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AgroParisTech - UFR d'informatique - 16, rue Claude Bernard - F 75231 PARIS CED

AgroParisTech - UFR d'informatique - 16, rue Claude Bernard - F 75231 PARIS CEDEX 05 michel.cartereau à agroparistech.fr - Téléphone : +33 1 44 08 16 80 * http://www.agroparistech.fr/mmip/mc/ MAÎTRISER LES BASES DU TABLEUR AVEC EXCEL (version 2003)  Objectifs  Maîtriser les règles générales d'utilisation d'un tableur  Savoir créer une feuille de calcul simple avec des formules, et construire un graphique élémentaire  Connaître les possibilités complémentaires du tableur au niveau de la saisie et de la mise en forme des données  Pour un autodidacte, contrôler et mettre à niveau ses connaissances sur l'usage des bases du tableur Compléments nécessaires  Des fichiers d'exemple (voir l'enseignant, ou le site de l'auteur *) Niveau de compétences en pré-requis  Connaissance de l'environnement Windows  Novice en tableur ou usager sans formation spécifique  Ce document d'enseignement est diffusé pour un usage individuel. Il est librement téléchargeable sur le site de l'auteur * Michel Cartereau - Septembre 2012 SAVEZ-VOUS ? Répondre soit par vrai ou faux, soit en choisissant une ou plusieurs options (ou aucune). 1) Une cellule est toujours repérée par une lettre et un chiffre (exemple : B2) 2) Il n'y a pas de limite au nombre de lignes dans une feuille de calcul 3) Un classeur peut regrouper plusieurs feuilles de calculs 4) Il est possible d'englober dans une sélection plusieurs blocs de cellules indépendants 5) La sélection d'une feuille entière s'obtient en cliquant sur l'origine des axes de numérotation 6) Une donnée horaire se note avec un deux-points entre l'heure et les minutes 7) En notation scientifique, la puissance de dix est introduite par la lettre E majuscule uniquement 8) Pour indiquer qu'une suite de chiffres n'est pas un nombre, on préfixe par : a) ', b) ", c) ` 9) Deux nombres séparés par la barre oblique (/) sont reconnus comme une fraction 10) Une sélection préalable permet de remplir à la volée des cellules en ligne 11) Il faut au moins deux cellules pour amorcer une suite chronologique 12) Pour modifier une cellule sélectionnée, on peut d'abord : a) presser la touche F2, b) double- cliquer la cellule, c) cliquer dans la barre de formule 13) Le signal « ####### » apparaît pour indiquer une erreur de calcul (exemple : division par zéro) 14) Une cellule ne peut pas contenir plusieurs lignes de texte 15) Il n'est pas possible de changer la couleur du fond d'une cellule 16) Une formule débute toujours par le symbole : a) ', b) ", c) = 17) Le symbole du dollar sert à désigner une référence absolue de cellule 18) Il est impossible de désigner par une seule référence deux blocs distincts de cellules 19) Il existe un bouton de la barre d'outils, associé à la fonction de somme 20) Les éléments d'un graphique sont toujours en couleurs 21) Dans une représentation graphique, le titre figure toujours en haut et au centre 22) Un graphique se copie dans Word avec de préférence la commande EDITION COLLAGE SPÉCIAL 23) La cellule en 5ème ligne et 7ème colonne se désigne par L5C7 ou G5. 24) La formule =L5C5*L5C(-2)/100 est correcte 25) On ne peut plus supprimer un nom après l'avoir affecté à une cellule 26) Pour calculer dans une formule le carré de la valeur de la cellule L1C1, on peut utiliser la notation : a) =L1C1^2, b) =CARRE(L1C1), c) =PUISSANCE(L1C1;2) 27) Un commentaire permet de définir une petite note d'explication pour une feuille de calcul 28) Un style est équivalent à un type de donnée 29) Il existe un mécanisme afin d'empêcher la saisie de valeurs en dehors d'un intervalle défini 30) Le réglage ZONE D'IMPRESSION dans la mise en page permet d'effectuer un zoom lors de l'impression de la feuille de calcul Solutions à la fin du document Maîtriser les bases du tableur avec Excel - Page 2 MANIPULATIONS ÉLÉMENTAIRES QU'EST CE QU'UNE FEUILLE DE CALCUL ? Exemple de feuille simple présentant des données Calculs automatisés et représentation graphique SAISIE DE DONNÉES Manipulations pratiques dans le tableur Présentation des différents types de données existants EFFECTUER UNE MISE EN FORME ÉLÉMENTAIRE Mise en forme du texte Mise en page Maîtriser les bases du tableur avec Excel - Page 3 EXEMPLE DE FEUILLE DE CALCUL DOCUMENT INCLUANT DES CALCULS ET-OU UN GRAPHIQUE ouvrir le document le-menu.xls 1 et Modifier une valeur : a) Clic dans la cellule en colonne n° 5 et ligne n° 13 b) Taper la valeur c) Valider avec ENTRÉE calculs automatisés graphique automatiquement mis à jour Maîtriser les bases du tableur avec Excel - Page 4 1 Fichier donné par l'enseignant ou sinon disponible sur le site de l'auteur (cf. page de couverture). Données extraites, avec l'autorisation de l'éditeur, de l'ouvrage de Claude AUBERT, L'assiette aux céréales, 1983, Ed. Terre Vivante, 38710 Mens - http://www.terrevivante.org MICROSOFT EXCEL CAS DE LA VERSION 2003 DE MICROSOFT EXCEL 1  PRINCIPAUX RÉGLAGES POUR L'AFFICHAGE Barre de formule : AFFICHAGE BARRE DE FORMULE Barre d'état : AFFICHAGE BARRE D'ÉTAT Barres standard et de mise en forme : AFFICHAGE BARRE D'OUTILS... Entêtes : OUTILS OPTIONS AFFICHAGE ENTÊTES DE LIGNE ET DE COLONNE Quadrillage : OUTILS OPTIONS AFFICHAGE QUADRILLAGE Volet Office : AFFICHAGE VOLET OFFICE 2 RÉGLAGES À VÉRIFIER LORS DE LA PREMIÈRE UTILISATION 1 Présentation valable aussi pour la version XP d'Excel 2 Volet a priori inutile, à (dés)activer selon les préférences personnelles à l'usage barre d'outils standard barre de menu barre d'état barre de formule barre de mise en forme volet Office entête de colonne entête de ligne feuille de calcul Maîtriser les bases du tableur avec Excel - Page 5 RÉGLAGES UTILES RÉGLAGES CONSEILLÉS POUR FACILITER LA MAÎTRISE DE L'OUTIL  RÉGLAGES GÉNÉRAUX Vérification du dossier courant contenant les documents OUTILS OPTIONS GÉNÉRAL DOSSIER PAR DÉFAUT Enregistrement automatique OUTILS OPTIONS ENREGISTRER ENREGISTRER LES INFORMATIONS...  DÉSACTIVATION DE MÉCANISMES AUTOMATIQUES Corrections automatiques génantes OUTILS OPTIONS DE CORRECTION AUTOMATIQUE : désactiver toutes les options dans les onglets CORRECTION AUTOMATIQUE, MISE EN FORME LORS DE LA FRAPPE et BALISES ACTIVES Compagnon Office dérangeant au menu ? commande MASQUER LE COMPAGNON OFFICE ou clic-droit sur l'imagette du compagnon et commande MASQUER  RÉORGANISATION DES BARRES D'OUTILS Barres incomplètement affichées car côte-à-côte pointer au début de la seconde barre afin d'obtenir le curseur puis faire glisser en-dessous à gauche pour repositionner la barre POSSIBILITÉ DE CHANGER CES RÉGLAGES EN CONNAISSANCE DE CAUSE Maîtriser les bases du tableur avec Excel - Page 6 CELLULES LA CELLULE EST L'ÉLÉMENT FONDAMENTAL référence de la cellule courante numéros de colonne cellule courante numéros de ligne  IDENTIFICATION DE CELLULE Deux modes possibles : A1 (lettre de colonne et numéro de ligne) ou L1C1 (numéro de ligne et numéro de colonne) Exemple : C6 ou L6C3 pour la cellule en ligne n°6 et colonne n°3 Mode A1 très utilisé car historiquement le premier défini Mode L1C1 plus puissant pour les formules et présenté ici Choix par OUTILS OPTIONS GÉNÉRAL STYLE DE RÉFÉRENCE L1C1 Maximum : 65 536 lignes X 256 colonnes (IV en A1)  FEUILLE ET CLASSEUR FEUILLE DE CALCUL : un tableau de cellules identifié avec un nom visible en bas à gauche ; ex. : Feuil1 CLASSEUR : un groupe de feuilles de calcul, un document d'Excel enregistré dans un fichier, identifié par un nom au suffixe .xls fixé lors de l'enregistrement : FICHIER ENREGISTRER ATTENTION ! éviter 1 : noms trop longs, espaces, accents ! à éviter : Mon menu idéal.xls ; conseillé : menu.xls 1 Règles conseillées pour garantir une réutilisation ; un nom de fichier peut devenir illisible sur un autre ordinateur du simple fait de la présence d'une lettre accentuée. Maîtriser les bases du tableur avec Excel - Page 7 SAISIE DE DONNÉES LA SAISIE CORRESPOND AU REMPLISSAGE MANUEL DES CELLULES  COMMENT PROCÉDER ? SAISIE DANS UNE CELLULE VIERGE 1) cliquer dans une cellule si ce n'est pas la courante, 2) taper directement, effacer si besoin avec RETOUR-ARRIÈRE, 3) terminer par la touche ENTRÉE EXEMPLE  TYPES DE DONNÉE ET FORMATS DE CELLULE TROIS GRANDES FAMILLES DE TYPE DE DONNÉE 1) des valeurs numériques, exemple : 152 2) des dates ou des heures, exemple (heure) : 15:29 3) du texte, exemple : total RECONNAISSANCE AUTOMATIQUE DU TYPE le tableur analyse la donnée à la fin du remplissage de la cellule DÉTERMINATION AUTOMATIQUE DU FORMAT DE CELLULE la valeur saisie dans une cellule fixe son type ou « format » 1 qui est une présentation appliquée automatiquement par le tableur notamment un cadrage automatique de la valeur dans la cellule : - à droite si calculable (nombre, date ou heure) - à gauche sinon (texte) et quelques retouches éventuelles de la valeur saisie, comme par exemple l'élimination du signe plus (« + ») mis devant un nombre 1 Le format d'une cellule peut être aussi défini via la commande FORMAT CELLULE (voir page 14) Maîtriser les bases du tableur avec Excel - Page 8 TYPES DE DONNÉES PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES DES TYPES DE DONNÉES  VALEURS NUMÉRIQUES ordinaire (espace pour millier, virgule1 uploads/s3/ cours-bases-excel2003.pdf