Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO INSTITUT NATIONAL DE PREPARATION PROFESSIONNEL

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO INSTITUT NATIONAL DE PREPARATION PROFESSIONNELLE « I.N.P.P. » DIRECTION PROVINCIALE DU NORD – KIVU MANUEL DE SECRETARIAT CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE Chapitre 4 : LE SECRETAIREET LA REDACTION - L’ELABORATION DE DOCUMENTS DMINISTRATIFS 1. Notions Dans la vie professionnelle, le secrétaire de direction passe plus de temps à rédiger et à élaborer plusieurs documents qui assurent la liaison entre son entreprise et son personnel ou entre l’entreprise et ses partenaires. Dans l’échange des différents documents administratifs, la lettre apparaît comme étant un document de 1ère importance car, en plus de son rôle, elle accompagne d’autres documents la plus part de fois. Pour s’acquitter loyalement de ses obligations, le secrétaire à besoin des matériels et fournitures suivants : - Papier duplicateur - Papier pelure (transparents) - Papier carbone (carbone en main ou à machine) - Registre indicateur des courriers reçus et expédiés - Carnet de transmission (courriers expédiés) - Bic, gomme, crayon - Boite d’agrafes - Agrafeuse et désagrafeuse - Attaches tout - Perforateur - Une latte ou règle de 50 cm - Vernis correcteur blanc - Enveloppes ordinaire ou enveloppe sacs - Papiers bristols - Ventilateur (facultatif) - Divers classeurs - Fardes chemises - Machine à écrire - Machine à calculer - Machine à polycopier - Téléphone portable et ou de table - Coupe papier - Corbeille à papier - Calendrier - Un bureau équipé en mobilier convenable - Rideaux et autres emballages - Un dictionnaire 2. La lettre a) Définition La lettre est le résumé d’un dialogue entre deux personnes séparées par une distance donnée. Elle est la preuve écrite des contrats ou engagements traités verbalement ou par téléphones. La loi recommande de classer et de conserver des lettres reçues et expédiées pendants 10 ans Flash disque : conservation des docs par électronique. b) Importance de la lettre La lettre joue un rôle très important dans l’administration, dans la vie économique, dans le commerce et dans l’industrie. Etant le train d’union entre le pouvoir public et ses partenaires (commerçants, industriels et autres opérateurs économiques) son importance se résume comme suit : la lettre est un des moyens de communiquer avec les gens même ceux que l’on n’a jamais vus. Elle évite les déplacements inutiles et perte de temps. Enfin, elle précise le contrat conclu verbalement ou par téléphone. c) Présentation de la lettre La lettre doit éveiller la curiosité du destinataire et non l’indisposer. Il doit par conséquent être impressionné par : - La qualité des papiers - La disposition des parties (paragraphes bien disposés) - La mise en page, les marges et le centrage du texte convenables d) Qualité de la lettre Malgré la bonne présentation, une lettre peut être de mauvaise qualité lorsqu’elle est mal élaborée. La lettre reflète donc la personnalité c’est-à-dire la valeur de celui qui la rédige. Ainsi, une lettre bien présentée, doit être élaborée sous deux points de vue : le fond et la forme. A. Le fond Il est imposé par l’objet de la lettre qui se rapporte au choix et à la disposition des arguments. Selon le cas, le fond pourra être : offrir, demander, accepter, solliciter, persuader, annoncer, prouver, proposer, former des desiderata. Le fond est illimité et varie selon les sujets traités. B. La forme Elle tient compte du style et de la présentation matérielle : Le style Le style doit être simple. C’est un art qui exige la précision, la clarté, la correction, la concision et le bon ton (courtoisie). Pour ne pas indisposer le lecteur, il faut : - Des courtes phases claires, précises et courtoises ; - Eviter de fournitures complexes qui désorientent le correspondant ; - Un enchaînement logique dans l’exposé des faits ; - Eviter des langages directs tels que vous mentez, vous avez tort, nous avons besoins de ses renseignements immédiatement etc.… NB : pendant la rédaction, il fout différencier l’utilisation de pronoms personnels je et nous Je = encore individu personnellement Nous = personne morale qui écrit pour le compte d’une Entreprise La présentation matérielle La présentation matérielle d’une lettre se rapporte : - A la disposition du texte - Au format de la feuille : A4 = 210 x 297 mm (papier pelure) - A la qualité du papier NB : - Lorsque l’entreprise possède des papiers A6 (grand format), le secrétaire doit les ajuster à l’aide d’une latte et d’une lame de rasoir s’il ne possède pas de coupe papier. - Dans la rédaction, il faut éviter l'usage des abréviations qui traduisent la paresse et l’ignorance de l’orthographe. - Seules les abréviations internationales comme FAO, UNCHCR, UNESCO sont tolérées. Plan de la lettre Toute lettre administrative ou privée (individuelle) doit obtenir un plan suivant : Introduction, développement et conclusion. 1) Introduction C’est l’entrée en matière. Le secrétaire doit recourir aux phases servant à : - Accuser une réception… - Transmettre sous pli… - Confirmer un accord… - Annoncer quelques choses… - Solliciter une autorisation… - Etc. ou le secrétaire peut débuter une phase par une des phrases suivantes : - Par la présente, j’ai l’honneur… - En réponse de votre lettre du…, nous avons le regret de… - Me référant à votre demande de documentation, j’ai le… - En exécution de la loi n°… du… relative à… - Faisant suite au communiqué radiodiffusé,par lequel votre maison recrute un secrétaire de direction j’ai l’honneur de… 2) Le développement C’est l’exposé logique des idées. Le développement est compris entre l’introduction et la conclusion. Il n’est pas standard mais peut varier selon les sujets traités. Cependant, il est recommandé d’éviter des longs paragraphes et des longues phases. 3) Conclusion C’est la fin de la lettre. Avant de recourir à la formule de politesse, la lettre sera terminée par : - Nous attendons vos instruction pour que…, avant que…, de manière que… - Nous espérons que votre décision…, votre jugement… Disposition d’une lettre Il existe plusieurs dispositions des lettres. Mais toute lettre privée ou administrative doit contenir les éléments suivants : a) L’en tête : adresse de l’expéditeur, personne physique ou morale : Nom, activité, n° comptes bancaires, codes téléphoniques ou télégraphiques etc. b) La date précédée du nom de la ville provinciale (ou de la localité), la date de la lettre est précédée du mois écrit en toute lettre. Ex : Goma, Le 21 novembre 2002 ; c) La suscription : c’est l’adresse du destinataire. Dans la souscription, on note la fonction du destinataire. Ex. : Monsieur le Ministre de, Monsieur le Directeur de, Madame la Coordonnatrice. NB : lorsque le chef de l’entreprise est une demoiselle, on préfère écrire Madame à titre honorifique. d) Sa référence: elle figure après l’adresse du destinataire. Elle comporte notre référence/ votre Référence Notre Référence : N° de la lettre expédiée ex : N/Réf : 20/017/DP/MIN/98 Votre Référence : N° de la lettre rappelée ex : V/Réf : 021/MB/98 La référence renseigne sur le service émetteur, le rédacteur et le dactylographe (Informaticien de l’entreprise). e) Rubrique, concerne ou objet : figure après la référence et varient selon le sujets traités. Elles indiquent en peu des mots précis le motif de votre lettre. Concerne : Votre demande de formation Objet : Remise de dossiers administratifs : Notification : Changement d’attribution. f) La Vedette ou Appellation : Monsieur, Madame… Elle est notée avant ou après Objet selon la disposition choisie f) La Signature : elle doit figurée entre le titre et le nom du signataire de la lettre c’est-à- dire chef d’entreprise. Remarques : 1. Lorsque la lettre est signée par un fondé du pouvoir c’est-à-dire un intermédiaire celui- ci marquera : - Par Procuration (PP) si la lettre d’intérim lui a été confiée - Par Ordre (PO) si l’ordre est verbal, le chef est empêché ou est en mission. 2. Après la signature, pas de poste scriptum (PS), c’est-à-dire d’autres écrits. - Les annexes : ce sont des documents joints à la lettre. On doit préciser leur nature et leur nombre. Les annexes figurent au bas de la lettre, juste après la marge gauche et peu plus en dessous de la signature mais sans l’encombrer. - Les copies pour information : elles doivent figurer entre la date et la souscription c’est-à-dire l’adresse du destinataire. Les personnes auxquelles les copies sont réservées doivent succéder par ordre d’autorité. Ex : Gouverneur, Procureur, commandant, etc. PRECAUTION A PRENDRE AVANT ET PENDANT LA REDACTION D’UNE LETTRE 1. avoir recours au dictionnaire le seul outil précieux de travail 1. apporter beaucoup d’attention aux travaux afin de pouvoir corriger les fautes 2. Assurer un accord parfait entre les verbes et les mots. Ex : ne pas confondre le verbe informer et annoncer car on informe quelqu’un et non informer à quelqu’un ou informer au ; on annonce à quelqu’un, ou on demande a quelqu’un quelque chose. On dit également ceci il est intervenu et non il a intervenu. 3. utiliser les subjonctifs lorsque le contexte l’exige 4. construire un plan général de la lettre lorsqu’on a déjà rassemblé les idées et les arguments 5. il faut toujours appliqué une technique approprié a uploads/s1/correspondance-administrative.pdf