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HAL Id: mem_00679477 https://memsic.ccsd.cnrs.fr/mem_00679477 Submitted on 15 Mar 2012 HAL is a multi-disciplinary open access archive for the deposit and dissemination of sci- entific research documents, whether they are pub- lished or not. The documents may come from teaching and research institutions in France or abroad, or from public or private research centers. L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destinée au dépôt et à la diffusion de documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, émanant des établissements d’enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés. Bien formaliser son projet de GED : préconisations selon le triptyque organisation, technique, humain. Illustration avec le cas du Département Monétique de la Société Générale Sandrine Gavillet To cite this version: Sandrine Gavillet. Bien formaliser son projet de GED : préconisations selon le triptyque organisa- tion, technique, humain. Illustration avec le cas du Département Monétique de la Société Générale. domain_shs.info.docu. 2011. mem_00679477 CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS Ecole Management et Société-Département CITS INTD MEMOIRE pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD niveau I Présenté et soutenu par Sandrine Gavillet Le 10 novembre 2011 Bien formaliser son projet de GED : préconisations selon le triptyque organisation, technique, humain Illustration avec le cas du Département Monétique de la Société Générale Jury Hélène Zysman, consultante GED/ECM - Smile Marcel Richard, chargé de la communication, de la formation et des statistiques de l’activité monétique des filiales de BHFM - Département Monétique, Société Générale Promotion XLI 2 A ma triplette 3 Remerciements Je souhaiterais tout d'abord adresser mes plus vifs remerciements à Marcel Richard, mon maître de stage, pour son soutien tout au long de ma mission, sa bonne humeur et sa volonté de m’intégrer pleinement aux activités du service qui ont fait de ce stage une expérience des plus enrichissantes. Je remercie tout aussi vivement l’ensemble des collaborateurs MON pour leur accueil chaleureux, leur disponibilité et la richesse de nos discussions. Je souhaite également remercier Hélène Zysman, ma directrice de mémoire, pour ses précieux conseils. Merci aussi à l’équipe pédagogique de l’INTD pour la qualité de ses enseignements, pour ses conseils et pour avoir permis la rencontre de deux amies sur les bancs de l’INTD, Magali et Virginie, avec qui j’ai partagé le plaisir de travailler en équipe dans l’efficacité et la bonne humeur et pleins d’autres souvenirs qui ont rendu cette année encore plus inoubliable. Enfin, j’adresse mes plus chaleureux remerciements à mes proches pour leur indéfectible soutien, leur patience et leur compréhension tout au long de cette année bien remplie. 4 Notice GAVILLET Sandrine. Bien formaliser son projet de GED : préconisations selon le triptyque organisation, technique, humain. 2011. 148 p. Mémoire pour le titre professionnel de niveau 1 Chef de projet en ingénierie documentaire, INTD-CNAM, 2011 Avec l’accroissement des volumes de documents numériques, la gestion documentaire est au cœur des problématiques des entreprises. Se doter d’un système de GED est souvent la solution pour s’assurer de trouver le bon document dans la bonne version au bon endroit au bon moment. La première partie de ce mémoire repositionne la GED dans le système d’information de l’entreprise et revisite ses enjeux. Dans le but de fournir une véritable boîte à outils, ses fonctionnalités, son cadre normatif, son inscription dans les processus qualité et ses bénéfices sont passés en revue. Cette étude révèle ensuite, à travers un panorama détaillé de l’organisation métier et documentaire du Département Monétique de la Société Générale, des problèmes informationnels et de gestion de documents communs à de nombreuses organisations. Pour y remédier, des solutions sont proposées, à moyen terme avec l’application de bonnes pratiques, à long terme avec la mise en place d’une GED. Enfin, le mémoire se concentre sur la phase amont de formalisation d’un projet de GED, une phase cruciale qui conditionne la réussite du projet. Des préconisations à la fois organisationnelles, techniques et humaines sont livrées et accompagnées d’éléments de méthodologie concrets pour guider l’analyse de l’existant, l’analyse des besoins, la rédaction du cahier des charges fonctionnel et la réalisation de fiches produits. Ce mémoire souligne la place des utilisateurs finaux, l’implication des décideurs et l’apport du professionnel de l’Information- Documentation dans la mise en place et la gestion d’un système documentaire. ANALYSE DES BESOINS ; ANALYSE FONCTIONNELLE ; ASPECT TECHNIQUE ; BANQUE ; CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL ; CONDUITE DU CHANGEMENT ; DOCUMENT PROJET ; ENQUÊTE ; FACTEUR HUMAIN ; FONCTIONNALITE ; GED ; GESTION DE DOCUMENTS ; GESTION DE PROJET ; PARTAGE DE L’INFORMATION 5 Table des matières Remerciements .............................................................................................................3 Notice ..........................................................................................................................4 Table des matières ........................................................................................................5 Liste des tableaux..........................................................................................................9 Liste des figures .......................................................................................................... 10 Notes pour la lecture ................................................................................................... 11 Introduction.......................................................................................................... 12 Première partie Regards sur la GED : maîtrise et exploitation des documents ... 16 1 La gestion électronique de document : concepts et définitions ................... 17 1.1 Non pas UNE, mais DES GED........................................................................ 18 1.2 Maîtrise du cycle de vie du document numérique............................................ 19 1.2.1 Le document numérique/électronique : définition et contraintes................... 19 1.2.2 Gérer un document en dix étapes.............................................................. 21 1.2.3 Fonctions et fonctionnalités de la brique « Création » ................................. 23 1.2.4 Fonctions et fonctionnalités de la brique « Gestion».................................... 25 1.2.5 Fonctions et fonctionnalités de la brique « Diffusion »................................. 26 1.2.6 Fonctions et fonctionnalités de la brique « Conservation »........................... 28 1.2.7 Extension des fonctions classiques d’une GED : les briques logicielles........... 28 1.3 Intégration de la GED : application locale ou globale du système d'information de l'entreprise ? ........................................................................................................... 29 2 Positionnement des outils de GED : quelles différences entre … ................. 31 2.1 La GED, le records management et l’archivage ? ............................................ 31 2.2 La GED et la GID ?....................................................................................... 34 2.3 La GED et le WCM ? Diffusion vs Gestion ....................................................... 35 2.4 La GED et l’ECM ? Une partie d’un tout .......................................................... 36 3 La gestion documentaire : cadre normatif et processus qualité................... 39 6 3.1 Premier niveau : les normes de stratégie et de méthodologie .......................... 40 3.2 Deuxième niveau : les normes de conception et d’exploitation......................... 41 3.3 Troisième niveau : les normes technologiques................................................ 42 3.4 En parallèle : les normes qualité ................................................................... 43 4 Bénéfices attendus et justification d’un projet de GED ................................ 44 4.1 Démontrer la valeur ajoutée de la maîtrise de l’information en entreprise ......... 44 4.2 Passer des pratiques individuelles à un système collectif ................................. 46 4.2.1 Des défauts des systèmes d’informations personnels .................................. 46 4.2.2 Vers une intégration et une mise en commun............................................. 47 4.3 Quelques chiffres inquiétants concernant la gestion de documents................... 48 4.4 Gagner en efficacité et productivité : les multiples gains de la GED .................. 48 4.5 Calculer le ROI : une justification économique................................................ 49 4.6 Conserver la mémoire et assurer la continuité de l’activité............................... 53 Deuxième partie Cadre d’un projet GED : difficultés documentaires au Département Monétique de la Société Générale .................................................. 55 1 Présentation du Département Monétique..................................................... 56 1.1 Organisation................................................................................................ 57 1.2 Quatre missions, quatre métiers.................................................................... 58 1.3 Supervision de filiales à l’étranger et gestion de projet : conséquences sur la gestion des documents ............................................................................................ 60 2 Typologie des documents produits et reçus.................................................. 62 2.1 Au cœur de l’activité : la documentation technique et métier........................... 62 2.2 Le poids de la documentation projet.............................................................. 63 2.3 La documentation générale d’activité............................................................. 66 2.4 Les documents engageants issus de l’activité commerciale .............................. 67 3 Problématiques d’information et de gestion de la documentation............... 68 3.1 Politique de sécurité et de protection des données.......................................... 68 3.2 Une logique de normalisation et de standardisation ........................................ 69 3.3 Système d’échange et de communication efficient .......................................... 70 3.4 Absence de gestion documentaire ................................................................. 71 3.4.1 Eclatement des lieux, des outils d’information et des documents.................. 71 7 3.4.2 Zoom sur la double gestion de la documentation ........................................ 72 3.4.3 Le serveur partagé : critique des performances du système actuel de gestion de documents ..................................................................................................... 72 3.4.4 Une fonction documentaire inexistante et des collaborateurs à la fois producteurs et gestionnaires en difficulté............................................................... 73 3.5 Formalisation et mise en place de bonnes pratiques : de solutions à moyen terme à la naissance d’un projet......................................................................................... 74 3.5.1 Première étape : recadrer la gestion des mails ........................................... 74 3.5.2 Deuxième étape : fournir des méthodes et des référentiels de gestion documentaire...................................................................................................... 75 3.5.3 Troisième étape : repenser l’outil avec la mise en place d’une GED .............. 79 Troisième partie L’avant-projet pour la mise en place d’une GED: préconisations organisationnelles, techniques et humaines ........................................................ 80 1 Préconisations organisationnelles pour la méthodologie de l’avant-projet . 83 1.1 Passer de l’idée au projet formalisé ............................................................... 83 1.2 La place et la rédaction du cahier des charges fonctionnel dans l’avant-projet... 85 1.3 Analyser l’existant et les besoins ................................................................... 87 1.3.1 Méthodologie et déroulement de l’analyse.................................................. 88 1.3.2 Extraction des attentes et synthèse des besoins ......................................... 91 1.3.3 Identification des contraintes .................................................................... 92 2 Une réponse technique : rationalisation et proposition d’outils................... 93 2.1 Déterminer la famille d’outils......................................................................... 93 2.2 Les outils Groupe : atouts et inconvénients .................................................... 93 2.3 Rédiger les spécifications fonctionnelles et les fiches produits .......................... 94 2.4 Préconisations sur le choix uploads/s1/ gavillet.pdf