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Proposition d’étapes pour le projet de dématérialisation des opérations financi

Proposition d’étapes pour le projet de dématérialisation des opérations financières et comptables Vu l’importance du nouveau chantier de dématérialisation des opérations financières et comptables lancé par le ministère de l’économie et des finances, et vu l’urgence que revête cette transition documentaire et archivistique, notre Entité Finance à l’Instance Nationale de la Probité, de la Prévention et de la Lutte contre la Corruption (INPPLC) sera fortement impliquée comme partie intégrante de ce processus de digitalisation au niveau des services comptables et financiers de l’ensemble des administrations publiques du royaume. Et pour réussir cette opération au sein de notre entité, je vous propose monsieur sauf avis meilleur quelques étapes que je juge susceptibles nous aider à succéder la numérisation et l’archivage. Les étapes proposées sont les suivantes : 1. Désigner un cadre qui se charge de la numérisation des documents ; 2. Création d’une base de données sous forme de dossiers sur Windows, dans laquelle les dossiers seront classés par nom du dossier et par date, et au sein desquelles les pièces constitutives de chaque dossier seront classées par nom de la pièce et par date ; 3. Prioriser dans ce début, la numérisation des pièces des marchés non encore achevés pour éviter les chevauchements lors des ordonnancements éventuels ; 4. Désigner un deuxième cadre qui se charge du contrôle des pièces numérisées en vue de confirmer et valider la qualité et la quantité des pièces numériques produites ; 5. Archiver les documents dans les dossiers déjà créés sur Windows ; 6. Désigner un troisième1 cadre pour faire une dernière vérification des pièces originales du dossier en question avant de l’archiver dans le boitier ; 7. L’archivage des pièces numérisées doit coller avec celui des pièces numériques pour faciliter l’accessibilité ; 8. Lors de l’importation des fichiers sur GID, le cadre chargé du dossier doit impérativement se baser dans ce début sur le guide proposé par le MEF (le guide est disponible sur GID et déjà imprimé), pour mener à bien ses opérations ; 9. Avant de valider les pièces importées, une dernière comparaison avec la nomenclature des pièces de contrôle est nécessaire pour éviter tout manquement éventuel. 1Le choix de trois cadres pour participer dans le processus de numérisation est fait en sorte à ce que les trois nouveaux cadres apprennent en même temps de l’exécution des opérations. En outre un tour de rôles entre les trois est souhaitable pour maitriser en amont et en aval le processus. uploads/s1/ etapes-proposees-pour-la-dematerialisations-des-operations-comptables-et-financieres-12-01-2021.pdf