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Archives départementales du Val-de-Marne 24 et 25 mai 2018 GÉRER LES ESPACES DE

Archives départementales du Val-de-Marne 24 et 25 mai 2018 GÉRER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE Glossaire – Issu de l’Abrégé d’archivistique GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 2/20 SOMMAIRECOLLECTER..................................................4 > Archives ............................................................................................................................... 5 > Bordereau d’élimination ...................................................................................................... 5 > Bordereau de versement ..................................................................................................... 6 > Collecte ................................................................................................................................ 7 > Collecte (autres modes) ...................................................................................................... 7 > Dépôt ................................................................................................................................... 7 > Producteur ........................................................................................................................... 7 > Tableau de gestion .............................................................................................................. 8 > Versement ........................................................................................................................... 8 CLASSER......................................................9 > Article ................................................................................................................................ 10 > Cadre de classement ......................................................................................................... 10 > Classement ........................................................................................................................ 11 > Cote ................................................................................................................................... 11 > Description ........................................................................................................................ 11 > Durée d’utilité administrative ........................................................................................... 11 > Élimination......................................................................................................................... 12 > Fonds ................................................................................................................................. 12 > Instrument de recherche ................................................................................................... 12 > Pilon ................................................................................................................................... 12 > Série / Sous-série .............................................................................................................. 12 > Sort final ............................................................................................................................ 13 > Tri ...................................................................................................................................... 13 CONSERVER................................................14 > Conditions climatiques ..................................................................................................... 15 > Conditionnement .............................................................................................................. 15 > Conservation matérielle .................................................................................................... 15 > Conservation préventive ................................................................................................... 15 > Estampillage ...................................................................................................................... 15 > Magasin ............................................................................................................................. 15 > Mètre linéaire .................................................................................................................... 16 > Numérisation ..................................................................................................................... 16 > Récolement ........................................................................................................................ 16 > Refoulement ...................................................................................................................... 16 > Restauration ...................................................................................................................... 16 GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 3/20 COMMUNIQUER...........................................17 > Communicabilité ............................................................................................................... 18 > Communication ................................................................................................................. 18 > Communication administrative ......................................................................................... 18 > Fantôme ............................................................................................................................. 18 > Petit dépôt (dépôt de liaison) ........................................................................................... 18 GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 4/20 1COLLECTER GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 5/20 Archives Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produit ou reçu par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.  Archives courantes : gestion quotidienne des affaires, conservées dans les bureaux.  Archives intermédiaires : ne sont plus d’usage courant, mais néanmoins conservées dans un local dédié à proximité des bureaux.  Archives définitives / historiques : dossier dont l’utilité administrative ou de gestion est éteinte, mais présentant un intérêt historique. Le mot archives est souvent employé au sens de « document ayant fait l’objet d’un archivage », par opposition aux archives courantes. Le magasinier d’archives intervenant au moment de l’archivage, c’est bien ce second emploi qui correspond aux documents qu’il manipule. Bordereau d’élimination Etat des documents soumis par un service producteur au visa d’élimination de l’archiviste, ou proposé pour l’élimination par un service d’archives au service dont émanent les documents. GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 6/20 Bordereau de versement Pièce justificative de l’opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d’archives par un service versant. Le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d’instrument de recherche. GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 7/20 Collecte Une des missions fondamentales d’un service d’archives, consistant à recueillir et à rechercher auprès de producteurs publics ou privés des documents pour des versements, des dépôts, des dons ou des achats. Collecte (autres modes) Voir aussi : Dépôt, Versement Dons, donation, achats, mais aussi : Legs : transmission à titre gratuit d'un ou plusieurs biens du défunt, faite de son vivant par testament, mais qui ne prendra effet qu'à son décès. Le legs se distingue de la donation - qui prend effet du vivant du donateur - et est irrévocable. Dation : modalité permettant de payer en nature certains impôts en remettant à l’État des biens de haute valeur artistique ou historique (dont les archives). Dépôt Mode de collecte d’archives publiques ou privées. Procédure par laquelle un bien (entre autres, un document ou un fonds d’archives) est confié, à titre temporaire et révocable, à la garde d’un service d’archives qui n’en est pas propriétaire. Dans le langage archivistique, désigne également le « bâtiment d’archives » ou le « magasin de conservation ». Producteur Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité. GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 8/20 Tableau de gestion État des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de document les délais d’utilisation administrative (DUA), délais de versement au service compétent pour les recevoir, traitement final (sort final) et modalité de tri à lui appliquer. Versement Mode de collecte des archives publiques. Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation des archives passe du service producteur (ou « versant ») au service d’archives qui a vocation à les collecter. Par extension, ce terme désigne aussi les documents ainsi transférés. GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 9/20 2CLASSER GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 10/20 Article Ensemble de pièces d’une même provenance, - se rapportant à un même objet ou à une même affaire, et - dont l’importance matérielle n’excède pas la capacité d’une unité de conditionnement (boite, registre, etc…). L’article constitue l’unité (intellectuelle) de description et l’unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d’archives. Cadre de classement Plan directeur pré-établi qui fixe, au sein d’un service d’archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions, les séries et sous-séries. GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 11/20 Classement Le classement recouvre l’ensemble des opérations matérielles et intellectuelles de mise en ordre des documents et comprend généralement quatre opérations successives : - l’inventaire et la description des documents, pour obtenir une vision fiable et exhaustive des documents versés ; - la rédaction d’un plan de classement qui reflète le fonctionnement et les activités de l’organisme producteur des archives et dans lequel chaque document trouve sa place logique ; - le conditionnement et la cotation des documents ; - la rédaction d’un instrument de recherche qui récapitule de façon synthétique l’ensemble des informations historiques et archivistiques sur les documents et qui sera mis à disposition des lecteurs en salle de lecture. Cote Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant de façon unique chaque article d’un service d’archives. Elle peut correspondre à : - sa place dans le cadre de classement - son adresse dans les magasins. Description Présentation intellectuelle et matérielle d’une unité d’archives, faite pour en donner une identification exacte et unique et en permettre l’exploitation. Durée d’utilité administrative Durée légale ou d’usage pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur. Le document ne peut être détruit pendant cette période. Il reste généralement conservé par le service producteur pendant cette période, et est généralement considéré comme une archives intermédiaire. GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 12/20 Élimination Procédure réglementée qui consiste à soustraire un ou plusieurs dossiers d’un versement, ou des documents au sein d’un dossier. Ils sont supprimés car ils n’ont pas d’utilité administrative ou historique. Voir aussi : Pilon Fonds Ensemble de documents de toute nature constitué par un producteur dans l’exercice de ses activités. Instrument de recherche Outil papier ou informatique énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives, de manière à le faire connaitre aux lecteurs. Y compris : inventaire, répertoire méthodique, répertoire numérique (cf. bordereau de versement), catalogue. Pilon Lieu de stockage temporaire des documents à éliminer. Série / Sous-série Divisions primaire et secondaire d’un cadre de classement, généralement désigné par une ou plusieurs lettres, et qui servent à la cotation des articles qui les composent. GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 13/20 Sort final Destination d’un document ou d’un ensemble de documents à l’expiration de son délai d’utilité administrative : élimination, tri ou conservation définitive. Tri Opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt administratif ou historique de ceux qui sont voués à l’élimination. GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 14/20 3CONSERVER GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION ET DE STOCKAGE - GLOSSAIRE  PAGE 15/20 Conditions climatiques Température et hygrométrie (pourcentage d’humidité dans l’air). Les conditions climatiques sont soumises à des normes dans les magasins d’archives. Pour assurer la bonne conservation des documents, les conditions climatiques doivent rester le plus stable possible. Conditionnement Opération destinée à protéger matériellement les documents avec des chemises, des boites, des pochettes, etc. Conservation matérielle Fonction fondamentale d’un service d’archives, consistant à garder et préserver l’état physique des documents qui lui sont confiés. Conservation préventive Ensemble des mesures prises pour assurer la conservation matérielle des documents, en vue de leur sauvegarde. Estampillage Application, à des fins de contrôle et de sécurité, d’un cachet indélébile sur des documents, pour en identifier le propriétaire. Magasin Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents. GERER LES ESPACES DE COMMUNICATION uploads/s1/ glossaire.pdf