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La Conservation des documents numériques Conseils techniques et stratégies INTR

La Conservation des documents numériques Conseils techniques et stratégies INTRODUCTION Vous êtes un futur stagiaire d’un service public, un collaborateur d’un organisme privé ou un citoyen qui créera et recevra des documents sous forme numérique ? Vous remplirez une des fonctions suivantes : gestionnaires de documents, archivistes, gestionnaires de connaissances, gestionnaires d’information… ? Vous aurez un poste de responsabilité et vous serez chargé d’organiser l’accès et l’utilisation des documents numériques de vos collaborateurs ? Alors ce cours contient des principes et des stratégies qui vous seront très utiles dans vos Activités quotidiennes. Que trouverez-vous ? Nous vous proposons une sélection de conseils pratiques pour la gestion et la conservation de votre information numérique. Il s’agit essentiellement de conseils de bons sens, de conseils techniques, mais également de méthodes de travail et de procédures à mettre en œuvre pour garantir un accès permanent et durable aux données numériques stratégiques de votre organisation. Nous vous présenterons les enjeux de la conservation à court, moyen et long terme des documents numériques, qu’ils soient de nature professionnelle ou privée. Nous aborderons les caractéristiques des principaux supports de stockage numérique pour vous permettre d’évaluer la pertinence de votre stratégie de sauvegarde. Et de manière plus globale, nous vous dispenserons des conseils qui touchent à la gouvernance de l’information : être capable de développer une stratégie globale pour votre service qui garantisse la bonne conservation des fichiers informatiques et à la continuité de votre activité avec ce type d’information. COMMENT CONSERVER CORRECTEMENT DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES ? L’information se présente dans l’univers numérique sous forme de données rassemblées en fichiers. Conserver l’information ne signifie pas uniquement éviter la perte ou l’effacement des données ou les conserver intactes et intègres. Cela signifie aussi conserver leur lisibilité, leur intelligibilité et la possibilité de les réutiliser. Un fichier numérique est composé d’une succession de bits, ou plus simplement une succession de 0 et de 1. Le terme bit est le résultat de la contraction de deux mots anglais : binary digit, qui se traduit par chiffre binaire. Sans les moyens de lire et d’interpréter cette succession de 0 et de 1 gravés sur un support de stockage, il est impossible d’en comprendre le contenu et la signification. Pour comprendre les moyens nécessaires à garantir l’intégrité, la lisibilité, l’intelligibilité et la réutilisation des données, il est essentiel de connaître les spécificités de moyens nécessaires à garantir l’intégrité, la lisibilité, l’intelligibilité et la réutilisation des données, il est essentiel de connaître les spécificités de l’environnement numérique. LES SPÉCIFICITÉS DE L’ENVIRONNEMENT NUMÉRIQUE La combinaison gagnante La conservation des données, leur lisibilité et leur intelligibilité dépendent d’une combinaison d’éléments techniques. Lire et comprendre les données dépend : 1-Des supports pour l’enregistrement et le stockage des données : Disques durs, serveurs, disquettes, clés USB, bandes magnétiques, etc. 2-Des systèmes d’exploitation qui permettent aux logiciels de fonctionner sur les machines (Windows, Mac OS, Linux, etc.). 3-Des machines dont les composants permettent de créer, traiter, interpréter, visualiser les données au niveau matériel : Processeurs, claviers, écrans et qui se présentent sous la forme de PC, d’ordinateurs portables, de smartphones, de tablettes, etc. 4-Des logiciels qui servent à créer, traiter, interpréter, visualiser les données au niveau logique : logiciels de photographie, de traitement de texte, de calcul, bases de données, etc. 5-Des formats dans lesquels les bits sont combinés pour former des paquets logiques traités par les logiciels. Ces formats sont indiqués dans l’extension des noms de fichiers :doc, .docx, .jpg, .pdf, .tiff,.xls, etc. En pratique, conserver l’information numérique revient à conserver des données rassemblées en fichiers, enregistrées sur des supports et dans des formats destinés à être lus et interprétés par du matériel et des logiciels. Ces derniers fonctionnent grâce à un système d’exploitation. Remarque : la défaillance d’un seul élément peut bloquer l’accès aux données. Cela peut se produire au niveau de la lecture des données ou de leur interprétation. La rapide obsolescence technologique En informatique, la technologie peine à traverser l’épreuve du temps. Les machines deviennent rapidement obsolètes (marketing ou réalité ?) et leur cycle de remplacement sont courts. Il en est de même pour les autres éléments : supports de stockage, systèmes d’exploitation, logiciels et formats de fichiers. De plus, l’accès à nos données est partiellement conditionné par la bonne santé et la longévité de certaines entreprises. En effet, personne ne peut garantir le succès ou la faillite de l’entreprise à laquelle vous avez fait confiance pour votre machine ou pour vos logiciels. Cette obsolescence crée un « paradoxe temporel » entre la durée de vie de l’écrit administratif et juridique (qui s’étale souvent sur 20 ou 30 ans, voire plus) et la durée de vie des technologies de l’information, qui se renouvellent et évoluent bien plus vite. Croire qu’il y aura toujours un logiciel capable de lire vos documents est contraire à la prudence, voire contraire à la réalité. Vieillissement des formats : l’exemple de Word Prenons l’exemple du traitement de texte MS Word : les versions et les mises à jour de ce logiciel ne sont pas forcément compatibles entre elles. L’option de rétrocompatibilité des versions est mise au point par la firme qui produit le logiciel. Voici à présent un petit exercice pratique : essayez d’ouvrir un document produit sous Word 2.0 ou Word 95 avec un pc équipé de Word 2007. Que se passera-t-il ? Un message d’erreur vous avertit de l’échec de l’opération. Corriger cela nécessitera au minimum de solides connaissances en informatique. Et après de multiples manipulations, vous aurez réussi à récupérer le document sous Word 95, mais pas celui sous Word 2.0! Le schéma suivant propose une vue théorique des limites de lecture de 4 documents produits avec différentes versions d’un même logiciel. Vieillissement des supports d’enregistrement et de stockage La production d’un support de stockage de données excède rarement la décennie. Le CD-rom qui était sur le marché depuis 1984, le DVD depuis 1994 et la bande magnétique 9 pistes qui était utilisée de 1970 à 2003, ne sont plus à la mode. La clé USB et le disque dur externe, tendent vers une disparition. Le risque de perte massive d’information Quand un crash informatique survient, la quantité de données perdues est souvent considérable. La conservation numérique présente effectivement un second paradoxe intéressant. D’un côté nous enregistrons notre information sur des supports éphémères et de l’autre, nous manifestons un intérêt grandissant pour le stockage longue-durée d’une quantité croissante de données. L’industrie du numérique a su capter cet intérêt et propose régulièrement de nouveaux produits plus rapides et qui disposent d’une plus grande capacité de stockage. Ces deux arguments jouent largement en sa faveur, commercialement parlant, mais ils relèguent la longévité de ces supports à l’arrière-plan des préoccupations. Les unités de recherche et développement de cette industrie n’en sont pas au point mort pour autant : régulièrement la presse relaye les dernières trouvailles en matière de stockage des données : disque à couche en or, utilisation du verre ou de l’ADN de synthèse, etc… Mais aucune qui ne devienne une réussite commerciale. C’est également un paradoxe de l’industrie : un produit dont la longévité serait excellente, rallongerait son cycle de remplacement et espacerait donc dans le temps le moment où le consommateur devra s’en procurer un neuf. Il est facile de comprendre que peu de sociétés commerciales ou administration sont prêtes à envisager ce calcul. Voici un cas pratique d’évolution des besoins de stockage dans notre quotidien. En photographie numérique, on assiste à l’escalade du nombre de pixels par photo et du nombre de photos conservées. Par conséquent, c’est l’explosion du nombre de giga-octets nécessaires au stockage. Mais si au lieu de comparer le nombre de pixels de notre appareil avec celui de notre voisin, nous nous posions les vraies questions ? Le nombre de pixels choisi est-il vraiment adapté à la finalité de la photo ? Vais-je imprimer en 10/15 ou vais-je en faire une affiche ? Est-ce que ce que je conserve présente un intérêt réel ? Pourrais-je encore lire ces fichiers dans 10, 20 ou 30 ans ? La quantité de fichiers conservés ne va-t-elle pas noyer les personnes qui souhaitent les (re)voir ? Les descriptions seront-elles suffisantes pour reconstruire le contexte dans lequel les photos ont été prises et les retrouver facilement ? . En informatique, il faut anticiper le crash des données numériques en adaptant la stratégie de conservation. UNE STRATÉGIE GLOBALE ET CONSTANTE SUR LE LONG TERME La conservation des documents numériques impose de développer une stratégie qui repose sur l’organisation d’un ensemble de procédures et de choix techniques. Ce n’est jamais une solution « one shot », mais un processus de vigilance constant, à long terme, qui doit être intégré dans les procédures de travail de votre institution, au même titre que les procédures de sécurité par exemple. Cette stratégie comprend 9 axes complémentaires : 1. Le choix des supports d’enregistrement et de stockage les plus adéquats. 2. Les conditions optimales de conservation. 3. Le choix des formats de fichiers les plus adéquats, dès la création des données. 4. L’élaboration uploads/s1/cours-gido-2-conservation-des-documents.pdf