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RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE CRÉDITS Ce guide

RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE CRÉDITS Ce guide a été préparé par le Service des ressources humaines. RESPONSABLE DE LA PUBLICATION Johanne Racine, Service des ressources humaines RÉDACTION Marie Dufour, Parabole inc. GRAPHISME Isabelle Godin, Solstis concept graphique ILLUSTRATION Martin Aubry RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION DÉFINITION DE LA PROCÉDURE DÉMARCHE POUR RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL En préliminaire : faire l’inventaire de ses tâches (p. 6) Temps 1 : collecter l’information (p. 9) Temps 2 : rédiger la procédure (p. 10) Temps 3 : réviser la procédure (p. 19) PISTES DE RÉPONSES QUELQUES SOURCES UTILES ANNEXES Annexe 1 : Répertoire de mots de liaison (p. 24) Annexe 2 : Aide-mémoire (p. 30) RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE 4 5 6 21 23 24 INTRODUCTION Avant de quitter votre emploi, vous souhaitez décrire vos tâches de manière à faciliter votre remplacement. Votre supérieur vous a demandé de rédiger vos procédures de travail pour assurer la suite des choses au cas où vous deviez subitement vous absenter. La direction de votre unité administrative songe à revoir les façons de faire en analysant les tâches de chaque employé. Qu’importe le contexte, les procédures de travail se révèlent un outil clé pour les organisations touchées par les restructurations, par le remplacement de personnel ou par les départs à la retraite. Ce guide propose une démarche simple et efficace pour faire l’inventaire de vos tâches en peu de temps. Il s’adresse d’abord aux personnes qui n’ont pas la possibilité de suivre la formation sur les procédures de travail offerte par le Service des ressources humaines de l’Université Laval, ainsi qu’à tous ceux qui s’apprêtent à accomplir cette tâche. Au fil de ces pages, vous explorerez une démarche en trois temps pour consigner par écrit l’essen- tiel de votre travail. Ce contenu donnera lieu à une expérimentation. Vous pourrez en effet vous exercer à rédiger une procédure et consulter ensuite des pistes de réponses pour valider votre travail. Exemples, conseils rédactionnels et gabarit pour consigner les procédures jalonneront votre parcours. À première vue, rédiger des procédures de travail peut paraître rebutant, surtout si l’on agit en solo. Tel ne sera pas votre cas. À différents moments de la démarche comme au cours des exercices, vous verrez apparaître une jeune retraitée de l’Université Laval. Cette ex-agente administrative a pour nom « Aimée Laliberté », un nom prédestiné pour qui songe à la retraite. Suivez bien ses conseils ! Aimée sait de quoi elle parle. Elle a tant aimé faire l’inventaire de ses tâches avant de quitter son poste qu’elle continue à rédiger des procédures maintenant qu’elle a tout son temps pour s’adonner à son activité préférée : le jardinage. RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE 4 RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE 5 DÉFINITION DE LA PROCÉDURE Avant de faire le tour des trois temps de la démarche en compagnie d’Aimée, définissons la procédure. QU’EST-CE QU’UNE PROCÉDURE ? Parmi les énoncés suivants, repérez les intrus, c’est-à-dire les énoncés qui ne correspondent pas à la définition d’une procédure. • Je fais partie des écrits de la rédaction technique. • On peut me comparer à des instructions de travail. • Je corresponds à une suite ordonnée de tâches ou d’opérations aboutissant à un résultat. • Je décris le processus de réalisation d’une tâche, d’une activité, etc. • Je renvoie à une méthode employée pour parvenir à un certain résultat. • Je fournis des renseignements précis concernant les étapes par lesquelles il faut passer et les règles à suivre pour effectuer une tâche, un travail, une recherche, etc. • Je comprends l’exposé systématique et détaillé de toutes les opérations relatives à une tâche. • J’englobe un ensemble de phénomènes se déroulant dans le même ordre. • Mon plan est descriptif et chronologique. Consultez les pistes de réponses à la page 21. EXERCICE Procédé, procédure, processus... Que voilà des mots confondants ! Saurez-vous les distinguer ? À vous de jouer ! DÉMARCHE POUR RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL Nul doute que vous êtes la personne la mieux placée pour décrire l’ensemble de vos tâches. Vous connaissez en effet sur le bout de vos doigts les rouages de votre métier. Vous avez simplement besoin d’un peu d’outils et d’une méthode éprouvée pour faciliter la rédaction des procédures. Cette méthode, c’est la démarche de rédaction qui compte trois temps. Pourquoi trois temps ? Parce que la pire chose à faire quand on vous commande un texte, c’est de commencer par écrire. Ou vous apercevez trop ou vous n’apercevez rien. Maîtriser les rouages de la démarche de rédaction vous permettra ainsi de vous acquitter plus efficacement du mandat qui vous est confié : rédiger vos procédures de travail. EN PRÉLIMINAIRE : FAIRE L’INVENTAIRE DE SES TÂCHES Avant de vous attaquer au premier temps de la démarche, dressez la liste de vos champs d’interven- tion. Dans le contexte de votre travail, où intervenez-vous exactement ? EXEMPLES DE CHAMPS D’INTERVENTION : Accueil, courrier, photocopie, téléphone, saisie, examens, commandes Une fois cette liste établie, associez des tâches à vos champs d’intervention en recourant à des verbes d’action précis. Pour vous assurer de faire un inventaire exhaustif de vos tâches, repassez le calendrier annuel des activités. Que faites-vous en janvier, en février, etc. ? RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE 6 RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE 7 Additionner Agencer Ajuster Améliorer Annoter Annuler Appliquer Arranger Arrêter Assembler Associer Assortir Calculer Cataloguer Classer Classifier Choisir Cocher Combiner Comparer Compiler Compléter Composer Compter Concevoir Confirmer Conseiller Constituer Construire Contrôler Coordonner Copier Corriger Créer Dactylographier Décrire Définir Démontrer Déplacer Désigner Déterminer Dire Disposer Distinguer Donner Dresser (une liste) Écrire Effectuer Élaborer Émettre Employer Enregistrer Énumérer Estimer Établir Étiqueter Évaluer Examiner Exécuter Expliquer Fabriquer Filtrer (appels) Fixer (rendez-vous) Former Formuler Fournir Grouper Guider Identifier Imprimer Indiquer Informer Inscrire Insérer Interpréter Joindre Justifier Localiser Marquer Mentionner Mesurer Mettre Modifier Montrer Nommer Noter Observer Offrir Ordonner Organiser Orienter vers Participer Permettre Placer Planifier Préciser Prendre (des notes) Préparer Présenter Prévoir Produire Proposer Ranger Rappeler Rassembler Réaliser Rechercher Rédiger Réécrire Régler Regrouper Relire Remettre Remplacer Remplir Répartir Résoudre Restructurer Résumer Retourner Retracer Réviser Sélectionner Séparer Signaler Simplifier Situer Souligner Structurer Systématiser Tenir Transférer Trouver Utiliser Vérifier EXEMPLES DE VERBES PRÉCIS : ÊTRE, AVOIR, METTRE, FAIRE Ces quatre verbes appauvrissent tellement les écrits qu’il faut les accompagner d’autres mots pour éviter le flou. Ce qui rallonge inutilement les phrases. Quand vous nommez une tâche, employez un verbe juste et précis. Au lieu de « faire un rapport d’activité », par exemple, cherchez le mot « rapport » dans le Petit Robert. Cet article est plus court que celui de « faire ». De plus, dans les exemples d’emploi de l’article, vous trouverez « dresser un rapport », « rédiger un rapport ». Autre exemple : Les conditions sont de plus en plus mauvaises. Le verbe « être » est si pauvre qu’il faut lui accoler cinq autres mots pour préciser le message. À l’inverse, on pourrait dire « les conditions s’aggravent, empirent, se détériorent ou s’enveniment ». Où trouver ces verbes riches en cas de panne d’inspiration ? Dans le Dictionnaire des cooccurrences (voir référence en bibliographie). Phénomène linguistique, la cooccurrence désigne l’association de certaines unités de la phrase (verbe + nom, nom + adjectif) qui se caractérisent par leur prévisibilité. L’association se fait selon un usage consacré. Ce type d’association donne à la phrase un caractère de lisibilité. Plus une phrase contient de mots prévisibles, plus elle est facile à mémoriser et ne crée pas d’équivoque dans l’esprit du destinataire. EXEMPLE : Trancher un litige (qui signifie « régler une affaire »). Au lieu de cette association connue, l’auteur a écrit : le litige a été rompu une fois pour toutes. Dans cette phrase, on ignore si l’affaire a été réglée, puisque le verbe « rompre » signifie « cesser ». Comme l’association « rompre un litige » n’est pas habituelle, on perd le sens de cette phrase qui aurait dû s’écrire : Le litige a été tranché une fois pour toutes. Le Dictionnaire des cooccurrences ne renferme que des noms communs. À chaque nom, vous trouverez tous les adjectifs et les verbes qui peuvent être associés à ce nom. Voilà un outil précieux pour tout rédacteur qui cherche à gagner en clarté et en précision ! RÉDIGER DES PROCÉDURES DE TRAVAIL UNE DÉMARCHE SIMPLE ET SÛRE 8 CAPSULE Avez-vous dressé votre liste de tâches en recourant à des verbes précis ? Chaque tâche fera l’objet d’une procédure. Vous avez donc un aperçu de l’envergure du travail à accomplir. Quand vous attaquerez la rédaction d’une procédure, assurez-vous de disposer du délai requis pour faire le tour des trois temps de la démarche. Si, au contraire, vous consacrez ici et là une heure pour rédiger une procédure, vous devrez chaque fois revenir en arrière pour ne rien oublier. Ce uploads/s1/ guide-procedures-travail.pdf