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GUIDE DE RÉDACTION ÉDITEUR SERVICE INFORMATION ET PRESSE LAYOUT VIDALE-GLOESENE

GUIDE DE RÉDACTION ÉDITEUR SERVICE INFORMATION ET PRESSE LAYOUT VIDALE-GLOESENER GRAPHIC DESIGN IMPRESSION IMPRIMERIE FR. FABER, MERSCH REMERCIEMENTS L'éditeur tient à exprimer ses remerciements aux auteurs Béatrice Abondio (ministère d'État) et Myriam Bamberg (ministère de l'Éducation nationale et de la Formation professionnelle) pour la rédaction du présent guide. Il remercie aussi Monique Junker (SIP) et Emanuela Bossi (SIP) pour avoir revu et complété le Guide de rédaction, réalisé sous la supervision de Paula Almeida (SIP). Ses chaleureux remerciements s’adressent par ailleurs également à Jean-Pierre Colignon, conseiller en langue française auprès du directeur général des rédactions pour l'ensemble des journaux du Groupe Le Monde, pour son aide précieuse. Soient aussi remerciés Claude Frieseisen, secrétaire général de la Chambre des députés, Vera Haas, inspecteur de la Chambre des députés, et Marc Besch, secrétaire général du Conseil d'État, pour leurs remarques et suggestions pertinentes. INTRODUCTION L’élaboration et la publication de textes font partie intégrante du travail quoti- dien des administrations nationales et permettent à celles-ci de communiquer entre elles et avec l’extérieur.T oute organisation produisant de l’écrit se forge, tôt ou tard, des outils de référence répondant à ses besoins spécifiques afin de donner une image cohérente de ses travaux. Si l’on veut allier vitesse et effica- cité, éviter de multiples remaniements de textes, à la fois coûteux en termes de temps et d’argent, il convient de tendre vers une harmonisation de la mise en forme des textes destinés à la publication. Ce guide de rédaction, élaboré à partir d’ouvrages spécialisés, de contacts avec des spécialistes de la langue française et avec les institutions européennes, est à la disposition de toutes les administrations luxembourgeoises. Il pourra servir de guide et d’outil de référence pour les agents de l’État. La bibliographie en fin d’ouvrage guidera le lecteur dans ses recherches plus poussées. Les auteurs du guide ont tenté d’harmoniser les pratiques rédactionnelles afin d’obtenir des textes cohérents. Cette harmonisation s’est faite dans le souci de simplifier les approches,tout en respectant les usages spécifiques à l’administration étatique et au Luxembourg. En suivant, dès le départ, les recommandations du présent guide, chaque agent de l’État pourra contribuer à réduire les coûts et les délais ainsi qu’à améliorer la qualité d’ensemble de la communication des admi- nistrations non seulement entre elles, mais aussi vers le monde extérieur. Les auteurs de ce guide non exhaustif invitent les utilisateurs à leur faire part de leurs remarques ou suggestions en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : edition@sip.etat.lu. 3 LA RÉDACTION ADMINISTRATIVE 1. LES PRINCIPES DU COURRIER ADMINISTRATIF................................................................11 1.1. LE RESPECT DE LA HIÉRARCHIE...........................................................................................11 1.2. LE PRINCIPE DE LA RESPONSABILITÉ................................................................................12 1.3. LE PRINCIPE DE NEUTRALITÉ...............................................................................................12 2. LA STRUCTURE ET LA MISE EN PAGE..................................................................................13 2.1. LA LETTRE ADMINISTRATIVE...............................................................................................13 2.2. LA NOTE ADMINISTRATIVE...................................................................................................18 2.3. LES TITRES DE CIVILITÉ.........................................................................................................19 2.4. LA STRUCTURE ET LE STYLE..................................................................................................21 2.5. LE COMMUNIQUÉ DE PRESSE, L’INFORMATION À LA PRESSE ET LA NOTE AUX RÉDACTIONS.............................................................................................23 3. LES FORMULES ET LOCUTIONS..........................................................................................33 3.1. SELON LE TYPE DE LETTRE..................................................................................................33 3.2. SELON LES DIFFÉRENTES PARTIES D’UNE LETTRE........................................................35 3.3. LES LOCUTIONS ADMINISTRATIVES.................................................................................37 3.4. LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF......................................................................................39 ORTHOGRAPHE ET GRAMMAIRE 1. LES MAJUSCULES ET MINUSCULES..................................................................................49 1.1. LES TITRES ET FONCTIONS...................................................................................................49 1.2. LES INSTITUTIONS NATIONALES ET INTERNATIONALES, LES ÉTABLISSEMENTS ET ASSOCIATIONS........................................................................50 1.3. LE VOCABULAIRE ADMINISTRATIF ET COMMUNAUTAIRE.............................................53 1.4. LES LIEUX GÉOGRAPHIQUES..............................................................................................54 1.5. LES HABITANTS D’UN CONTINENT, D’UN PAYS, D’UNE RÉGION ; LES ADEPTES D’UNE RELIGION, D’UN MOUVEMENT POLITIQUE, D’UNE DOCTRINE OU ÉCOLE PHILOSOPHIQUE, DE MOUVEMENTS LITTÉRAIRES OU ARTISTIQUES............56 1.6. LES NOMS D’ÉPOQUES OU D’ÉVÉNEMENTS HISTORIQUES, DE GUERRES ET DE DYNASTIES...........................................................................................57 1.7. LES NOMS DE FÊTES...............................................................................................................58 1.8. LES TERMES DÉSIGNANT UN DIEU UNIQUE, UNE DIVINITÉ SUPRÊME, DES ÊTRES SACRÉS................................................................................................................58 1.9. LES NOMS PROPRES..............................................................................................................59 1.10. LE MOT SAINT..........................................................................................................................59 1.11. L’ACCENTUATION DES MAJUSCULES.................................................................................61 1.12. MAJUSCULES ET MINUSCULES – TABLEAU D’EXEMPLES.............................................62 2. L’ADJECTIF QUALIFICATIF.....................................................................................................68 2.1. VARIATIONS EN GENRE.........................................................................................................68 2.2. VARIATIONS EN NOMBRE.....................................................................................................70 4 TABLE DES MATIÈRES I II 3. L’ACCORD DE L’ADJECTIF QUALIFICATIF............................................................................71 3.1. RÈGLE GÉNÉRALE....................................................................................................................71 3.2. CAS PARTICULIERS.................................................................................................................71 3.3. LES ADJECTIFS NUMÉRAUX CARDINAUX.........................................................................76 4. L’ACCORD DES ADJECTIFS ET DES NOMS COMPOSÉS...................................................78 5. L’ACCORD DU VERBE..............................................................................................................79 6. L’ACCORD DU PARTICIPE PASSÉ..........................................................................................86 6.1. LE PARTICIPE PASSÉ EMPLOYÉ SEUL.................................................................................86 6.2. LE PARTICIPE PASSÉ EMPLOYÉ AVEC L’AUXILIAIRE AVOIR, LE VERBE ÊTRE ET LES VERBES PRONOMINAUX..............................................................87 6.3. TABLEAU SYNOPTIQUE..........................................................................................................95 7. L’ACCORD DE MÊME, QUEL QUE, QUELQUE, TEL, TEL QUE, TEL QUEL, TOUT...............96 8. L’ACCORD DES MOTS ÉTRANGERS...................................................................................102 9. LE PARTICIPE PRÉSENT ET L’ADJECTIF VERBAL.............................................................104 10. L’INDICATIF ET LE SUBJONCTIF.........................................................................................106 10.1. DANS LES SUBORDONNÉES COMPLÉTIVES....................................................................106 10.2. DANS LES SUBORDONNÉES CIRCONSTANCIELLES.......................................................109 11. LA CONCORDANCE DES TEMPS.........................................................................................113 11.1. DANS LES SUBORDONNÉES COMPLÉTIVES.....................................................................113 11.2. DANS LE DISCOURS RAPPORTÉ..........................................................................................120 12. L’ORDRE DES MOTS DANS LA PHRASE............................................................................123 12.1. L’ORDRE NORMAL.................................................................................................................123 12.2. LA PLACE DE L’ADJECTIF QUALIFICATIF.......................................................................124 12.3. L’INVERSION..........................................................................................................................126 LA TYPOGRAPHIE 1. LES SIGNES DE PONCTUATION PRINCIPAUX..................................................................131 1.1. LE POINT..............................................................................................................................131 1.2. LA VIRGULE.............................................................................................................................131 1.3. LE POINT-VIRGULE................................................................................................................141 1.4. LES DEUX POINTS.................................................................................................................142 1.5. LE POINT D’INTERROGATION..............................................................................................143 1.6. LE POINT D’EXCLAMATION.................................................................................................143 1.7. LES POINTS DE SUSPENSION.............................................................................................144 5 III 2. LES SIGNES DE PONCTUATION ACCESSOIRES...............................................................145 2.1. LES PARENTHÈSES...............................................................................................................145 2.2. LES CROCHETS.......................................................................................................................147 2.3. LES TIRETS..............................................................................................................................148 2.4. LES GUILLEMETS...................................................................................................................149 3. LE TRAIT D’UNION.................................................................................................................151 4. LA PONCTUATION, LES SYMBOLES ET LES ESPACES....................................................158 5. LES COUPURES DES MOTS..................................................................................................159 6. L’ÉNUMÉRATION.................................................................................................................163 7. L’UTILISATION DE L’ITALIQUE..............................................................................................164 CHIFFRES ARABES ET ROMAINS 1. LES CHIFFRES ARABES......................................................................................................169 1.1. LES ADJECTIFS NUMÉRAUX ORDINAUX........................................................................169 1.2. LES DATES............................................................................................................................171 1.3. L’INDICATION DE L’HEURE...................................................................................................172 1.4. LES ADRESSES......................................................................................................................173 1.5. LES NUMÉROS DE TÉLÉPHONE..........................................................................................174 1.6. LES UNITÉS DE MESURE......................................................................................................174 1.7. LES SOMMES D’ARGENT ET LES INDICATIONS BUDGÉTAIRES...................................175 1.8. LES TAUX ET LES POURCENTAGES....................................................................................176 1.9. LES FRACTIONS.....................................................................................................................176 1.10. L’ANGLE, LA LATITUDE ET LA LONGITUDE.......................................................................177 2. LES CHIFFRES ROMAINS.....................................................................................................177 2.1. LES CHIFFRES DE BASE........................................................................................................177 2.2. LA LECTURE DES CHIFFRES.................................................................................................177 2.3. L’UTILISATION OBLIGATOIRE DES CHIFFRES ROMAINS...............................................178 ANNEXES 1. DIFFICULTÉS LIÉES À CERTAINS TERMES ET EXPRESSIONS........................................183 2. LES PLÉONASMES................................................................................................................190 3. DES MOTS SIMILAIRES AU SENS DIFFÉRENT.................................................................191 4. LES LOCUTIONS LATINES....................................................................................................208 5. LES ABRÉVIATIONS ET SYMBOLES...................................................................................212 6. LES SIGLES ET ACRONYMES...............................................................................................215 6 IV V 7. LES UNITÉS DE MESURE......................................................................................................223 7.1. LES SYMBOLES......................................................................................................................223 7.2. L’UTILISATION DES SYMBOLES..........................................................................................225 8. L’EURO.....................................................................................................................................226 9. LES PRÉSÉANCES DANS LES CÉRÉMONIES OFFICIELLES.............................................227 BIBLIOGRAPHIE..............................................................................................................................231 7 LA RÉDACTION ADMINISTRATIVE LES PRINCIPES DU COURRIER ADMINISTRATIF LA STRUCTURE ET LA MISE EN PAGE LES FORMULES ET LOCUTIONS 1. 1.1. LES PRINCIPES DU COURRIER ADMINISTRATIF LE RESPECT DE LA HIÉRARCHIE Le respect de la hiérarchie apparaît toujours dans les écrits de l’administration et se traduit essentiellement par certaines formules qui illustrent la relation entre l’expéditeur et le destinataire : SUPÉRIEUR > SUBORDONNÉ — Je (vous) fais savoir que… — J’attire votre attention sur… — Je fais connaître à… — Je suggère que… — J’ordonne que… — Je sollicite… — Je tiens à… — Je (vous) signale que… — J’adresse à… — Je me permets de… — J’observe que… — Je propose que… — Je remarque que… — Je suggère que… — Je constate que… — Je soumets… — Je note que… — Je suis reconnaissant à… de… — Je (vous) prie de… — Je rends compte à… — Je demande que… — J’expose quelque chose à… — J’engage quelqu’un à… — J’invite quelqu’un à… — Je convie quelqu’un à… — J’enjoins quelqu’un de… — J’attache de l’importance à… — Je rappelle que… Voir également le sous-chapitre 9 du chapitre « Annexes ». 11 SUBORDONNÉ > SUPÉRIEUR — J’attire votre attention sur… — Je suggère que… — Je sollicite… — Je (vous) signale que… — Je me permets de… — Je propose que… — Je suggère que… — Je soumets… — Je suis reconnaissant à… de… — Je rends compte à… — J’expose quelque chose à… 12 LE PRINCIPE DE LA RESPONSABILITÉ Le courrier des fonctionnaires qui ont une délégation de pouvoir doit être clairement perçu comme engageant leur responsabilité. C’est pourquoi les formules anonymes qui pourraient prêter à confusion sont à éviter et les lettres sont toujours rédigées à la première personne du singulier. Il arrive que l’administration ne puisse pas faire état de ses sources de rensei- gnement (discrétion, absence de certitude absolue…).Ainsi, lorsqu’on voudra mentionner des éléments de ce type, on utilisera des formules telles que : — Il m’a été signalé que… — Il a été porté à ma connaissance… — J’ai appris que… — Je viens d’être saisi de… — Il m’a été rapporté que… — Mon attention a été attirée sur… — Il me revient que… LE PRINCIPE DE NEUTRALITÉ Le style administratif est un style neutre dont toute originalité littéraire est exclue. Les expressions telles que : — J’ai le plaisir de… — Il m’est agréable de… — J’ai l’honneur de… sont permises, mais on veillera à éviter toute formulation excessive. Par ailleurs, l’administration doit commettre le moins d’erreurs possible. Elle doit donc s’entourer de prudence et limiter tant que faire se peut les recours. C’est la raison pour laquelle le courrier administratif ne doit contenir que des faits et des informations connues et avérées. En cas de doute, on utilisera le conditionnel. — Il semblerait que… — Des fautes auraient été commises lors…, dans… — Sans vouloir préjuger de… — Bien que… — Il n’est pas impossible que… sont autant de formules qui permettent de respecter le principe de prudence. 1.2. 1.3. 2. 2.1. LA STRUCTURE ET LA MISE EN PAGE LA LETTRE ADMINISTRATIVE 13 TIMBRE (ÉMETTEUR) généralement préimprimé OBJET uploads/s1/ guide-redac-2006-2 1 .pdf