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CORRESPONDANCE COMMERCIALE I.1. Généralités: style, ponctuation Quel que soit l

CORRESPONDANCE COMMERCIALE I.1. Généralités: style, ponctuation Quel que soit la raison, personnelle, professionnelle ou administrative, nous sommes tous amenés à écrire un courrier. Qu'il s'agisse d'une démission, contestation, réclamation ou dénonciation, les lettres expriment nos idées, nos envies, nos droits, nos refus. C'est en cela qu'elles doivent être justes, claires et bien écrites. Les phrases, les formulations ou la ponctuation ne s'improvisent pas. C’est important à savoir que la lettre d'affaires répond à des conventions bien précises et à une normalisation déterminée. Ainsi, elle est constituée d'un certain nombre d'éléments obligatoires et la façon dont ceux-ci se disposent sur la page est également prédéterminée. Comme chaque pays a sa propre norme à respecter, le style d'une lettre d'affaires en français est également des plus particuliers. Ainsi, le tact, le ton et la courtoisie sont d'une importance extrême. Le style en question, appelé «professionnel» répond également à des caractéristiques bien précises. La langue commerciale n’est pas la langue littéraire. La tendance est à la simplicité, à l’utilisation d’un style direct, proche du langage parlé. Le souci est de se faire comprendre, en privilégiant le vocabulaire et les constructions de phrases propres au registre professionnel courant. Quelques observations importantes: ● Dans les lettres d’affaires il est absolument interdit d’écrire s’il vous plaît, il y a plusieurs formules de courtoisie : Veuillez/ Nous vous prions de/ Nous vous prions de bien vouloir + infinitif du verbe ● La formule on croit dans des sentiments et on agrée a la signification : accepter des salutations. Ne pas utiliser un autre verbe que croire ou agréer. ● Les phrases doivent être courtes : pas plus de 25 mots. Pas d’effets de style ! Pas de manifestations d’humeur ni… d’humour. Pas de phrases interrogatives, difficiles à enchaîner. ● La construction de la phrase est simple : sujet + verbe + complément(s). ● Les principaux modes et temps de conjugaison utilisés sont : le présent, le passé composé et l’imparfait (parfois le plus que parfait) et le futur de l’indicatif ; le présent du conditionnel et le présent du subjonctif (en fonction de la syntaxe). ● L’impératif n’est utilisé que sous la forme « veuillez ». Le passé simple de l’indicatif n’est jamais utilisé. ● Le sujet est généralement nous : on s’exprime au nom d’une collectivité, d’une entreprise ou avec le pluriel de l’auteur. ● Suivant les usages, en France l’appellation ne doit pas être suivie du nom. Cette règle n’est pas respectée dans le courrier à caractère publicitaire. Comme tout texte bien structuré, le contenu d'une lettre comprend impérativement quelques parties et chacune d’entre elles contient des structures linguistiques figées, facilement à apprendre. Une lettre quelconque ou d’affaire (commerciale) doit être structurée conformément à un schéma : 1. introduction (une référence passée comme une facture, un mandat, une lettre, une rencontre, etc.) 2. contenu (il serve pour la présentation des faits proprement dits) 3. conclusion du contenu (elle contient les conséquences pour l’avenir qui résultent des faits présentés dans le contenu de la lettre) 4. la fin (le destinataire exprime le désir, l’attitude, les attentes ou les espérances, la fin est importante parce qu’elle souligne le ton de la lettre) 5. la formule de salut (le pronom « nous » est recommandable) Il est très important à retenir que les lettres commerciales sont des documents qui établissent un contact entre deux partenaires : le vendeur / l’exportateur et l’acheteur / l’importateur, intéressés à conclure et à dérouler une affaire. Une lettre commerciale doit être : 1. claire pour être lue rapidement ; 2. les idées doivent être bien ordonnées et présentées dans un ordre logique ; 3. la connaissance de la terminologie et surtout l’emploi des termes/ mots appropriés y jouent un rôle important. Exemples : J’ai lu votre annonce parue dans le journal (apparaître = se montrer) Je désirerai obtenir une situation de … un immeuble/ une place de vendeur/ un emploi/ un poste vacant, etc. Les références sont une attestation écrite dont le candidat se sert comme recommandation Il a de bonnes références (opinions sur cet employé). Par exemple on peut dire : J’ai besoin de bons renseignements à ce sujet. J’ai de bonnes références. Une autre caractéristique que le style de la lettre commerciale suppose est la concision : les phrases seront coutres et simples. Une proposition incidente permet d’apporter une information complémentaire ou d’insister sur un point particulier. Elle est toujours placée entre virgules. En supprimant la phrase incidente, le reste garde son sens. Exemple : Il s’agit d’une demande qui, selon notre opinion, n’a pas une réponse possible. Si l’information de la proposition incidente est d’un degré secondaire par rapport au reste de la phrase, elle sera placée à la fin de la phrase, étant introduite par un mot introductif tel que : car, donc, comme, après, mais. Le style d’une lettre commerciale doit être poli, même quand il s’agit des choses désagréables : par exemple, une réponse à une offre qui ne vous intéresse pas introduite par les remerciements et une excuse quelconque qui servira de preuve. Il faut y veiller à la présentation et à la ponctuation. Quand la proposition incidente est placée après la conjonction et, on met une virgule au début et à la fin de l’incidente. Exemple : Vous vous occuperez des formulaires de commande, et ce point est pour vous très important, vous vérifierez aussi les factures. S’il y a deux propositions juxtaposées et une troisième proposition introduite par la conjonction et, mais commence par une incidente, il y a une virgule au début de la phrase introduite par et et une autre au début de l’incidente. Exemple : Vous annonceriez à l’agence le retard de l’émission des documents, vous taperez ces lettres, et, cet aspect est très important, vous téléphonez pour la livraison de la marchandise. Si dans la phrase il y a un pronom relatif, il ne faut jamais le séparer du nom qui le précède. Exemple : Nous vous confirmons les termes de l’entretien que nous avons eu lors de notre conversation téléphonique. Si le sujet est suivi d’un complément qui transmet une information secondaire, on met celui-ci entre virgules. Exemple : Votre bulletin de commande, du 4 avril, nous est parvenu. Les mots de liaison, par ailleurs, en effet, cependant, en conséquence en tête de la phrase, sont séparés par virgule. Ces mots atténuent la monotonie, facilitent la cohérence des enchaînements des idées. Placé à l’intérieur de la phrase il a le sens « d’avoir raison ». Exemples : En effet, nous avons vérifiés la liste des produits. En effet – introduit une explication quand il est posé en tête de phrase. Exemples : En conséquence, je suis venu vous rencontrer pour nous mettre d’accord. Nous avons, cependant, constaté une faute dans la facture. Quand la lettre est envoyée sous enveloppe, on note sur celle-ci le nom et l’adresse comme dans la lettre. Si la lettre est recommandée à une certaine personne de l’entreprise (firme), d’après le nom de l’entreprise on ajoute : À l’attention de… Les indications spéciales suivantes peuvent être mentionnées au coin de l’enveloppe : ► Exprès/Par exprès ► Urgent ► Par avion ► Imprimé ► Echantillon sans valeur commerciale ► Contre remboursement ► Recommandé (avec avis de réception) ► Envoi avec valeur déclarée ► Faire suivre, s.v.p. (= s’il vous plait) ► À retourner en cas de non-livraison ► Personnel ► (Strictement) confidentiel ► Poste restante Le style français vs. le style américain : En général, le style des lettres d’affaires écrites par les Américains est moins formel, avec moins de fioritures et ayant un caractère plus personnel. Celles écrites par les Européens sont moins personnelles, plus imprégnées de courtoisie. En comparaison avec les Américains, qui recourent à un style concret, avec beaucoup d’exemples, les Français emploient un langage abstrait; ils préfèrent la théorie et les explications théoriques. Dans un texte, là où un Américain donne un exemple pour rendre plus claire l’idée, un Français présentera l’idée sans aucun exemple, et, éventuellement, introduira un concept. Les différences culturelles ont pour conséquence que les Américains sont caractérisés comme des pragmatiques. Les Français emploient le conditionnel plus que les Américains et cela détermine un langage plus poli et plus nuancé. La longueur idéale d’une phrase est de 16-20 mots pour les Américains, mais beaucoup plus aux Français, qui emploient plus d’adverbes et des subordonnés complémentaires. Les Américains mettent l’accent sur le commencement de la lettre, avec son idée principale et la développe du particulier au général. En français, l’ordre est inverse, du général au particulier. Les Américains vont finir une lettre par laquelle ils demandent quelque chose dans une manière positive, ce qui n’est pas le cas, en général pour les Français, qui vont finir la lettre en vous informant sur les mesures qu’ils prendront si l’affaire n’est pas mené à bon fin. Dans les lettres de sommation des dettes, les Français menacent plus vite, ils ne manifestent pas d’intérêt si le client n’est pas capable de payer, et, en cas échéant, quelles en sont les raisons. EXERCICES uploads/s3/ correspondance-commerciale 1 .pdf