Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

DOCUMENTS DU SMQ Architecture méthodologie de rédaction et de gestion pouvoir c

DOCUMENTS DU SMQ Architecture méthodologie de rédaction et de gestion pouvoir construire et gérer La gestion documentaire Les bases d ’un système de management de la qualité Kady OUATTARA / Système d t i 1 OBJECTIF GENERAL 1- Connaître l’architecture de la documentation du SMQ d’un organisme 2- S’approprier une méthodologie de rédaction et de gestion des documents du SMQ 3- Pourvoir construire et gérer le système documentaire de son organisme Kady OUATTARA / Système 2 PROGRAMME DE LA FORMATION CHAP. 1 CHAP. 2 CHAP. 3 Les généralités sur les documents du SMQ Les documents du SMQ et leur gestion Quelques cas pratiques Kady OUATTARA / Système 3 PLAN 1) Qu’est ce que la gestion documentaire ? 2) Les objectifs de la gestion documentaire 3) Les composantes du système documentaire 4) Par quoi commencer? 5) La procédure de gestion documentaire 6) La création d’un document qualité 7) La diffusion d’un document qualité 8) L’application d’un document qualité 9) Le suivi d’un document qualité 10) L’archivage d’un document qualité 11) Quelques conseils Kady OUATTARA / Système d t i 4 5 Note introductive Nous fonctionnons en entreprise comme au relais 4X100. Malgré nos performances individuelles, si nous passons mal le relais ou si nous courrons dans le désordre sans respecter les règles, si nous démarrons sans tenir compte de celui qui tient le relais, nous perdons la course. Généralités Concevoir Produire Distribuer Informations Prolifération de documents Kady OUATTARA / Système d t i 6 7 IL FAUT DONC ETABLIR LES REGLES, LES METTRE A LA DISPOSITION DE TOUS ET SUIVRE LEUR RESPECT PAR TOUS LES MEMBRES DE L’EQUIPE J ’ECRIS CE JE DIS ET JE FAIS CE QUE J ’AI ECRIT EN APPORTANT LES PREUVES J ’ECRIS CE JE DIS ET JE FAIS CE QUE J ’AI ECRIT EN APPORTANT LES PREUVES Note introductive Note introductive DEFINITION « Un système documentaire est un ensemble structuré et organisé de documents de natures différentes » Norme AFNOR FD S 99-31 ENJEUX Exigences du COFRAC en vue de l’accréditation « Le laboratoire doit définir, documenter et mettre à jour les procédures de maîtrise de tous les documents et informations qui constituent sa documentation de la qualité » point 4.3 de la norme NF EN ISO 15189 QU’EST-CE QU’UN SYSTEME DOCUMENTAIRE? Kady OUATTARA / Système d t i 8 Document Support d’information contenant des donnés significatives -procédure Kady OUATTARA / Système d t i 9 QU’EST-CE QUE UN DOCUMENT? 10 • REQUIS PAR ISO : C’est une condition préalable pour un système approuvé ou certifié ISO 9000 • PERMET DE MAITRISER LES CHANGEMENTS : C’est un moyen pour gérer et faciliter les modifications • CAPITALISE LES MEILLEURES PRATIQUES : Cela assure la cohérence dans la réalisation des activités routinières et contribue à opérer de la manière la plus efficace • CONSTITUE DES OUTILS DE COMMUNICATION ET DE FORMATION : C’est une aide à la formation qui permet aux gens d’évoluer plus facilement au sein de la société Cela élimine évidemment les excuses du genre « personne ne me l’avait dit » • PERMET L’AUDIT : PAS DE SYSTEME DOCUMENTE PAS D’AUDIT !!! Pourquoi écrire Pourquoi écrire 11 Pourquoi écrire Pourquoi écrire Écrire parce qu’il faut : 1 – harmoniser les méthodes de travail au sein de l’organisme 2 – réduire les risques d’erreurs ou de dysfonctionnements 3 – faciliter les réflexions et les améliorations 4 – informer les nouveaux agents et autres personnes 5 – faciliter l’apprentissage des nouveaux agents 6 – conserver le savoir faire et la mémoire de l’organisme 7 – assurer la répétabilité des activités 8 – respecter les exigences normatives, cas de la norme ISO 9001 (2008) Formaliser par écrit les règles de fonctionnement et les pratiques professionnelles. Sauvegarde du savoir-faire. Harmoniser les pratiques entre les différents acteurs réalisant entièrement ou partiellement une même tâche ou activité. Rendre l’information accessible. S’assurer que l’information est valide et d’actualité. Prévenir les risques et les dysfonctionnements. Tracer tous résultats, toutes communications et toutes décisions. Formation des nouveaux arrivants. 2- LES OBJECTIFS DE LA GESTION DOCUMENTAIRE? Kady OUATTARA / Système d t i 12 QUE FAUT-IL ÉCRIRE ? Il faut consigner par écrit : 1- les informations et données exigées par un référentiel 2- les informations et données importantes pour l’organisme 3- les informations pour lesquelles l’absence d’écrit peut nuire au bon fonctionnement de l’organisme et à l’atteinte des objectifs 4- le juste nécessaire 13 Kady OUATTARA / Système d t i Caractéristiques : •Être efficace, complet mais sans excès •Normaliser le fonctionnement de l’entreprise •Rendre autonomes les employés et les responsabiliser •Faciliter la rotation des tâches en accroissant leur polyvalence •Favoriser la communication en permettant un dialogue transversal entre activités Généralités 14 15 PARTIE 2 LES DOCUMENTS DU SMQ ET LEUR GESTION Le Système Documentaire Kady OUATTARA / Système d t i — Politique qualité et objectifs — Approche processus — Matrice des risques — Procédures — Procédures système — Manuel qualité — Quelques documents essentiels 16 Les documents du SMQ et leur gestion Les documents du SMQ se classent en deux catégories : - Les documents internes Ce sont les documents élaborés par l’entreprise et nécessaires à son fonctionnement. Exemples : Politique qualité, Manuel qualité, Procédures, Instructions, etc. - Les documents externes Ce sont les documents provenant de l’extérieur et qui ne sont de ce fait pas élaborés par l’entreprise. Exemples : C’est le cas des normes, des guides 17 Manuel Qualité Procédures générales Procédures opérationnelles (Instructions) (Modes opératoires) (Méthodes de mesure) I II III IV Enregistrements Indicateurs Documents de références Généralités Documents extérieurs Kady OUATTARA / Système d t i Politique qualité Pyramide documentaire selon la norme ISO 18 Généralités Le Modèle Le Référentiel La Réalité ISO MAQ Procédures Instructions de travail Enregistrements Activité, Prestations , produits … Résultats (plans d’action) Progrès continus Satisfaction clients Adéquation / Aptitude du système Qualité Efficacité Conformité Élaboration Conformité Mise en œuvre Kady OUATTARA / Système d t i 19 Politique qualité et Objectifs Définition Orientations et générales, d’un Kady OUATTARA / Système d t i politiques organisme, relatives à la qu’elles sont qualité telles officiellement formulées par la direction. 20 Politique qualité et Objectifs Objectif Fixer un cadre au développement du Système de Management de la Qualité. Kady OUATTARA / Système d t i 21 Kady OUATTARA / Système d t i Politique qualité et Objectifs Celle-ci doit être : - cohérente avec les autres politiques - adaptée à la finalité de l’organisme - orientée vers le client - support de l’amélioration continue - communiquée et comprise - revue pour assurer son adéquation 22 Kady OUATTARA / Système d t i Politique qualité et Objectifs Management de la Qualité, sont établis : - efficacité des processus - application du Système de Management de la Qualité - résultats d’audits - etc… Objectifs qualité L’organisme doit assurer que des objectifs généraux, par rapport au Système de 23 Kady OUATTARA / Système d t i Politique qualité et Objectifs Objectifs qualité L’organisme doit assurer que des objectifs généraux, par rapport aux exigences du produit, sont établis : - professionnalisme - délais - compétences de l’interlocuteur - réclamations - etc… 24 Politique qualité et Objectifs en objectifs Objectifs qualité L’organisme décline ses objectifs généraux, partiels par processus et par niveau approprié. Kady OUATTARA / Système d t i 25 Politique qualité et Objectifs Les objectifs sont mesurables. Objectifs qualité Les objectifs doivent viser l’amélioration. Nouveaux objectifs Comparaison résultats/objectifs SMQ Kady OUATTARA / Système d t i 26 Plusieurs méthodes sont utilisées pour documenter les objectifs : -La documentation des objectifs qualité à partir des processus du SMQ -L’élaboration d’un tableau de bord contenant également les indicateurs -Etc. 27 Politique qualité et Objectifs Les objectifs qualité doivent être : -Spécifiques -Mesurables -Applicables, Acceptables, en Adéquation avec la politique qualité (orientation de l’organisme) -Réalistes, Réalisables -Temporels 28 Politique qualité et Objectifs Exemples d’objectifs : -Satisfaire au moins 90% des clients -Réaliser toutes les revues de direction planifiées -Exécuter dans les délais, toutes les actions d’amélioration envisagées pour les processus et le SMQ -Planifier et exécuter les formations -Traitement des réclamations des clients -Optimisation de la satisfaction -Etc. 29 Politique qualité et Objectifs Approche processus Kady OUATTARA / Système d t i 30 Approche processus Définition Succession d’étapes qui transforment des éléments d’entrée en éléments de sortie, et qui met en œuvre des moyens. Eléments entrants Eléments sortants Transformation, prestation Valeur ajoutée Kady OUATTARA / Système d t i 31 Kady OUATTARA / Système d t i Approche processus Typologie des processus •Processus de réalisation : contribuent directement à la réalisation du produit, à la détection du besoin du client, à sa satisfaction •Processus de support : contribuent au bon déroulement des processus de réalisation en leur apportant les ressources nécessaires •Processus de management : contribuent à la détermination de la politique et au déploiement des objectifs dans l’organisme 32 Kady OUATTARA / Système d t i Approche processus Identification du processus ▪Intitulé ▪Pilote ▪Acteurs ▪Données d’entrée ▪Données de sortie ▪Activités ▪ Risques associés ▪Objectifs ▪Indicateurs ▪Enregistrements ▪Interfaces ▪Facteurs clés de succès uploads/s1/ elaboration-et-gestion-du-systeme-documentaire-cours-2016-pdf.pdf