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Page [1] Page [2] Sommaire Sommaire ........................................................................................................... 1 1. Qu'est ce que la dématérialisation ? ............................................................. 5 2. Pourquoi dématérialiser ? ........................................................................... 6 3. Comment dématérialiser ? .......................................................................... 6 I. Documents émis par le cabinet ....................................................................................................................... 6 ¾ Courriers et documents bureautiques ....................................................... 6 ¾ Création de documents dématérialisés modifiables. .................................... 7 ¾ Création de documents dématérialisés non modifiables : il existe plusieurs solutions ..................................................................................................... 7 o Protection par un mot de passe des documents créés avec les outils bureautiques récents. ................................................................................ 7 o Convertir au format PDF le document créé ............................................. 8 o Autres applications ou outils bureautiques ne bénéficiant pas de l'option enregistrer sous PDF. ................................................................................ 9 o La signature électronique .................................................................. 11 ¾ Emails (règles de message, accusés de lecture, accusés de réception) ....... 11 o Les règles de message. ..................................................................... 12 o Les accusés de lecture ou accusés de réception. ................................... 14 ¾ FAX (serveurs de fax, fax par internet). .................................................. 16 II. Dématérialiser les documents produits à l'extérieur ou reçus .............................................................. 17 ¾ Email ................................................................................................. 17 ¾ FAX ................................................................................................... 19 ¾ Courriers reçus ................................................................................... 19 ¾ Fonction OCR. ..................................................................................... 20 ¾ Pièces et documents comptables ( factures achats, ventes, relevés de banque, etc...) ....................................................................................................... 21 III. Dématérialisation de la production comptable .......................................................................................... 24 ¾ Les Outils de production à l’attention des cabinets. .................................. 24 o Sage Coala ...................................................................................... 24 o Cegid Expert .................................................................................... 26 ¾ Outils de production comptable à vocation des entreprises. ....................... 28 o EBP ................................................................................................ 28 IV. Outils Collaboratifs de production comptable • Sm@rt -Cool de Sage Coala / Ibiza software / Cegid EWS 30 4. Comment organiser, classer, retrouver les documents .................................. 32 I. Arborescence et outils de recherche système ........................................................................................... 32 II. Pour les utilisateurs de Windows SEVEN, .................................................................................................. 35 III. Pour les utilisateurs de Mac, .......................................................................................................................... 36 5. Comment partager les documents dématérialisés ......................................... 38 I. Partage avec les collaborateurs du cabinet ................................................................................................. 38 ¾ Partage en réseau ............................................................................... 38 o Partage en réseau Windows ............................................................... 38 o Documents destinés à être emportés, modifiés, créés en mission ............ 40 o Partage en réseau Mac ...................................................................... 40 II. Accès à distance et gestion des documents dématérialisés. .................................................................... 43 o Les logiciels d’accès à distance. .......................................................... 44 o Les VPN, réseaux virtuels privés ......................................................... 44 III. Partage avec les clients. ................................................................................................................................... 45 6. Les GED ................................................................................................. 47 7. CAHIER DES CHARGES de la dématérialisation ............................................ 48 8. Comment mettre en oeuvre la dématérialisation. ......................................... 58 I. Planning ............................................................................................................................................................... 59 II. Analyse – besoins / choix de l'outil ............................................................................................................... 61 Page [3] ¾ Analyse existant – besoins .................................................................... 61 ¾ Choix de l'outil .................................................................................... 61 III. Installation / paramétrage ................................................................................................................................ 62 ¾ Définition de l'architecture des dossiers .................................................. 62 o Installation/paramétrage ................................................................... 63 IV. Procédures ......................................................................................................................................................... 64 ¾ Création d'un dossier ........................................................................... 64 ¾ Organisation / Utilisation ...................................................................... 64 ¾ Formation .......................................................................................... 64 ¾ Guide collaborateurs (formation) ........................................................... 65 ¾ Guide clients ...................................................................................... 65 V. Transfert ............................................................................................................................................................. 65 ¾ Traiter l'historique ou repartir au fil de l'eau ............................................ 65 ¾ Mise en place. .................................................................................... 66 ¾ Document en entrée ............................................................................ 66 ¾ Documents produits............................................................................. 67 ¾ Classement et référencement dans la GED .............................................. 68 ¾ Missions à l'extérieur ........................................................................... 68 VI. GO LIVE ............................................................................................................................................................. 68 ¾ Déploiement ....................................................................................... 68 VII. Suivi de la bonne application des procédures. ............................................................................................ 69 9. Quelques exemples d’organisation ............................................................. 69 10. LA GED PARFAITE .................................................................................... 70 11. Partenaires ............................................................................................. 72 Page [4] Si l’informatique en entreprise est depuis longtemps associée à un objectif de « zéro papier », force est de constater que cela ressemble plus à un vœu pieu qu’à la réalité, même si cela continue à être annoncé périodiquement. En fait, c’est plutôt l’effet inverse que l’on constate au quotidien : chaque personne impliquée dans l’élaboration d’un document informatique, la rédaction d’un compte-rendu ou d’un rapport, par exemple, passe par l’impression papier aux étapes clés de contrôle et de relecture. Avant sa diffusion, qui se fera souvent sous forme papier, le document aura déjà été imprimé un nombre considérable de fois, ne serait-ce que pour vérifier la façon dont les paragraphes se positionnent dans la page. Cela met en exergue la faiblesse majeure de la « dématérialisation du papier » car le document est moins bien appréhendé, aussi bien dans son ensemble que dans ses détails ; une autre observation est que nous nous surprenons à faire des fautes d’orthographe grossières dans un courrier électronique alors que nous ne les faisons pas en rédigeant une lettre. Face à ce constat, la dématérialisation a pour objectif d’apporter de la souplesse là où le papier est au contraire extrêmement figé : circulation de l’information quasi instantanée quelle que soit la distance, possibilité d’effectuer des recherches sur plusieurs millions de documents à l’aide de mots-clés, sécurisation de l’accès à un groupe de documents, voire à un document lui-même, etc. Les experts-comptables se sont engagés dans la voie de la dématérialisation en étant l’une des premières professions à créer un portail déclaratif traitant des flux d’informations fiscales et sociales dématérialisés. Face à l’explosion de nos boîtes aux lettres électroniques et de nos disques durs, il nous a semblé intéressant d’aborder pragmatiquement le sujet de la dématérialisation qui touche l’ensemble de notre profession. Ce guide, réalisé par les membres de la commission informatique d’ECF n’a pas pour vocation de donner LA solution pour les cabinets désireux de s’engager dans la voie de la dématérialisation, ou d’améliorer leur organisation de flux dématérialisés. Il est plus particulièrement conçu pour aider nos consœurs et confrères à mieux comprendre les différents aspects de la dématérialisation et décrire les techniques et solutions les plus courantes, afin de leur permettre d’atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés, et d’améliorer la vie du cabinet au quotidien. Nous espérons qu’il sera également une aide dans le cadre de la compréhension des systèmes et qu’il permettra le meilleur choix lors de l’analyse des différentes offres des partenaires. Page [5] 1. Qu'est ce que la dématérialisation ? La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs …) qui transitent au sein du Cabinet, notamment dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs …). La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des documents électroniques, étape permettant d'envisager la mise en œuvre du fameux "bureau sans papier". Dématérialiser un document consiste à le transformer en l'inscrivant sur un support électronique. Ainsi, l'information de gestion, qui était stockée et diffusée sur support papier, devient stockée et diffusée sur support électronique, ce qui ne supprime pas les flux physiques de biens associés aux flux de gestion. Si la dématérialisation est bien gérée, elle permet de faciliter le partage d'informations et ainsi autoriser certaines synergies (par l'augmentation par exemple de la maintenabilité) dans le cadre d'une organisation. Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment : D’une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques ; D’autre part, la dématérialisation de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement. En 2008, 51% des organisations interrogées par MARKESS International indiquent traiter automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation de ces documents reçus initialement au format papier. Il faut toutefois conserver en mémoire le fait qu'un document perd sa qualité d’original dès l’instant où il ne se trouve plus sur son support premier. Ainsi, la numérisation qui est la première étape de l’archivage sous forme électronique de documents physiques n’est qu’une copie par rapport à l’original papier. Page [6] 2. Pourquoi dématérialiser ? La dématérialisation permet de diminuer le coût de traitement de l’information tout en fluidifiant les processus. Toutes les entreprises qui envisagent la dématérialisation espèrent optimiser plus facilement leur fonctionnement interne. Il existe actuellement une contradiction dans le fait de continuer à utiliser le support papier, alors que plus personne ne peut imaginer travailler sans sa messagerie électronique et sans internet. Les processus organisationnels basés sur des documents papier sont lents, coûtent cher et sont source d’erreurs. Aussi, la dématérialisation est non seulement un sujet concret mais aussi un enjeu majeur pour tout Cabinet : gain de temps, réduction de l'utilisation des imprimantes et des photocopieurs, meilleure communication en interne et à l'extérieur du Cabinet, amélioration de la productivité, réaction spontané des différents services du Cabinet. Chaque fonction dans le Cabinet peut ainsi tirer profit de la dématérialisation : les tâches administratives sont réduites, les gains de productivité, et de rendement sont optimisés. Remplacer le courrier postal par du courrier électronique, en lui conférant une valeur légale, est l’un des atouts de la dématérialisation que peut exploiter tout Cabinet. A titre d'illustration, le portail de télédéclaration "Jedeclare.com" a permis la réduction du coût des envois postaux et des coursiers de nombreux Cabinets. Par ailleurs, en supprimant l’usage du papier, la dématérialisation représente une technologie structurellement uploads/s1/ guide-dematerialisation.pdf