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ORGANISATION ET GESTION DU SECRETARIAT FORMATEUR : AMOUSSOUGA ANGES PATERNE, AD

ORGANISATION ET GESTION DU SECRETARIAT FORMATEUR : AMOUSSOUGA ANGES PATERNE, ADMINISTRATEUR CIVIL, OBJECTIFS PEDAGOGIQUES  Amener les participants à prendre conscience de l’importance de leur poste dans la structure organisationnelle de leur structure et à cerner dans toutes ses dimensions la fonction de secrétaire ses contours et ses implications afin d’en assurer convenablement les responsabilités qu’elle induit. Attirer leur attention sur la nécessité d’une bonne gestion du standard, de la réception et de l’accueil Renforcer leur capacité dans le traitement, le classement et l’archivage des dossiers. •Renforcer leur capacité dans le traitement, le classement et l’archivage des dossiers. PLAN INDICATIF  Module 1 : les aptitudes ou qualités du ou de la secrétaire efficace, les valeurs à incarner et les déontologies du métier Module 2 : la gestion administrative et bureautique du ou de la secrétaire efficace  Module 3 : Mise en situation et cas pratiques INTRODUCTION GENERALE Une organisation bien structurée doit disposer d’une porte d’entrée Le secrétariat administratif est la porte d’entrée dans une organisation administrative Nombreux sont les responsables d’organisation administrative qui s’accordent à reconnaître l’importance du secrétariat dans le processus de développement de leur institution, sans toutefois en faire sérieusement un allié de réussite Pourtant, le secrétariat intervient à tous les niveaux stratégiques de la structure. Il contribue à donner une image positive des dirigeants s’il est bien organisé. INTRODUCTION GENERALE Mal organisé, il détruit l’image de marque de l’organisation auprès des usagers et ternit sa réputation Le secrétariat couvre une étendue d’activités nécessaires à l’organisation et au fonctionnement de l’administration Cependant pour occuper un si important poste et répondre aux différentes exigences qui s’imposent il faut disposer d’une capacité intellectuelle et organisationnelle, ainsi que d’un bon comportement professionnel doté de valeurs humaines L’époque où les travaux secondaires étaient confiés au secrétariat est révolue. Au-delà du ‘’ petit dactylo’’, simple employé exécutant des ordres, le secrétaire est aujourd’hui un vrai intellectuel aux aptitudes remarquables. INTRODUCTION GENERALE  Ceci étant, renforcer la capacité des secrétaires dans l’administration publique s’avère nécessaire, ce qui justifie cette formation sur le thème «Gestion du secrétariat, traitement et gestions des courriers», organisé par votre ministère de tutelle. MODULE 1 : LES APTITUDES OU QUALITÉS DU OU DE LA SECRÉTAIRE EFFICACE, LES VALEURS À INCARNER ET LES DÉONTOLOGIES DU MÉTIER Contenu pédagogique 1-Généralités sur le métier du secrétaire administratif 2-Valeurs et déontologie du secrétaire administratif 3- Les compétences-clés du Secrétaire 4-Cadre de travail et ergonomie CHAPITRE 1 : GÉNÉRALITÉS SUR LE MÉTIER DU SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF DÉFINITION DU MÉTIER DE SECRÉTAIRE Le secrétaire administratif est un employé de bureau ayant la responsabilité d’assurer les tâches administratives dans une organisation publique ou privée. Il est chargé des travaux de secrétariat à savoir le traitement des documents administratifs et la diffusion de l’information. Il a une fonction centrale et essentielle dans la vie de l’entreprise car il assure l’organisation pratique et le bon fonctionnement des services. Généralement attaché à un cadre ou un dirigeant, le secrétaire administratif, également appelé assistant administratif, soutient son ou ses supérieurs hiérarchiques dans la gestion et le suivi des dossiers administratifs, mais aussi dans la coordination des activités. ACTIVITES PRINCIPALES Accueil des visiteurs - prise de rendez-vous - rédaction du courrier - classement de dossiers - saisie de documents ou du budget - gestion et organisation d’agenda - préparation de réunions de travail, de déplacements ou d’atelier. CHAPITRE 1 : GÉNÉRALITÉS SUR LE MÉTIER DU SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF MISSIONS PRINCIPALES Accueillir les visiteurs et recevoir les appels téléphoniques entrants Transmettre les messages et informations aux interlocuteurs internes et externes, oralement, par mail ou courrier Réceptionner le courrier de la structure et assurer son traitement (enregistrement et diffusion) Rédiger les lettres, comptes -rendus, notes et assurer la saisie ainsi que la reproduction de divers documents Préparer les courriers sortants et veiller à leur bonne expédition Assurer l’enregistrement, le classement et l’archivage des dossiers Organiser les rendez- vous internes et externes ainsi que les réunions Tenir à jour les différents registres d’informations ou base de données administratives Participer à l’organisation d’activités internes (réunions, rendez- vous, visite, etc…). CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU SECRETAIRE VALEURS – QUALITES - COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS  Les valeurs du service public : Le travail : facteur essentiel pour l’épanouissement personnel, la production et la croissance économique Sens élevé de responsabilité : le travailleur doit être conscient qu’il assume une charge et doit répondre des conséquences qui en découlent. Cela exclut l’irresponsabilité – le laisser-aller – l’inertie – le populisme. Intégrité : état d’une personne honnête, probe et incorruptible. Paix : état de concorde, d’accord, de tranquillité, d’harmonie, de sérénité d’esprit entre les membres d’un groupe, d’une organisation. Cela exclut la violence, le conflit, les divisions, les troubles. Liberté : faire tout ce qui n’est pas contraire à la loi et qui ne nuit pas à autrui. Justice : respect du droit et de l’équité considérée comme une justice naturelle ou morale indépendante du droit en vigueur. CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU SECRETAIRE VALEURS – QUALITES – COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS  Les valeurs du service public :  Qualité : l’administration doit veiller à offrir à tout usager/client, des services ou prestations de qualité respectueuses des normes, avec des ressources humaines compétentes et compétitives. Célérité : respect des délais légaux, réglementaires ou contractuels dans les relations inter-services et avec les usagers qui ne doivent pas perdre des opportunités ou être pénalisés du fait de la lenteur du service public. En cas de plainte de l’usager, les responsabilités doivent être situées avec l’application des sanctions subséquentes. Professionnalisme et compétence : les agents publics doivent faire preuve de professionnalisme dans l’accomplissement de leurs tâches. Conduite en dehors des lieux du travail : la vie privée de l’agent public rejaillit sur son comportement dans la fonction publique. C’est pourquoi, l’agent public doit toujours avoir un comportement exemplaire même hors de son lieu de travail. CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU SECRETAIRE VALEURS – QUALITES – COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS  Les Qualités du secrétaire : Autonomie de travail, discrétion et respect de la confidentialité ; Sens de l’organisation et du relationnel ; Esprit d’initiative et facilité d’adaptation ; Sens de priorités et de l’organisation. CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU SECRETAIRE VALEURS – QUALITES – COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS  Les Comportements professionnels : Le comportement est un indicateur de votre professionnalisme,  la présentation physique : un physique agréable est toujours le gage d’une bonne impression. En tant que premier contact avec les usagers, l’image que présente le secrétaire influence considérablement le statut de l’administration. Il lui appartient de toujours offrir une allure soignée. Coiffure soignée à tout instant. Être présentable dans une tenue correcte. La promptitude à noter les consignes : Un secrétaire se détache difficilement de son bloc-notes. Vous devez avoir un stylo ou un crayon à votre portée pour noter rapidement les instructions qui vous seront données. Certes, vous avez une bonne mémoire, mais ne la surchargez pas. Prenez quelques précautions pour vous retrouver facilement. CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU SECRETAIRE VALEURS – QUALITES – COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS  Les Comportements professionnels :  Les valeurs humaines : Dans les administrations publiques nous relevons très souvent le manque d’accueil de nos secrétaires et en occurrence les dames. Il est très important de prendre le dessus sur nos problèmes personnels, nos frustrations professionnelles et nos peines une fois dans notre cadre de travail. Savoir accueillir les usagers, gardez une bonne humeur et le sourire à tout instant et instaurez un climat de sympathie et de compréhension mutuelle avec chaque membre du personnel facilitera autant vos relations avec les usagers qu’avec vos collègues. Il contribue efficacement au rendement de votre administration. « Ne faites pas à autrui, ce que vous n’aimeriez pas qu’on vous fasse. » : Tant que vous observerez ce principe, vous gagnerez la confiance des Hommes. C’est un gage de succès. Etes-vous un collaborateur hostile au sourire et qui stresse tout le monde ? Il y en a qui sont en perpétuel conflit avec leur supérieur hiérarchique, ou qui, par leur langage ou comportement frustre. Pensez à établir un meilleur climat. Discutez- avec vos collègues, encouragez le sens de l’humour. Dans les moments de faiblesse des uns et des autres, soyez compréhensif. Evitez les propos déplaisants, les allusions poivrées. Quelqu’un vous a-t-il offensé ? Au lieu de vous en défendre à grand renfort, discutez avec lui pour clore l’incident. CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU SECRETAIRE VALEURS – QUALITES – COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS  Les Comportements professionnels : Prenez conscience de vos forces et faiblesses : Beaucoup de personnes ne savent pas se maîtriser. Toutefois, elles désirent accomplir de grandes choses. Comment pouvez-vous réussir, si vous n’êtes pas capable d’accepter une remarque désobligeante ? Il faut savoir reconnaitre humblement vos faiblesses en gardant à l’esprit vos forces pour parvenir à vos fins. C’est la maîtrise de soi qui permet de gagner la sympathie et la confiance des autres. Soyez ponctuel : C’est un aspect élémentaire. Tout bonne secrétaire doit être à l’heure pour recevoir les usagers uploads/s1/formation-gestion-du-secretariat.pdf