Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Direction des archives de France Année 2009 Stage technique international des a

Direction des archives de France Année 2009 Stage technique international des archives L’archivage électronique Rafika ABBASSI (Tunisie) Christine ABOMO AKONO (Cameroun) Sif Daoula BOUZIDI (Algérie) Lucienne DINOMAIS (France) Stéphane LONGUET (France Violeta RAKIPI (Albanie) Danilo SARENAC (Serbie) Introduction L’évolution rapide de l’informatique et des technologies de l’information au cours des 30 dernières années a entraîné une révolution dans les façons de créer les documents et d’échanger l’information. Autrefois monolithique, le document est depuis devenu dynamique multipliant ainsi les possibilités d’affaires. Le rôle central, joué par les documents dans la réalisation des processus d’affaires des organismes, jouit d’une reconnaissance grandissante. La norme ISO 15489, Records Management, place les documents au cœur des processus d’affaires et fonde sa démarche de mise en œuvre d’un système de gestion documentaire sur ce postulat. Cependant les instruments de recherche ne sont pas une fin en soi : ils ne sont là que pour permettre au chercheur d’identifier plus rapidement les documents originaux utiles à sa recherche. I – L’archivage électronique 1.1 - Ce qu’est l’archivage électronique Les archives électroniques sont des mails, des documents bureautiques, des dossiers numérisés, des données échangées par téléprocédures, des bases de données… etc. L’: AFNOR définit l’archivage électronique par : “L’ensemble des actions, outils, et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter”. “Au-delà du stockage, de la sauvegarde et de la gestion électronique des documents, l’archivage électronique peut être défini comme l’ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information”. 1.2- Ce que n’est pas l’archivage électronique L’opération de numérisation consiste à reproduire le document original avec une qualité suffisante sous forme de document électronique pour une conservation et une communication à long terme. Le document original est conservé. Or l’archivage électronique n’est pas une sauvegarde électronique. La sauvegarde informatique est une copie de sécurité d’un ensemble d’informations électroniques dans le but de se prémunir contre les incidents, les pertes ou les vols.. Sa durée de vie est limitée et son support est inexploitable en dehors de son environnement technique. En France, le terme « numérisation » est généralement conçu comme le procédé de conversion d'un document d’un support classique vers un support électronique. Tandis que ce terme exprime une autre chose que l’archivage électronique, les pays non-francophones n’ont pas de termes correspondants pour ces deux mots. Contrairement aux pays africains, les pays européens connaissent déjà des définitions des documents électroniques, la numérisation, l'archivage électronique etc... qui dérivent souvent de la législation. Ces définitions sont plus ou moins semblables. 1.3- L’archivage électronique est distinct de la GED / GEIDE L’archivage n’est pas, non plus, la Gestion Electronique d’Informations et de Documents pour l’ Entreprise (GEIDE ou GED) car celle-ci autorise la modification des documents électroniques. 1.4- Positionnements relatifs de la GED, du RM et du SAE : Le RM l’objectif du RM est d’organiser de manière efficace et sytématique tous les documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier son activité dans un souci permanent d’assurer la traçabilité, l’intégrité, la sécurité et la pérennité des informations ainsi que le respect des exigences de conservation légales ou fonctionnelles La GED : les systèmes de gestion électronique de documents – GED – sont largement utilisés pour la gestion et le contrôle des documents électroniques L’archivage électronique : - est un domaine distinct qui porte sur la conservation à moyen ou long terme de l’intégrité d’une information (d’un document) en identifiant de façon certaine son auteur et sa date de production. - permet de recueillir, de classer et de conserver des informations à des fins de consultation ultérieure. Les données archivées nécessitent un support adapté, fiable, résistant au temps et suffisamment sécurisé. - est une fonction en soi, qu’il ne faut pas confondre ni avec la sauvegarde, ni avec la gestion électronique des documents. - intègre les règles de gestion du records management (RM). II – Les points clefs d’un projet réussi Il est important de rappeler que de nombreux principes qui s'appliquent aux archives papier s'appliquent également aux archives électroniques. Le champ de l’archivage électronique commence au moment de la validation du document. Les spécifications nécessaires à la mise en place d’un système d’archivage électronique, sont décrites dans le rapport MoReq traduit en français en 2004, et issu des travaux de la Commission européenne. Ce rapport défini le modèle d’exigences pour l’archivage électronique. Il est compatible avec les exigences de la norme ISO 15489. MoReq a l’avantage d’inclure la notion de valeur probante des documents développée dans la norme ISO 15489 tout en recentrant le débat sur le plan de classement, les contrôles et la sécurité, les délais de conservation et la notion de sort final des documents, la capture des documents, l’identification, la recherche, le repérage et la restitution. Le records management et l’archivage électronique posent le principe commun de l’enregistrement et de la prise en compte du document dans un système dédié dès sa validation, c’est-à-dire en amont du processus documentaire. Nous verrons dans cette partie les points clefs à retenir pour la réussite d’un projet d’archivage réussi, en rappelant au préalable les grands principes et surtout le but à atteindre qui est de garantir la valeur des archives électroniques. Une prise en charge dès la validation du document La prise en charge du document doit s’opérer dès la validation que ce soit pour les documents produits ou reçus. Ce principe est cohérent avec les principes essentiels du records management. En effet, il est difficile voire impossible de classer ou trier des documents électroniques a posteriori. Ainsi, le plan de classement, les règles de nommage, les règles de gestion (durée de conservation, confidentialité…) doivent être définis dès le départ. L’importance de l’organisation Des règles organisationnelles et techniques doivent être clairement définies au préalable. Ces règles précisent les fonctions des différents acteurs pour les six grandes fonctionnalités du système d’archivage. Intégrées au SAE, elles assurent son bon fonctionnement tout en garantissant l’intégrité et la fiabilité des documents électroniques. Ces éléments constituent une politique d’archivage. En résumé, « le logiciel ne fait pas tout ». En effet, l’acquisition d’une solution logicielle ne permettra pas à elle seule à résoudre les problèmes d’organisation rencontrés en interne. 2.1- Garantir la valeur des archives électroniques Le but de l’archivage sécurisé est de garantir et d’assurer l’intégrité, la pérennité, la sécurité et la confidentialité des documents. Pourquoi assurer un archivage sécurisé ? L’évolution des technologies et des avantages liés aux nouveaux moyens de communication fait que les échanges électroniques et l’utilisation des nouvelles technologies prennent une place de plus en plus importante au sein de la société. Dès lors que les éléments concernés dans le cadre de la dématérialisation présentent une valeur juridique, une utilité pour la bonne gestion à long terme ou encore un intérêt historique, il y a nécessité d’archiver. En particulier, seul un archivage électronique sécurisé permettra au juge d’apprécier la valeur juridique du document présenté, la conservation réalisée devant répondre aux exigences légales ou jurisprudentielles. Qu'est-ce qu'un archivage sécurisé ? D'une manière générale, l'archivage électronique sécurisé peut être défini comme : L'ensemble des modalités de conservation et de gestion des archives électroniques destinées à garantir leur valeur, notamment juridique, pendant toute la durée nécessaire. De multiples paramètres à prendre en compte Pour que la valeur juridique des archives ne puisse être déniée du seul fait de l’archivage électronique mis en place, il faut tenir compte de plusieurs paramètres pour apprécier et déterminer le cas échéant, les exigences et contraintes : - identification et authentification de l’origine des archives ; - intégrité des archives ; - intelligibilité et lisibilité des archives ; - durée de conservation des archives ; - traçabilité des opérations effectuées sur les archives (versement, consultation, migration, élimination…) ; - disponibilité et accessibilité des archives. Une approche pluridisciplinaire La mise en place de services d’archivage électronique sécurisé repose sur une acception pluridimensionnelle : - des aspects techniques ; - des aspects organisationnels ; - des aspects fonctionnels ; - et des aspects juridiques. Assurer l’intégrité des documents Les documents électroniques peuvent subir deux types d’altérations : - Altérations intentionnelles : Ex : modification volontaire d’une donnée dans une base de données, modification d’un message électronique transféré pour cacher certaines informations, modification de la date ou de l’auteur d’un document... - Altérations non intentionnelles : Ex : erreur sur la date d’un document bureautique par l’utilisation de la fonction «Date du jour», erreur sur la date d’un message si l’heure du serveur de messagerie est fausse, conversion automatique d’un document d’une version ancienne d’un format de fichier dans une version plus récente... Pour prévenir ces risques et garantir l’intégrité des documents il s’agit de mettre en place des techniques de signature (calcul d’empreinte), d’horodatage et de scellement des documents. Ces techniques s’appuient sur la mise en place d’une traçabilité à travers la constitution et l’archivage sécurisé d’un journal uploads/s1/archivage-electronique.pdf