Source: “Ingénierie documentaire”, Stéphane Crozat et Bruno Bachimont (CC BY-NC-SA) Wednesday, October 5, 2011 Composition d’un document (texte) Les documents électroniques, tout comme les documents traditionnels, sont composés des quatre éléments formels : un contenu (le texte brut), une structure (l’organisation logique du texte), une présentation (la mise en page) et un contexte de création. Un document permet de conserver et de communiquer une information. Wednesday, October 5, 2011 GED (1980) Le terme de GED (gestion électronique de documents) apparaît dans les années 80. Son objectif initial est la gestion de l'archivage de documentations papiers, puis électronique, par la gestion de métadonnées. Source: “Ingénierie documentaire”, Stéphane Crozat et Bruno Bachimont (CC BY-NC-SA) Wednesday, October 5, 2011 GEIDE (1994) Le terme de GEIDE est promu en 1994 pour ancrer la gestion des formats électroniques et le passage à la numérisation/dématérialisation (images scannées, PDF, bureautique via RTF notamment) Source: “Ingénierie documentaire”, Stéphane Crozat et Bruno Bachimont (CC BY-NC-SA) Wednesday, October 5, 2011 ECM (2000) L'ECM (Enterprise Content Management ou gestion de contenu d’entreprise) regroupe les systèmes informatiques permettant de gérer les processus documentaires au sein d'une organisation Source: “Ingénierie documentaire”, Stéphane Crozat et Bruno Bachimont (CC BY-NC-SA) Wednesday, October 5, 2011 ECM (def. alt.) Enterprise Content Management (ECM) is a formalized means of organizing and storing an organization's documents, and other content, that relate to the organization's processes. The term encompasses strategies, methods, and tools used throughout the lifecycle of the content. Wednesday, October 5, 2011 Les enjeux pour l’entreprise Wednesday, October 5, 2011 Types d’avantages concurrentiels Efﬁcience: faire correctement, mieux, plus vite, ce qu’on fait déjà (baisser les prix, augmenter les marges) Réduction des risques Retour sur actifs: augmenter les gains générés par des resources existantes Stratégique: lancer de nouvelles offres, établir une barrière à l’entrée Wednesday, October 5, 2011 Wednesday, October 5, 2011 Source: Capitalizing on Complexity - Insights from the Global CEO Study, IBM, 2010 Wednesday, October 5, 2011 Exercice Donner une liste d’avantages concurrentiels que l’on peut attendre de la GED ou de l’ECM (dans les domaines de l’efﬁcience, du retour sur actifs et de l’avantage stratégique) Wednesday, October 5, 2011 Gains de productivité Source: IDC, 2005 Wednesday, October 5, 2011 Agilité Il ne faut pas pour autant ﬁger les processus au point de ne plus pouvoir répondre au changement Les outils “2.0” ou de collaboration émergente intègrent cette dimension, tout comme le case management adaptatif Wednesday, October 5, 2011 Meilleur service En exploitant mieux l’information disponible dans l’entreprise, et en ayant des processus de réponse mieux contrôlés, on améliore la qualité des réponses aux clients (ex: propositions commerciales, support, etc.) Wednesday, October 5, 2011 In what seems a growing fog of data, CEOs have never expressed a greater need to obliterate their blind spots. Too often, they say, information based on customer interactions is trapped in organizational silos. Organizations that are able to combine, or layer, many kinds of information from different customer channels—with frequency—are best positioned to succeed. Source: Capitalizing on Complexity - Insights from the Global CEO Study, IBM, 2010 Wednesday, October 5, 2011 Maîtrises des risques L’utilisation de l’ECM permet de contrôler les processus documentaires dans l’entreprise Donc d’en mieux maîtriser les éventuels dérapages (retard dans des réponses, pertes de documents, conservation de documents compromettant!) Wednesday, October 5, 2011 Contraintes légales Toutes les organisation sont soumises à des contraintes légales (ex: conservation des documents comptables) ou réglementaires (ex: pharma) “Legal discovery” A contrario, conserver certains documents trop longtemps peut constituer un risque Wednesday, October 5, 2011 Statut juridique du document électronique Aux termes de l’article 1316-1 du code civil, la reconnaissance juridique de l’écrit ne dépend ni de sa forme (format), ni du support utilisé, ni des modalités de transmission. Cette disposition s’applique également pour la validité des écrits électroniques en droit civil. Pour que l’écrit original soit requis à titre de preuve ou à titre de validité il devra, notamment, se conformer à la double exigence fonctionnelle dont dispose l’article 1316-1 du code civil, à savoir : l’imputabilité de l’acte et la garantie de son intégrité. Wednesday, October 5, 2011 Gouvernance de l’information En entreprise, l’information est souvent isolée dans des “silos” (un par département, ou un par application informatique) Grâce à une approche globale de la gestion de ces actifs numériques, l’ECM doit permettre une meilleure circulation de l’information pertinente et donc une meilleure valorisation de celle-ci Wednesday, October 5, 2011 Gestion des connaissances L’ECM peut servir de support à une démarche de gestion des connaissances: percevoir, identiﬁer, analyser, organiser, mémoriser, et partager des connaissances entre les membres de l’organisation, en particulier les savoirs créés par l'entreprise elle-même (ex: marketing, R&D) ou acquis de l'extérieur (ex: intelligence économique) uploads/s1/ cours-ecm-epita-2011 1 .pdf