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Nom Prénom : N°Candidat : BTS Support à l’action managériale Session 2022 ÉP

Nom Prénom : N°Candidat : BTS Support à l’action managériale Session 2022 ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS 1 Sommaire : ⇒Attestation de non-plagiat Page 3 ⇒Attestation de stage n°1 Page 4 ⇒Attestation de stage n°2 Page 5 ⇒Attestation de stage n°3 Page 6 ⇒Fiche mission n°1 Page 7 à 8 ⇒Fiche mission n°2 Page 9 à 10 ⇒Fiche mission n°3 Page 11 à 13 ⇒Fiche mission n°4 Page 14 à 15 2 AN BTS Support à l’action managériale – Session 2022 Attestation de non-plagiat Je soussignée 1 : Madame Nom de naissance : Prénom : Nom d’usage : inscrite 1 régulièrement dans l’établissement : certifie que le rapport présenté pour l’épreuve E41 est strictement le fruit de mon travail personnel. Tout emprunt à un tiers (ouvrage, article, documents, sources internet incluses) est cité. Les documents transmis par l’organisation et non retravaillés (organigramme, plaquette, etc…) sont indiqués par la mention « document interne à l’organisation ». Je reconnais que tout manquement à cette attestation constitue une fraude ou tentative de fraude et tombe sous la réglementation de la fraude aux examens. Je reconnais également que la reconnaissance du plagiat par les autorités compétentes peut être antérieure ou postérieure au passage de l’épreuve. Fait à Bordeaux Signature manuscrite : À faire figurer dans le rapport. 1 supprimer la mention inutile 3 BTS SAM - Session 2022 ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION Nom et prénom du candidat : Numéro du candidat : Fiche descriptive numéro : 1 Compétence visée : Conduire l’action administrative en appui aux membres de l’entité Intitulé de la mission : Gestion administrative des dossiers des intérimaires Nom de l’organisation : Durée et date de réalisation (1) : Contexte international Oui ☑Non Descriptif de la mission (1) Le contexte : L’organisation dans laquelle j’ai conduit ma mission est celle de l’entreprise PROMAN, une société par action simplifiée S.A.S qui se situe rue du Professeur Pierre Dangeard, à Bordeaux lac. C’est une entreprise française qui s’est développée à l’international et qui est spécialisée dans le domaine du travail temporaire et dans le recrutement en CDD/CDI. Son siège social se situe à Manosque, son effectif est d’environ 3000 en 2021. J’étais sous la responsabilité d'Aurélie Chassaigne. L’ambiance y était bonne, les salariés s'entendaient très bien, mais il y avait parfois des tensions car tous avaient énormément de travail et souhaitaient avoir un salarié supplémentaire dans l’administration pour aider à faire les contrats, les fiches de paies etc. La mission décrite a été réalisée dans les bureaux de Proman du côté du tertiaire, au sein de laquelle s’est déroulé mon stage de première année de formation. Mon objectif consistait à faire la gestion administrative des dossiers des intérimaires sur le logiciel Myproman et le logiciel Anaël de l’agence afin de pouvoir placer les nouvelles recrues sur des missions proposées et de réaliser les futurs contrats. Pour mener à bien cette mission, je disposais de moyens et de ressources nécessaires, notamment un ordinateur connecté à internet pour l’utilisation de l’adresse Gmail de l’agence, pour l’utilisation du logiciel Myproman et Anaël. De plus, j’avais accès aux dossiers remplis par les candidats venus à l’agence ainsi que leurs documents dans un dossier intérimaire sur l’ordinateur qui été classé par ordre alphabétique. Enfin, j’avais aussi a disposition l’application Skype pour appeler les candidats qui n’avait pas envoyé tous les documents nécessaires à l’inscription. Sur le plan méthodologique, Aurélie Chassaigne et Manon Gueyraud m’ont donné́ les dossiers des nouveaux candidats que j'avais accueillis précédemment et m’ont demandé́ de les inscrire sur le site MyProman puis sur Anaël. Pour cela, elles m’ont donnée un tuto explicatif de la saisie de dossier intérimaire sur Myproman. Pour commencer ma mission, je suis allée vérifier dans les dossiers intérimaires sur l’ordinateur pour voir si les documents étaient tous présents (mutuelle, carte vitale, attestation d’hébergement, casier judiciaire, RIB, carte d’identité́, Curriculum vitae). Une fois les documents vérifiés, j’ouvrais l’application “MyProman” puis j'allais dans l'onglet inscription, puis cliquer sur nouvelle candidature pour les enregistrer sur le site. Si tous les documents n’étaient pas dans le dossier de l’intérimaire alors je l’appelais pour lui demander de m’envoyer au plus vite les documents. Un travail préparatoire a été préalablement réalisé dans le but de recenser dans un tableau Excel une liste de contrôle des documents afin de voir si les futurs intérimaires avaient oui ou non donnés tous les documents. De plus, j’ai réalisé pour l’entreprise et pour les futurs salariés/stagiaires de l’entreprise un diagramme des flux pour la procédure de gestion des dossiers intérimaires. Ce diagramme de flux permet d'illustrer les étapes à suivre pour l’équipe afin d’atteindre un objectif. En visualisant ces étapes dans un diagramme, l’équipe voit plus clairement l'ordre dans lequel les tâches doivent être accomplies. Après avoir vérifiée les documents, je suis allée sur Myproman dans l’onglet inscription puis cliquer sur nouvelle candidature. Par la suite, je devais remplir le contact de l’intérimaire avec le nom, prénom, adresse mail, téléphone, adresse postale ; puis emploi avec la qualification principal/secondaire, comportement, mobilité́ (0 à 10 km,10 km à 30 4 km etc), moyen de transport ; puis expériences où il fallait écrire tout ce qu'il y avait sur le Curriculum vitae ; les diplômes. Les infos admin avec la nationalité́, la carte de sécurité́ sociale, mettre les justificatifs d’identité et d'hébergement. Une fois tout ceci validé, je n'avais plus qu’à cliquer sur l'icône “valider le recrutement''. Pour finaliser le recrutement, je devais utiliser l’application “Anaël” afin de compléter l’inscription en y inscrivant le RIB avec la domiciliation, l’IBAN, la domiciliation ; ensuite je devais mettre oui ou non pour le CET. Pour mener à bien cette mission, plusieurs productions ont été réalisées : ● Une liste de contrôle de document des intérimaires ● Un digramme des flux de la gestion des dossiers d’intérimaires ● Appel téléphonique Au niveau des résultats obtenus : Tous les dossiers de candidature qui m’ont été donnés par l’agence ont tous été remplis et enregistrés sur le site Myproman et sur le logiciel Anaël. Le travail a été très utile pour l’entreprise car ça leur a permis d'avancer sur d'autres missions (appels pour des postes de téléopérateur, vendeurs, chercher des nouvelles entreprises avec qui travailler) et de voir en même temps si moi j'étais capable de suivre une procédure de gestion des dossiers d’intérimaires en vérifiant toutes les informations. J’ai pu mener à bien cette mission sans aide. Manon Gueyraud ainsi que ma tutrice Aurélie Chassaigne était fière du travail que j'avais fourni. Cette mission m’a permis de prendre plusieurs initiatives et responsabilités car j’étais responsable de l’enregistrement de tous les dossiers d’inscriptions d’intérimaires. J’ai pris l’initiative d’envoyer des mails et de faire des appels téléphoniques pour les informations manquantes au dossier d’inscription. De plus, afin de me retrouver dans les enregistrements j’ai eu l’idée de faire une liste de contrôle des documents pour vérifier en temps et en heure tous les documents des intérimaires enregistrés. Plusieurs éléments d’analyse me semblent à retenir dans le cadre de cette mission : D’une part, cette mission avait un cout de temps et d’image d’entreprise. En effet, il était nécessaire pour l’agence que les nouveaux intérimaires soient bien enregistrés dans la base de données afin de pouvoir les mettre sur différents postes proposés au plus vite et de mettre à jour leur contrat. De plus, la gestion des dossiers d’intérimaires est une mission facile sur certains points mais complexe sur d’autre car il fallait être très rigoureux et vraiment faire attention aux moindres informations, c’est-à-dire pour les travailleurs étrangers, vérifiés que les titres de séjours était toujours valable pour pouvoir travailler en France. Si ce n’était pas le cas alors il fallait faire des demandes de préfectures si cela était nécessaires. Grâce à ce travail, j’ai pu me familiariser à la vie professionnelle, à comprendre la procédure de la gestion des dossiers d’intérimaires et faire preuve d’un esprit d’analyse et d’une grande capacité d’écoute. Je me suis sentie dans mon élément dans cette mission, parfaitement intégrée à l’équipe et presque “ salariée” de l’entreprise. BTS SAM - Session 2022 ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION Nom et prénom du candidat : 5 Numéro du candidat : Fiche descriptive numéro : 2 Compétence visée : Gestion des dossiers en responsabilité Intitulé de la mission : Participer à un recrutement d’intérimaires Nom de l’organisation : Durée et date de réalisation (1) : Contexte international Oui ☑Non Descriptif de la mission (2) Le contexte : L’organisation dans laquelle j’ai conduit ma mission est celle de l’entreprise PROMAN, une société par action simplifiée S.A.S qui se situe rue du Professeur Pierre Dangeard, à Bordeaux lac. C’est une entreprise française qui s’est développée à l’international et qui est spécialisée dans le domaine du travail temporaire et dans le recrutement en CDD/CDI. Son siège social se situe à Manosque, son effectif est d’environ 3000 en 2021. J’étais sous la responsabilité d'Aurélie Chassaigne. L’ambiance y était bonne, les salariés s'entendaient très bien, mais il y uploads/s1/ epreuve-e4-opa.pdf