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AUDIT FINANCIER CYCLE ACHATS –ENTRÉE EN STOCKS – FOURNISSEURS Réalisé par : Hay

AUDIT FINANCIER CYCLE ACHATS –ENTRÉE EN STOCKS – FOURNISSEURS Réalisé par : Hayat ZAID Iliass RIDA Soukaina BELEAMARIA Kenza ELRHANNAI Année universitaire 2016/2017 Master Actuariat et Gestion des Risques INTRODUCTION L'audit quelle que soit sa nature, légal ou contractuel devient une nécessité pour certaines entreprises et une obligation pour d'autres. Au niveau de sa mission, l'auditeur traite les différents cycles relatifs à l'activité de l'entreprise notamment les postes du bilan et du compte de résultat pour essayer d’avoir une vision générale sur l’entreprise et ses différents cycles. Nous pouvons citer à ce titre : • Le cycle Immobilisations • Le cycle Stocks • Le cycle Achats - Fournisseurs • Paie • Charges - Créditeurs etc.... À cet effet, nous allons nous pencher de près sur la section Achats-Fournisseurs qui représente une section importante dans la vie d'une entreprise car elle doit régulièrement gérer son approvisionnement ainsi que ses relations avec ses fournisseurs et le cycle achats/fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut être faite. Afin de contrôler le cycle, l’auditeur doit obligatoirement s’assurer de l’existence des procédures et leur respect pour pouvoir mesurer son degré de tolérance au niveau des ajustements relevés. Quels sont donc les principaux objectifs du contrôle interne du cycle Achats-Fournisseurs dans une mission d'audit ? Et quelles sont les techniques pratiquées à ce stade de la mission ? C’est essentiellement ce que nous allons essayer de traiter dans cet exposé. RÉPARTITION DES TÂCHES RELATIVES AU CYCLE ACHAT, STOCK, FOURNISSEUR, PAIEMENT A ce cycle, il faut s’assurer de la séparation des tâches. Dans le cadre d'un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services suivants : (ou une séparation entre différentes personnes des tâches correspondantes à accomplir) - Services "initiateurs de la commande" : Ils émettent des « demandes d'achat » dans des limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs. - Service "Achats" : Il établit les bons de commande sur la base soit des demandes d'achat, soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison. - Service "Réception" : Il s'assure de la conformité de la livraison avec la commande (quantité et qualité). - Service"Stocks" : Il reçoit la marchandise du service "Réception" et fait les enregistrements correspondants. - Service"Comptable" : Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été approuvées. - Service"Trésorerie" : Il règle les factures en s'assurant de leur approbation par les personnes compétentes (approbation sur la facture, la date et le moyen de paiement) I) CYCLE ACHAT STOCK Disfonctionnement Recommandation « La société « Electro-services » ne dispose pas de procédures écrites » -Absence de procédure écrite bien définie pour expliquer le circuit de gestion des commandes en interne Contrôle défaillants, cumul des tâches, non maitrise des risques, non-respect du dispositif de contrôle interne, absence des moyens de communication.  Arrêter une procédure écrite claire expliquant en détail le processus de gestion des commandes de bout en bout Le manuel de procédures est un document obligatoire, descriptif qui a pour objet d’améliorer la gestion ainsi d’avoir un guide opératoire afin d’indiquer le circuit de traitement des opérations et assurer le bon fonctionnement du contrôle interne « Toute commande doit passer par le service achat. Les bons de commande sont pré numérotés et sont établis en quatre exemplaires auto-reproduits : un pour le fournisseur ; un pour le service achat ; un pour le chef magasinier (Mr Thami) ; et un pour la comptabilité fournisseur (Mme Hanae) » -le bon de commande n’est pas transféré à la personne qui gère la réception des commandes qui est Mr Hatim Non-respect du dispositif de contrôle interne, Fraude, vol ….  L’envoie d’un cinquième exemplaire à Mr Hatim afin de rapprocher le bon de commande avec la commande reçu d’une part et avec le bon de livraison d’autre part - Entre la passation de la commande et la réception de celle- ci, il n’y a pas une procédure liée au suivi de la commande Ne pas réagir dans les meilleurs délais s’il aura des modifications ; Livraison partielle ou incomplète suite à un problème chez le fournisseur tel rupture du stock ;  Vérifier l’accusé de réception qui doit être envoyé par le fournisseur qui confirme l’acceptation de la commande selon les conditions négociées ;  Mettre en place une procédure de relance des fournisseurs dans le cas d’un retard de livraison (lettre de relance) « Le service réception se situe à l’entrée de l’usine, Lorsque les camions livrent la marchandise, le réceptionnaire, Mr Hatim, signe le bon de livraison du fournisseur, en garde un exemplaire et en remet un deuxième au livreur. Le réceptionnaire crée alors un bon de réception, bon interne à la société qui est établi en quatre exemplaires : un envoyé au service achat ; un accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans le magasin concerné ; un conservé par Mr Hatim, et un adressé à Mme Hanae. » - Absence de procédure de contrôle qualitatif et quantitatif des pièces livrées par le fournisseur. En effet, Les pièces livrées par le fournisseur sont stockées directement avant même d’être contrôlées par le réceptionnaire; - Absence de contrôle de conformité entre ce qui est dans le bon d’achat et le bon de livraison - Le risque d’avoir des pièces défectueuses au stock, Perte Fraude (vol,….) Prévoir une procédure de contrôle des pièces fournies par le fournisseur au moment de la livraison, avant de les mettre en stock ;  L’entreprise doit disposer des moyens pour vérifier et tester la qualité et la quantité des commandes réceptionnées ;  Comparer la livraison réelle avec le besoin enregistré sur le bon de commande. « Les pièces reçues sont directement entrée en stock. Les pièces défectueuses ne sont repérées que lors de l’entrée en atelier d’usinage ou d’assemblage. Les entrées en stock se font chaque après-midi sauf dans le cas où il y’aurait rupture de stock et nécessite de transférer directement les pièces de l’aire de réception à l’atelier concerné ; aucune procédure de mise à jour des stocks n’est prévue dans ce cas. Le magasinier qui s’occupe des entrées physiques en stock met à jour l’inventaire permanent à la fin de chaque journée. - Service réception : Absence de procédure de contrôle des pièces livrées par le fournisseur En effet, les pièces jugées défectueuses ne sont identifiées que lors de l’entrée en atelier d’usinage ou d’assemblage ; - Service stock : Absence de procédure d’enregistrement et mise à jour des stocks Le risque d’avoir des pièces défectueuses au stock, Perte Fraude (vol,….), le risque d’entraver l’activité de la société.  Prévoir une procédure de contrôle des pièces fournies par le fournisseur au moment de la livraison, avant de les mettre en stock ;  Définir un processus de mise à jour des stocks :  Objectif : faire face aux ruptures de stocks éventuelles qui risquent d’entraver l’activité de la société ou arrêter même la production. II) CYCLE FACTURATION ET PAIEMENT dysfonctionnement Recommandation Absence d’un système d’information  Perte des documents (bon de commande, bon de réception, facture, ordre de paiement Absence d’un moyen pour vérifier et suivre les opérations d’achats d’une manière efficace et rapide « Elle effectue alors la vérification de la facture et appose un cachet avec les imputations comptables, la date de vérification et sa signature sur la ligne « bon à payer ».  Absence du principe de séparation des tâches  La mise en place d’un SI  Si l’entreprise ne dispose pas des moyens financiers pour acheter un SI, les dirigeants peuvent utiliser des fichiers EXCEL pour garantir une traçabilité informatique Automatiser le processus de règlement des factures. Le comptable aura pour mission de : - Rapprocher les factures aux bons de commande et aux bons de réception. - Vérifier les quantités, prix moyen et modes de règlement. - Remonter le tout au chef comptable pour validation avant de les enregistrer. Le chef comptable Nabih aura pour mission de : -contrôler et valider les factures et y apposer la mention « bon à payer » avant de les transmettre au trésorier pour règlement. « les factures sont enregistrés sont enregistrés en comptabilité et classées par date d’échéance en attente du règlement qui sera effectué par chèque ou virement bancaire.»  Trésorier qui décide la date d’échéance « Mme Salma transmet le tout au directeur financier Mr RAKI pour signature. Les documents signés reviennent à Mme SALMA pour comptabilisation du paiement puis à Mme HANAE pour classement par ordre alphabétique des fournisseurs.»  Le DG ne contrôle pas les documents Le trésorier fait un contrôle deuxième niveau, et prépare alors le règlement et c’est lui qui choisit une date d’échéance pour les effets allant de 30 à 90 jours selon la disponibilité des fonds. Le trésorier remonte le tout au DAF (Mr RAKI) qui après contrôle signe la demande de règlement et appose son visa sur le chèque ou effet et puis uploads/s1/ cycle-achat-stock-fournisseur.pdf