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Cours ACCESS les Formulaires / Sous-Formulaires Page 1 sur 45 Présentation.....

Cours ACCESS les Formulaires / Sous-Formulaires Page 1 sur 45 Présentation....................................................................................................2 1. Créer un formulaire à partir d’une table ......................................................3 2. Les contrôles :.........................................................................................10 2.1 Le contrôle "Intitulé" .......................................................................11 2.2 Le contrôle "Zone de Texte".............................................................12 2.3 Le contrôle « Groupe d’options » .....................................................14 2.4 Les contrôles « Traits » et « Rectangle »...........................................17 2.5 Les contrôles « Zone de Liste » et « Zone de Liste Modifiable »........18 2.6 Le contrôle « Bouton de commande»................................................23 2.7 Le contrôles « Sous-Formulaire ».....................................................30 Cours ACCESS les Formulaires / Sous-Formulaires Page 2 sur 45 Présentation Le formulaire va nous permettre d’afficher et de modifier le contenu d’une table de façon bien plus agréable que le mode « feuille de données » qui ne permet qu’un affichage en lignes et colonnes. De plus, le mode « feuille de données » ne permet l’affichage et la modification d’informations ne provenant que d’une seule table, le formulaire va nous permettre de manipuler au même endroit des informations provenant de plusieurs tables simultanément : par exemple, dans notre exemple de base de données magasin, nous pourrons avoir un formulaire qui affichera dans la même fenêtre toutes les informations concernant une commande : informations générales sur la commande (provenant de la table « commande », informations sur le client ayant passé cette commande (provenant de la table « clients » et le détail de cette commande (provenant des tables « lignes-commande » et « produits ») alors que précédemment, ces données étaient éclatées sur plusieurs feuilles de données. Les informations saisies ou modifiées dans le formulaire seront modifiées dans les tables à partir desquelles le formulaire a été créé. Cours ACCESS les Formulaires / Sous-Formulaires Page 3 sur 45 1. Créer un formulaire à partir d’une table Nous allons créer le formulaire associé à la table « clients ». Pour créer un formulaire, on se place dans la fenêtre principale d’Access et on clique sur l’onglet « formulaire », puis sur le bouton « nouveau… » Il existe plusieurs méthodes pour générer un formulaire, nous nous intéresserons seulement aux deux premières méthodes : ?? Mode création : on va tout faire seul « à la main » sans aucune aide d’Access ?? Assistant Formulaire : Access va nous guider pas à pas dans la réalisation de notre formulaire ?? Formulaires Instantanés : Ces trois méthodes vont générer rapidement un formulaire à partir d’une table sans nous poser de questions, son aspect sera rudimentaire et ne nous donnera pas de grandes possibilités de personnalisations. Nous allons utiliser la méthode « Assistant Formulaire ». Dans la partie inférieure de la fenêtre, nous allons choisir la table à partir de laquelle le formulaire va être généré : les informations provenant de cette table seront affichées dans le formulaire, les modifications ou ajouts que nous ferons dans le formulaire seront répercutées dans cette table : Nous choisissons ici la table « clients » et on clique sur « OK » Cours ACCESS les Formulaires / Sous-Formulaires Page 4 sur 45 Nous allons choisir ici quels sont les champs de la table que nous voulons voir dans le formulaire, si nous voulons être en mesure de modifier tous les champs de chaque enregistrement de la table, il faudra tous les choisir, si, par exemple, notre formulaire ne doit servir qu’a afficher certaines informations, on choisira uniquement les champs pertinents. Attention : Dans un formulaire, on va pouvoir, comme dans la feuille de données, ajouter des enregistrements dans la table, les champs non présents dans le formulaire ne seront pas initialisés (ils resteront vides) lors de l’ajout. (Le seul moyen alors pour remplir ces champs sera d’aller dans la feuille de données). Pour choisir les champs à ajouter ou à enlever dans le formulaire, on va utiliser les boutons : ?? > : Ajouter le champ dans le formulaire ?? >> : Ajouter tous les champs dans le formulaire ?? < : Supprimer un champ du formulaire ?? << : Supprimer tous les champs du formulaire Nous allons ajouter tous les champs du formulaire, cliquez ensuite sur « suivant » Cours ACCESS les Formulaires / Sous-Formulaires Page 5 sur 45 On choisit ici la façon d’afficher les champs choisis dans le formulaire, il y a quatre façons d’afficher les champs : ?? Colonne simple : Le formulaire va afficher les c hamps sous la forme : « nom du champ : contenu du champ ». Le formulaire va afficher les champs d’un enregistrement à la fois. ?? Tabulaire : Le formulaire va afficher les champs choisis sous la forme d’un tableau : en haut du formulaire vont être affichés les noms des champs, et, en dessous sous forme de tableau, le contenu, avec un enregistrement par ligne. Cette façon d’afficher les données ressemble à la feuille de données. ?? Feuille de données : C’est la même chose que la feuille de données utilisées pour saisir des informations dans une table, la seule différence est que ne sont affichés ici que les champs sélectionnés dans l’étape précédente. ?? Justifié : Va afficher les champs choisis les un à la suite des autres, ce n’est pas très beau (enfin c’est une question de goût). Nous utiliserons le plus souvent (voire tout le temps) le mode « Colonne simple » ou le mode « Tabulaire ». Nous choisissons ici le mode « Colonne Simple », puis on clique sur « Suivant » Cours ACCESS les Formulaires / Sous-Formulaires Page 6 sur 45 On choisit ici le "décor" que l'on va donner au formulaire, il existe une dizaine de décors prédéfinis, bien sur, on pourra, par la suite, modifier un décor choisi ici. Choisissez celui qui vous plaît le plus. Enfin, on va nommer son formulaire, c'est sous ce nom qu'il apparaîtra dans l'onglet "Formulaires" de la fenêtre principale d'Access, puis cliquez sur "Terminer", le formulaire est créé. Cours ACCESS les Formulaires / Sous-Formulaires Page 7 sur 45 Access nous propose alors de commencer tout de suite la saisie dans notre nouveau formulaire. Vous pouvez voir ici le formulaire tel qu'il est une fois créé : Il utilise les champs choisis dans la table sélectionnée, il affiche les champs sous forme de "Colonne simple" (un couple nom du champ - contenu du champ par ligne) et utilise le décor choisi. Les informations qui vont être saisies ou modifiées dans ce formulaire le seront dans la table qui est associée à ce formulaire. Pour se déplacer parmi les enregistrements dans le formulaire, on utilise les icônes fléchés en bas du formulaire : Les différents contrôles Pour modifier l'aspect et le contenu du formulaire, on clique soit sur le bouton "Modifier" dans l'onglet "Formulaires" de la fenêtre principale d'Access, soit sur l'icône Aller sur le 1 er enregistrement Aller sur l'enregistrement précédent Enregistrement courant Aller sur l'enregistrement suivant Aller sur le dernier enregistrement Créer un nouvel enregistrement Cours ACCESS les Formulaires / Sous-Formulaires Page 8 sur 45 On passe alors en mode modification : Le formulaire est affiché en mode modification (à gauche) et une boîte à outils s'affiche (à droite), la boîte à outils peut apparaître sous forme de barre d'icône en dessous du menu de la fenêtre. Le formulaire est constitué de plusieurs parties : L'en-tête, le détail et le pied. Dans le cas d'un formulaire de type "Colonnes Simples" (comme c'est le cas ici), l'en-tête et le pied n'ont aucune importance, ils sont utiles lorsque le formulaire est affiché sous forme de tableau (type Tabulaire ou Feuille de Données), dans ce cas, l'en-tête va contenir le titre des colonnes, le détail va définir la façon dont vont être affichées les informations dans chaque ligne du tableau (nous verrons ça plus tard) et le pied pourra contenir des informations supplémentaires, comme par exemple, après avoir affiché un tableau de nombres, il pourra afficher la somme de ces nombres. Tout ce qui se trouve sur le formulaire s'appelle un contrôle : un texte affiché sur le formulaire est un contrôle, un champ d'un enregistrement est un contrôle, une image placée sur le formulaire est un contrôle : tout ce qui est affiché dans le formulaire est un contrôle. La boîte à outils à gauche affiche tous les contrôles possibles que l'on peut placer sur un formulaire. Ils sont assez nombreux et permettent d'afficher tous les types d'informations possibles (même du son ou de la vidéo !). Cours ACCESS les Formulaires / Sous-Formulaires Page 9 sur 45 Ces contrôles peuvent être divisés en trois catégories : ?? Les contrôles indépendants : Ils n'ont aucune relation avec la table qui est liée au formulaire (n'oubliez pas que chaque formulaire manipule des informations provenant d'une table de la base). Par exemple une image placée sur le formulaire n'a pas de relation avec la table, c'est un contrôle indépendant, du texte affiché sur le formulaire (on pourrait par exemple placer un titre "Formulaire Clients" en haut du formulaire), ce texte ne provient pas de la table, il n'a aucun rapport avec elle, c'est donc un contrôle indépendant. ?? Les contrôles dépendants : Les uploads/s1/ formulaires-2.pdf