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Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003 Ressources Ressources Humaines

Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003 Ressources Ressources Humaines Humaines CENTRE INTERDEPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE (78 - 91 - 95) CENTRE INTERDÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA GRANDE COURONNE DE LA RÉGION D'ILE-DE-FRANCE (ESSONNE - VAL D'OISE - YVELINES) 15 RUE BOILEAU - BP 855 - 78008 VERSAILLES CEDEX TÉL. : 01 39 49 63 00 / TÉLÉCOPIE : 01 39 02 27 26 www.cigversailles.fr FICHES PRATIQUES FICHES PRATIQUES Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003 TEL. : 01 39 49 62 36 FAX : 01 39 49 63 29 Mel. : conseil.organisation@cigversailles .fr Service Conseil en Organisation et Recrutement Fiches pratiques Ressources Humaines Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003 Les fiches pratiques sont destinées à aider les collectivités qui souhaitent réfléchir à leurs pratiques en matière de Ressources Humaines. Conçues comme une sorte de “boîte à idées”, elles passent en revue les grands thèmes de la GRH et apportent des éléments de cadrage qui seront utiles à tous les acteurs impliqués : élus, responsables de services, directeurs généraux et directeurs des ressources humaines. Les fiches d'information présentent quant à elles deux dispositifs de développement des compétences encore méconnus des collectivités territoriales. Fiches d’information Fiches pratiques FICHE 1 FICHE 2 FICHE 3 FICHE 4 FICHE 5 FICHE 6 FICHE 7 FICHE 8 Sommaire L'organisation des services FICHE INFO 1 Le bilan de compétences FICHE INFO 2 La validation des acquis de l'expérience Le recrutement Le plan de formation L'évaluation du personnel L'absentéisme La GPEEC La communication interne La qualité du service public 1 Tableau de répartition des tâches 2 Exemple de fiche de poste 3 Identification des besoins de formation Annexes FICHE 1 L’organisation des services 1/3 Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003 • C'est aux assemblées locales d'organiser les services municipaux et leurs conditions de fonctionnement. • Une organisation au service de la stratégie d'action de l'équipe politique. ? PRINCIPES F L’ARTICULATION ENTRE LE POLE POLITIQUE ET LE POLE ADMINISTRATIF Les structures territoriales Les structures territoriales sont caractérisées par la coexistence de deux pôles dont les fonctions et les rôles se distinguent : • le pôle administratif : ce sont tous les services communaux ; • le pôle politique, composé des élus qui participent aux différentes instances municipales. Les actions de ces deux pôles sont fortement interdépendantes : les agents ont besoin de connaître les orientations stratégiques pour remplir leurs missions, et les élus s'appuient sur les informations que les services leur transmettent pour (ré)ajuster leur programme d'actions. La direction générale et l’encadrement jouent un rôle important puisqu’ils se situent à l'interface des deux pôles. Il comprend des fonctions de conseil et d'appui auprès des élus, d'aide à la décision, ainsi que des fonctions de management auprès des services. La réflexion sur l’organisation des services est un préalable indispensable à la réalisation des objectifs définis par l’assemblée locale. ♣ ENJEUX Gestion du service Exercice des missions du service Planification politique Définition des orientations Rôle décisionnel, d’arbitrage POLE POLITIQUE Assemblée délibérante,exécutif encadrement, services POLE ADMINISTRATIF Aide à la décision Définition d'objectifs opérationnels Coordination des moyens et des activités DIRECTION GENERALE Informations stratégiques sur la politique du service Informations techniques sur l’activité du service FICHE 1 L’organisation des services 2/3 La répartition du “pouvoir” L'assemblée délibérante et l'exécutif local détiennent en propre des pouvoirs ; certaines attributions peuvent toutefois être déléguées. La répartition des pouvoirs entre sphère administrative et sphère politique n'est pas neutre. Le niveau de délégation et la nature des compétences déléguées déterminent le style de management pratiqué au sein de la structure : centralisation de toutes les décisions, gestion plus participative avec un rôle décisionnel de l'encadrement intermédiaire, une direction mixte avec une centralisation des décisions stratégiques (dépenses…) et une délégation pour les opérations courantes dans les services… Les différents types de délégations • De l'assemblée délibérante vers l'exécutif : la délégation de pouvoir ; l'assemblée n'a plus la charge des attributions transférées. • De l'exécutif vers les élus et/ou les fonctionnaires : les délégations ne dessaisissent pas le délégataire de ses attributions. Elles demeurent sous sa responsabilité et sa surveillance. Il s’agit des délégations de fonction (délégation de signature “élargie”) attribuées aux adjoints et des délégations de signature accordées aux fonctionnaires (directeurs généraux ou responsables de service). F LA REPARTITION DES ACTIVITES AU SEIN DES SERVICES Le tableau de répartition des tâches (Cf Annexe 1) Même dans les collectivités de faible effectif, certains outils peuvent se montrer utiles pour organiser le travail. Facile à mettre en place, le tableau de répartition des tâches consiste à identifier pour chaque tâche ou activité, quels sont les agents qui interviennent et dans quelle proportion. L'organigramme Le “squelette” de la structure : c'est une représentation graphique des services de la collectivité, indépendamment de l'équipe politique et des agents en place. La finalité : se repérer et se positionner dans la structure. Son contenu met en évidence la répartition des activités, les liens hiérarchiques et la logique globale de structuration. Il permet notamment de visualiser les missions et activités ainsi que les niveaux d'encadrement. L'organigramme est une question qui relève des compétences du Comité Technique Paritaire ; il doit être saisi lorsque l'organisation des services évolue. F QUELQUES CONSEILS Il peut être intéressant de mentionner les fonctions de secrétariat, d'assistance, les points d'accueil et de standard. Comme tous les outils de communication, sa présentation doit être claire et aérée : un document trop “chargé” est incompréhensible et devient vite inutilisé. D'autres documents donnent par ailleurs des informations complémentaires : les organigrammes par service lorsque leur taille le justifie, le livret d'accueil, les sites intranet qui présentent les services… Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003 FICHE 1 L’organisation des services 3/3 Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003 F LA DESCRIPTION DU TRAVAIL : La fiche de poste La fiche de poste (Cf Annexe 2) est un document qui présente les activités confiées à un agent, ses attributions ainsi que les compétences requises. Sa finalité C'est un outil de base de la GRH puisqu'il est utilisable lors de l'évaluation annuelle, pour l'analyse des besoins de formation, la gestion des mobilités internes, les recrutements ou encore l'identification des postes à risques ou soumis à des sujétions particulières. Son contenu Les rubriques varient selon l'utilisation qui est faite des fiches ; l'important est d'avoir un descriptif de l'existant. Remarques • Elles évoluent en même temps que l'organisation des services ; l'entretien annuel d'évaluation est l'occasion de remettre à jour la fiche de poste. • La description du poste peut être réalisée à partir d'une trame élaborée par le service des ressources humaines qui fixe les rubriques à compléter. • Ne pas confondre la fiche de poste qui décrit l'existant avec les profils de poste utilisés notamment pour les recrutements, qui indiquent les exigences, les compétences attendues et les activités souhaitées. ART.72 de la Constitution : principe de libre administration des collectivités territoriales. Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 (ART.33) : domaines dans lesquels les CTP doivent être consultés pour avis. Code Général des Collectivités Territoriales : les attributions des assemblées délibérantes et des exécutifs locaux. ¨ CADRE JURIDIQUE Conseil en Organisation et Recrutement 01 39 49 63 22 conseil.organisation@cigversailles.fr Service Organismes Paritaires 01 39 49 62 50 organismes.paritaires@cigversailles.fr E ( : EN SAVOIR PLUS FICHE 2 Le recrutement 1/2 Le recrutement est un investissement ; pour éviter qu'il ne soit un pari risqué, il est essentiel de bien le préparer et de réfléchir au profil recherché. ? PRINCIPES • Ajuster les compétences au plus près des besoins actuels et futurs de la collectivité. • Un recrutement inadapté peut avoir des conséquences lourdes pour la collectivité (dépenses liées à la rémunération, démobilisation du personnel…) comme pour l'agent recruté (profil sur ou sous dimensionné, carrière bloquée…). ♣ ENJEUX Etapes Description Acteurs Analyser le besoin de recruter • Identification des objectifs • Analyse du contexte de recrutement • Décision de recruter • Responsable de service concerné • DRH, DGS • DRH Décrire l’offre • Définition du poste à pourvoir • Détermination du profil recherché (compétences, diplômes, statut…) • Rédaction de l'annonce Faire connaître l’offre (publicité obligatoire et optionnelle) • Déclaration de vacance de poste • Diffusion de l'annonce dans un ou plusieurs supports de presse • Parution dans la “bourse de l'emploi” • DRH, DG • Responsable de service concerné, DRH ou DGS, Elu • Elu Evaluer les candidats • Présélection : analyse et tri des CV • Sélection sur entretien, épreuves pratiques • Choix final • DRH, Responsable de service concerné Préparer et accompagner la prise de fonction • Prévoir les formalités administratives (nomination...) • Anticiper les besoins de formation • Installer le bureau et l'équipement • Visite des services, prise en charge par un tuteur... • Responsable de service concerné Evaluer la prise de fonction • Faire le point sur le contenu du travail, revoir les contours du poste • Identifier les besoins de formation F LA DEMARCHE • Elus Fiches Pratiques Ressources Humaines - Juin 2003 FICHE 2 Le recrutement 2/2 F QUELQUES CONSEILS Commencer le tri des uploads/s1/ fiches-rh.pdf