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Le système documentaire INGENIEURIE QUALITE Retour d’expérience (ce qui a été

Le système documentaire INGENIEURIE QUALITE Retour d’expérience (ce qui a été vu, expérimenté, les points essentiels d’un système doc réussi…) Le système documentaire : concept et utilité 1. Définitions et enjeux 2. La perception de contrainte 3. Les objectifs du système documentaire 4. Système documentaire : outil qualité  Les composants du système documentaire Le cycle de vie des documents 1. Création d’un document 2. Le contenu du document 3. Zoom sur les Recommandations de bonnes pratiques (RBP) 4. Approbation/Diffusion 5. Archivage/Conservation 6. Gestion informatique du système documentaire  Le rôle de l’IDE EDHEC SAN PEDRO 2019 EDHEC SAN PEDRO 2019 Pour vous, qu’est ce qu’un système documentaire réussi ? EDHEC SAN PEDRO 2019 Définition Un système documentaire est un ensemble structuré et organisé de documents de natures différentes. Cet ensemble de documents formalisent l’organisation de l’établissement. EDHEC SAN PEDRO 2019 Enjeux • 1-Uniformiser les pratiques, en raison par exemple de contraintes normatives ou réglementaires. • 2 - Capitaliser les savoirs et savoir-faire, dans une perspective de gestion des connaissances et/ou des compétences. La procédure est utilisée pour servir de base au développement ou au maintien des compétences, notamment des nouveaux salariés. • 3 - Assurer l’organisation , du fait de la complexité des prises en charge et de la pluralité des acteurs. Le but étant de prévenir les dysfonctionnements EDHEC SAN PEDRO 2019  La perception de contraintes • L’apparence d’un formalisme excessif qui bouscule les pratiques. - Le ressenti d’être submergé de documentation diverse pas toujours pertinente par rapport au métier. Une lourdeur au quotidien : accumulation de documents de source de nature, de contenu, d’objet, de visée divers, des documents en doublons… - Des volumes croissants de documentation à exploiter et à gérer par les professionnels • La lourdeur administrative de la gestion documentaire. - Rédaction, modifications, circuit de signature, révision des documents à périodicité définie - … EDHEC SAN PEDRO 2019 Objectifs • Formaliser par écrit les règles de fonctionnement et les pratiques professionnelles. • Sauvegarde du savoir-faire. • Harmoniser les pratiques entre les différents acteurs réalisant entièrement ou partiellement une même tâche ou activité. • Rendre l’information accessible. • Prévenir les risques et les dysfonctionnements. • Formation des nouveaux arrivants. • Appropriation des professionnels. EDHEC SAN PEDRO 2019  Outil nécessaire à la qualité • La gestion documentaire est un critère investigué par les experts visiteurs lors de la visite de certification (réserve V2010 pour le CH de Carcassonne). • Un système documentaire appliqué et entretenu à pour but d’améliorer en continu la qualité et la sécurité des soins. EDHEC SAN PEDRO 2019 Quels documents composent un système documentaire ? EDHEC SAN PEDRO 2019 Les soignants depuis longtemps formalisent leurs pratiques de soin au moyen d’outils tels que protocoles, procédures, etc.. Il est essentiel de bien définir les différents termes utilisés. Les Procédures Document organisationnel : Qui fait quoi, Où, Quand ? La procédure : • Définit un processus dans sa globalité • Détaille les étapes générales à entreprendre pour réaliser une tâche, les responsabilités de chacun, l’organisation • Fait référence à des Protocoles, enregistrements... EDHEC SAN PEDRO 2019 Les Protocoles Document opérationnel : Comment réalise t-on une tâche et avec quoi ? « Le protocole est un descriptif de techniques à appliquer et/ou de consignes à observer». (ANAES ancienne HAS) Le protocole : • décrit en détail la manière dont une tâche élémentaire doit être réalisée. • peut être un document d’approfondissement d’une procédure sur un aspect particulier. • spécifie les moyens nécessaires pour réaliser l’opération (matériel et méthode) EDHEC SAN PEDRO 2019 Les Fiches Techniques Document opérationnel : Description en détail d’un soin, d’une activité… «La fiche technique est la description méthodique et chronologique des opérations successives à effectuer pour la réalisation d’une tâche, d’un acte de soins » • La fiche technique est de portée restreinte dans la mesure où elle concerne un objet très restreint, éventuellement, centré sur une tâche. EDHEC SAN PEDRO 2019 Les Enregistrements Traçabilité : Quelle preuve a-t-on que l’action a été réalisée? L’enregistrement: • trace du respect des procédures et protocoles. • preuves tangibles de la réalisation d’une activité ou de résultats obtenus. • exemple : formulaire ou imprimé à renseigner, bordereau, tableau de bord, liste… Exemple : Procédure de déclaration des Evènements Indésirables à laquelle sont associés plusieurs enregistrement dont la « Fiche de déclaration des Evènement Indésirable ». Preuve de la traçabilité des déclarations d’évènements indésirables. EDHEC SAN PEDRO 2019 Les documents • Documents complémentaires • Tous documents internes ou externes nécessaires à la bonne organisation de l’hôpital : Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles, Politiques institutionnelles, Manuels, Fiches d’information, recommandations des sociétés savantes… • Documents annexes à des procédures, protocoles ou fiches techniques qui nécessitent une intégration dans le système de gestion documentaire. EDHEC SAN PEDRO 2019 EDHEC SAN PEDRO 2019 Création d’un document Maquette Procédure au Centre Hospitalier de Carcassonne Il est nécessaire de structurer les documents qualité et de faire figurer sur ceux-ci : •Le titre •La codification •La date et l’indice de révision •La pagination et l’indication du nombre total de pages, l’unité émettrice •Le personnel concerné par son application •Les signatures des personnes qui les ont approuvés •La mise en évidence des différentes modifications précédemment effectuées EDHEC SAN PEDRO 2019 De plus, les nombreuses personnes signataires ont des responsabilités différenciées selon leur statut : • Rédacteur : responsable de la qualité technique du contenu et de son adaptation aux besoins des professionnels • Vérificateur : assure le contrôle de la qualité de la présentation du document et de la cohérence du contenu • Approbateur : donne le feu vert pour la diffusion EDHEC SAN PEDRO 2019 Le contenu du document Tous les documents doivent contenir les chapitres suivants : Objet et domaine d’application • Etablir clairement et de façon concise la raison du document et décrire le personnel et les circonstances pour lesquelles le document s’applique. Définition et abréviation • Définir des mots et expressions ou sigles qui peuvent ne pas être familier pour l’utilisateur. Référence • Les documents peuvent être des textes de loi, des recommandations de bonnes pratiques*, des guides, des livres, des référentiels, utilisés pour la rédaction du document. Documents associés • Les documents associés sont les documents du système qualité (codifiés et intégrés dans le système documentaire du CHP) référencés dans le texte du document. Ces documents peuvent être des : annexes, liste de bons, formulaires, qui sont cités dans le contenu du texte, liste de procédures, protocoles, fiches techniques, enregistrements ou tout autre document qui sont en lien avec le thème du document. EDHEC SAN PEDRO 2019 Description • Correspond au contenu du document. • Pour faciliter la lecture et la compréhension du document, il est conseillé d’utiliser un ou plusieurs logigrammes. • Des schémas, images, photographies peuvent être intégrés. Logigramme • Il peut clarifier l’enchaînement d’actions • Il peut se suffire à lui-même EDHEC SAN PEDRO 2019 Merci de votre attention EDHEC SAN PEDRO 2019 uploads/s1/ gestion-documentaire-qualite-1.pdf