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PROCEDURE GESTION DU PERSONNEL Cadre règlementaire ____________________________

PROCEDURE GESTION DU PERSONNEL Cadre règlementaire ____________________________________________________ B1 Personnel ayant le statut de fonctionnaire _________________________________ 1/4 Rappel des textes de référence applicables __________________________________________ 1/4 Sécurité sociale ________________________________________________________________ 1/4 Personnel consultant régi par le droit du travail ____________________________ 2/4 Rappel des textes de référence applicables __________________________________________ 2/4 Sécurité sociale ________________________________________________________________ 2/4 Organisme de contrôle __________________________________________________________ 2/4 Obligations administratives de l’employeur __________________________________________ 2/4 Immatriculation ______________________________________________________________ 2/4 Déclaration du personnel recruté ________________________________________________ 2/4 Cotisations sociales obligatoires _________________________________________________ 3/4 Personnel consultant prestataire de service ________________________________ 4/4 Expression des besions en personnel _______________________________________ B2 Objectifs ___________________________________________________________ 1/1 Processus d’expression et d’examen des besoins ____________________________ 1/1 Recrutement et engagement ______________________________________________ B3 Recrutement ________________________________________________________ 1/5 Les étapes du recrutement _____________________________________________________ 1/5 Recrutement ________________________________________________________________ 1/5 Processus pour les autres membres du personnel ___________________________________ 3/5 Engagement du personnel _____________________________________________ 4/5 Les étapes de l’engagement ____________________________________________________ 4/5 Processus d’engagement _______________________________________________________ 5/5 Paie _________________________________________________________________ B4 Les étapes de la paie _________________________________________________ 1/3 Processus d’établissement de la paie _____________________________________ 1/3 Processus de déclaration et de paiement des retenues fiscales sur salaires _______ 2/3 Evaluation ____________________________________________________________ B5 Objectifs généraux de l’évaluation _______________________________________ 1/3 Quand procéder à l’évaluation du personnel _______________________________ 1/3 Modalités d’évaluation transparente _____________________________________ 1/3 Résultats de l’évaluation ______________________________________________ 2/3 Processus de l’évaluation transparente en fin de période d’activité ______________ 2/3 Formation ____________________________________________________________ B6 Objectifs de la formation ______________________________________________ 1/1 Besoins de formation _________________________________________________ 1/1 Plan de formation ____________________________________________________ 1/1 Mise en œuvre du plan de formation _____________________________________ 1/1 Compte rendu de formation ____________________________________________ 1/1 Absences et discipline ___________________________________________________ B7 Absences __________________________________________________________ 1/3 Absences autorisées __________________________________________________________ 1/3 Discipline __________________________________________________________ 2/3 Actes d’indiscipline ____________________________________________________________ 2/3 Sanctions possibles ___________________________________________________________ 2/3 Fin de contrat _________________________________________________________ B8 Motifs de fin de contrat _______________________________________________ 1/2 La démission ________________________________________________________ 1/2 Le licenciement _____________________________________________________ 1/2 Formalités de clôture du contrat ________________________________________ 2/2 Annexes ______________________________________________________________ B9 Modèles de contrat ____________________________________________________________ 1/26 Modèles de lettre ______________________________________________________________ 1/26 Modèles de registre ____________________________________________________________ 1/26 Modèles de certificat, reçu et fiche ________________________________________________ 1/26 Grille d’évaluation du personnel __________________________________________________ 1/26 Pour la mise en œuvre des activités confiées, on compte parmi le personnel recruté ou à recruter trois types de personnel : - Le personnel ayant le statut de fonctionnaire ; - Le personnel consultant régi par le droit du travail comprenant :  Le personnel clé (Directeur, Directeur général, chef de service, comptable)  Le personnel d’appui (Chauffeur, assistants comptables ……………….) ; - Le personnel consultant prestataires de services. PERSONNEL AYANT LE STATUT DE FONCTIONNAIRE Le personnel ayant le statut de fonctionnaire est constitué des agents nommés auprès du directeur ou d’un projet. Dans le cas d’un projet le personnel nommés est régi par la loi portant statut général de la fonction publique. C’est le cas notamment du Contrôleur Financier (CF) et de l’Agent Comptable Public (ACP). Toutefois, ce personnel n’est pas sous l’autorité du coordonnateur. Rappel des textes de référence applicables Les fonctionnaires travaillant au projet sont nommés et affectés conformément : - A l’instruction N°192/MEF/CAB/DGBF/DAS-SDSD du 22 Septembre 2008 relative aux procédures et modalités d’exécution des dépenses des projets d’investissement cofinancés par la Banque Mondiale ; - A l’arrêté 754 MEF/CAB du 10 Août 2009 portant création, organisation et attributions de l’unité de coordination du projet. Il est alloué à ce personnel des indemnités et avantages, financés par la contrepartie nationale, et dont les modalités seront précisées par arrêté du Ministre de l’économie et des finances conformément à l’article 8 de l’arrêté 754 MEF/CAB du 10 Août 2009 portant création, organisation et attributions de l’unité de coordination du projet. Sécurité sociale L’organisme de gestion de la sécurité sociale des fonctionnaires de la Côte d’Ivoire est la CGRAE (Caisse Générale de Retraite des Agents de l’Etat). La CGRAE est compétente pour collecter les cotisations de retraite de ces fonctionnaires. CADRE REGLEMENTAIRE PERSONNEL CONSULTANT REGI PAR LE DROIT DU TRAVAIL Le personnel consultant régi par le droit du travail comprend les consultants recrutés selon les procédures du chef de projet ou le bailleur de fond principal et le personnel d’appui. Rappel des textes de référence applicables Les textes régissant les relations de travail contractuel en Côte d’Ivoire sont les suivants : - Le code du travail ; - La convention collective interprofessionnelle; - Le code de prévoyance sociale. Sécurité sociale L’organisme de gestion de la sécurité sociale des travailleurs est la CNPS (Caisse Nationale de Prévoyance Sociale). La CNPS est l‘établissement public chargé de la gestion, en Côte d’Ivoire, des différents régimes de protection sociale et des prestations de soins aux travailleurs victimes d’accidents du travail ou de maladies professionnelle et à leurs familles. Organisme de contrôle L’organisme de contrôle et de surveillance des obligations des employeurs et des travailleurs en matière de travail est l’Inspection du Travail. L’IT est le service technique du département ministériel chargé du travail qui assure le contrôle du respect de la réglementation en matière de conditions de travail. Obligations administratives de l’employeur Immatriculation L'employeur qui doit être immatriculé à la CNPS. Il doit rappeler le numéro attribué par la CNPS dans les attestations ou déclarations périodiques. Déclaration du personnel recruté Pour tout engagement de personnel, a obligation, conformément à l’article 5 du code de prévoyance sociale, de déclarer son personnel à la CNPS. Cotisations sociales obligatoires La réglementation nationale applicable portant code de prévoyance sociale modifiée par l’ordonnance impose le versement des cotisations sociales calculées sur les salaires bruts versés. Le plafond de l’assiette de la sécurité sociale est désormais fixé à 70 000 FCFA par mois pour les prestations familiales et les risques professionnelles. Pour avoir droit aux prestations familiales, il faut être travailleur salarié ivoirien ou étranger marié légalement ou fille célibataire ayant reconnu son ou ses enfants ; - Le travailleur doit justifier de trois mois de travail consécutif ; - Les déclarations doivent être obligatoirement faites sur les imprimés de la CNPS ; - Les entreprises de plus de vingt salariés, doivent effectuer leur déclaration et paiement le quinze (15) de chaque mois ; - Les entreprises de moins de vingt salariés, doivent effectuer leur déclaration et paiement chaque trimestre (15 janvier, 15 avril, 15 juillet et 15 octobre). NB : Tout travailleur d’une autre nationalité doit être titulaire d’un contrat de travail ou d’une lettre d’embauche soumis au visa préalable du Ministre chargé de l’Emploi, sur un formulaire établi à cet effet. La procédure de déclaration est la suivante : 1. Retirer le formulaire de contrat à l’A G E P E ; 2. Remplir et le déposer au « service contrat » de ladite agence ; 3. Le visa doit être obtenu dans un délai de huit jours suivant le dépôt du formulaire ; 4. S’acquitter des frais d’établissement du formulaire de visa dont le montant est fixé par arrêté du Ministre chargé de l’emploi ; 5. Lorsqu’au terme du délai de huit jours le Ministre n’a pas fait connaître sa décision, le visa est acquis ; 6. Sauf clauses particulières mentionnées dans son contrat, le travailleur d’une autre nationalité bénéficie de l’égalité de traitement avec les travailleurs nationaux, occupant le même emploi ou ayant la même qualification que l’intéressé. Sont considérés dans l’assiette de la cotisation : - Le salaire versé ou dû au travailleur ; - Les primes et indemnités suivantes : transport, responsabilité, logement, ancienneté, fin d’année, préavis, congés payés, heures supplémentaires ; - Les avantages en nature : logement fourni, véhicule de fonction. PERSONNEL CONSULTANT PRESTATAIRE DE SERVICE Le personnel consultant comprend les consultants individuels recrutés par un projet pour appuyer la mise en œuvre de ses activités. Ce personnel est soumis au régime du droit commercial. Les obligations fiscales du personnel consultant sont fonction du régime fiscal de celui-ci. Ces obligations varient selon que le consultant est au régime du réel ou au régime du synthétique. Expression des besions en personnel OBJECTIFS Le besoin de personnel additionnel est motivé principalement par la charge réelle de travail. Ce besoin peut être d’ordre structurel ou conjoncturel. Dans tous les cas, l’accord écrit est requis comme préalable. Par ailleurs un effort de planification doit être fait pour prévoir dans le budget le recrutement de personnel complémentaire PROCESSUS D’EXPRESSION ET D’EXAMEN DES BESOINS 1) Le responsable gestionnaire estime son besoin en personnel; 2) Chaque service exprime ses besoins en personnel suivant le planning de recrutement. La demande de personnel doit indiquer tous les renseignements nécessaires au choix du personnel ; 3) Centraliser toutes les demandes et les transmet au coordonateur ; 4) Transmet la proposition de recrutement pour avis de non objection concernant le personnel consultant et pour information quant au personnel d’appui ; 5) Donner son avis de non objection pour le personnel consultant ou prend acte du besoin de recrutement du personnel d’appui ; 6) Met en œuvre le processus de recrutement du personnel. Recrutement et engagement RECRUTEMENT Les étapes du recrutement On distingue deux procédures de recrutement : - Une procédure pour le recrutement du Coordonateur National du Projet (CNP); - Une procédure pour le recrutement des autres membres du personnel. Chaque procédure de recrutement comporte les principales étapes suivantes : - Appel à candidatures dans un journal uploads/s1/ gestion-du-personnel.pdf