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OFPPT Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail Dire

OFPPT Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail Direction de la Recherche et de l’Ingénierie de la Formation EXAMEN DE PASSAGE Session juin 2018 Filière : Techniques de Secrétariat de Direction Niveau : Technicien spécialisé Epreuve : Synthèse 2 Durée : 5 heures Barème : 120 Points ELEMENTS DE CORRIGE Epreuve Dossier Note Dossier Partie 1 D 1 : Environnement d’Entreprise /8 pts D 2 : Techniques de Gestion du Temps /8 pts D 3 : Communication Interpersonnelle /12 pts D 4 : Techniques de Gestion de Fonds Documentaire /12 pts TOTAL PARTIE 1 /40 points Partie 2 D 1 : Organigramme /12 pts D 2 : Imprimé /14 pts D 3 : Planigramme /12 pts D 4 : Correspondance Commerciale + Facture Lettre N°1 /12 pts Lettre N°2 /12 pts Acceptation partielle de commandes /6 pts Facture /12 pts TOTAL PARTIE 2 /80 points Ce corrigé présente des éléments de réponses Seules les idées sont proposées pour permettre une approche ouverte des réponses des stagiaires Examen de passage /TSD/CDJ Synthèse N° 2/2018 Page 1/9 DOSSIER N° 1 : /8 pts Voici une liste d’opérations effectuées dans l’usine Meknès. Indiquez en face de chacune d’elles le service qui l’effectue. Opérations Services Faire patienter les clients Service Secrétariat Fabriquer des produits Service Technique Recruter une nouvelle secrétaire Service des Ressources Humaines Contrôler des marchandises Service Réception des marchandises Dupliquer quelques imprimés Service Secrétariat Acheter des marchandises Service Achats Faire imprimer des affiches de publicité Service Publicité Demander un crédit à la banque Service Financier Préparer le plan d’une nouvelle production Service Technique Déterminer les bénéfices Service Comptabilité Encaisser des factures Service Règlements-Encaissements Inventorier le stock Service Réception des marchandises Rédiger le procès-verbal d’une réunion Service Secrétariat classer les correspondances du directeur Service Secrétariat Approvisionner les ateliers en matières premières Service Achats Calculer les salaires Service Comptabilité DOSSIER N° 2 : /8 pts Les tâches : Préparer l’affiche ; Rédiger une annonce pour la presse locale ; Rechercher les coordonnées des journaux locaux et régionaux ; Ecrire aux journaux et y joindre l’annonce. Préparer une affiche pour informer le personnel ; Préparer le roulement des employés sur la journée ; Acheter les collations (boissons, gâteaux, …) ; Répartir les tâches de chacun (accueil, démonstration, guidage…) ; Préparer un document récapitulatif (qui fait quoi ? quand ?...) Organiser les salles et l’accueil ; Vérifier que chacun est à sa place ; Examen de passage /TSD/CDJ Synthèse N° 2/2018 Page 2/9 PARTIE N° 1 : THEORIE 40 pts DOSSIER N° 3 : /12 pts Document 1 /4pts Document 2 /8 pts Composantes de la communication Éléments de la communication efficace Obstacles Émetteur-récepteur - Une préparation et attention du récepteur du message. - Des compétences de communication non verbale de l’émetteur du message et du récepteur. - Connaissance commune de la formation et de l’expérience de l’autre. - Rôles embrouillés entre émetteur et récepteur. - Écoute non favorable. - Manque d’empathie. Canal - Canal approprié pour le transfert du message. - Des moyens visuels appropriés. - Canal inapproprié pour le transfert d’un message. Codage - Capacité de l’émetteur du message de stimuler et répondre aux questions du récepteur du message. - Crédibilité et connaissance du sujet chez l’émetteur. - Sûreté de soi de l’émetteur. - Signification connotative différente des mots. Message - Un message clair et simple. - Désaccord entre le langage verbal et non verbal. Bruits - Environnement propice au transfert du message - Obstacles physiques, physiologiques, mentaux et émotionnels (perceptions, préconceptions). Examen de passage /TSD/CDJ Synthèse N° 2/2018 Page 3/9 Modèle simplifié d'un processus de communication Le récepteur (décodeur) Leader/Emetteur (encodeur) Bruit et distorsions potentiels Canal de communication Boucle de feed back (Message de retour) DOSSIER N° 4 : /12 pts Question N° 1 : /4 pts Le classement consiste à ranger des documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement de l’information recherchée. Le classement est l’action de distribuer en classes, des objets ou ensemble d’objets, de les répartir selon un ordre : par ordre de matières ou par catégories. Le classement d’un document est le fait de la mettre à sa place en fonction du système de classement en usage. Le classement des documents permet un gain de temps. Il diminue les risques de perte de documents. Le classement contribue à suivre sereinement la gestion de l’entreprise ainsi qu’à préserver le patrimoine de celle-ci. Question N° 2 : /4 pts Le classement décimal est en quelque sorte comme le classement idéologique. Il est basé aussi sur la répartition des documents en sujets, sous-sujets et leurs subdivisions. La différence entre les deux, c’est que dans le classement idéologique le nombre de sujets ou sous-sujets et illimité, alors que dans le deuxième classement le nombre des divisions et limité à 10 divisions. Question N° 3 : /4 pts Pour suivre et contrôler les clients qui ne payent pas à temps on utilise des moyens de signalisation mobiles. Ils sont de formes et de couleurs différentes. Exemple : Sur la partie visible du dossier du client on place un cavalier (forme et couleur choisies à l’avance) dans la date prévue de payement Examen de passage /TSD/CDJ Synthèse N° 2/2018 Page 4/9 DOSSIER N° 1 : /12 pts Question N°1 : Organigramme /10 pts MISE A JOUR – ORGANIGRAMME – «Service Ressources Humaines – Service Technique» (Accepter autre présentation) Question N° 2 : Type de structure : c’est une structure hiérarchique /2 pts Examen de passage /TSD/CDJ Synthèse N° 2/2018 Page 5/9 M. El Abbadi Seddik Directeur Général M. DERKAOUI Service Technique M. TALBI Service Ressources Humaines Mme LAHLOU Employée Mme JOUHARA Employée Mme RATBI Responsable Atelier A M. DAOUDI Responsable Atelier B Mme ICHIMI Contre maître Mlle EL KADIRI Contre maître M.DOUCH Employé Mme ESSAADI Secrétaire M. BAHIDA Employé M. IBICH Contre maître M. BOUABID Magasinier M. FADILI Contre maître M. HABRI Contre maître M. TOUHAMI Magasinier PARTIE N° 2 : PRATIQUE /80 pts DOSSIER N° 2 : /14 pts Question N° 1 : Tableau Ventilation Chiffre d’Affaires /10 pts TABLEAU DE VENTILATION DU CHIFFRE D’AFFAIRES Mois de : Catégorie Bois Représentants Bois Placage Bois Raboté Bois Contreplaqué Panneaux de fibres et particules Total Total catégorie Date : Signature : Question N° 2 : /4 pts C’est document de liaison : il est présenté à un utilisateur pour l’exploiter. Il est interne : son utilisation se fait à l’intérieur de la société. Examen de passage /TSD/CDJ Synthèse N° 2/2018 Page 6/9 DOSSIER N° 3 : /12 pts Titre …………………………. /2 pts Echelles ……………………... /2 pts Echéances par jour ………… /8 pts ACCEPTER TOUTE AUTRE PROPOSITION REMPLISSANT LES CONDITIONS DOSSIER N° 4 : /42 pts Lettre N° 1 : /12 pts 1) Contenu de la lettre : /9 pts  En-Tête /0,5  Ville + Date /0,5  Destinataire /0,5  Objet /0,5  Appellation /0,5  Accuser réception de la lettre du client /1  Signaler la non possibilité d’exécuter intégralement sa commande /1  Expliquer les raisons /1  Présenter la proposition /1  Présenter des excuses /1  Formule de politesse /1  Signature /0,5 2) Disposition de la lettre : /3pts Examen de passage /TSD/CDJ Synthèse N° 2/2018 Page 7/9 Lettre N° 2 : /12 pts 1) Contenu de la lettre : /9 pts  En-Tête /1  Ville + Date /1  Destinataire /1  Objet /1  Appellation /1  Signaler la livraison de la prière moitié de la marchandise /1  Signaler l’envoi de la facture /1  Formule de politesse /1  Signature /1 2) Disposition de la lettre : /3pts Dans quel cas accepter partiellement une commande : /6 pts Il est assez fréquent qu’un fournisseur ne puissent accepter tel quel l’ordre qu’il vient de recevoir : Les prix indiqués par le client ne correspondent plus aux tarifs actuels, Le délai de livraison exigé est trop court, Les articles demandés ne sont plus fabriqués, ou ils ont subi des modifications importantes, Des précisions manquent au sujet des quantités, des références, du délai de livraison… Facture : /12 pts Examen de passage /TSD/CDJ Synthèse N° 2/2018 Page 8/9 uploads/s1/ evaluation-svt.pdf